Author: admin

Bạn đang băn khoăn không biết tổ chức một hội nghị như thế nào? Bàn ghế phải được sắp xếp ra sao mới phù hợp với mục đích và lượng khách mời cho sự kiện của bạn? Đừng lo, bài viết này sẽ giúp bạn tham khảo những layout bàn ghế tại trung tâm hội nghị, cũng như là những mục đích sử dụng chi tiết nhất.

Vì sao phải lựa chọn layout sắp xếp bàn ghế phù hợp

Mặc dù đối với các sự kiện, hội nghị hay hội thảo không yêu cầu quá nhiều trong các khâu trang trí sảnh tiệc, nhưng việc bạn sắp xếp bàn ghế như thế nào cũng gián tiếp tạo ra sự thành công cho hội nghị của bạn. Đối với những sự kiện khác nhau sẽ luôn có những cách sắp xếp bàn ghế khác nhau để phù hợp với mục đích của sự kiện ngày hôm đó. Ngoài ra, vị trí bàn ghế cũng nói lên vai trò và địa vị của người tham gia, sắp xếp hợp lý sẽ tạo sự thuận lợi cho người diễn thuyết và cả khán giả cũng có thể tập trung hơn. Dưới đây là 5 kiểu sắp xếp bàn ghế thịnh hành và dễ dàng thực hiện nhất. 

Các layout đang thịnh hành

Kiểu lớp học

Kiểu sắp xếp này vô cùng phù hợp với những sự kiện có thời gian kéo dài và mỗi khách mời đều có nhu cầu ghi chép hoặc sử dụng laptop cá nhân trong suốt sự kiện. Vị trí ngồi của người tham gia sẽ nằm phía dưới sân khấu và sẽ mở rộng dần về phía sau. Thông thường khách mời sẽ có không gian khoảng 0,9 – 1m để hoạt động, và con số này có thể linh động lớn hoặc nhỏ hơn tuỳ vào đặc tính của hội trường. Về ưu điểm, đối với lối sắp xếp này người trình bày hoặc người diễn thuyết có thể nhìn thấy tất cả người tham dự, tuy nhiên nếu không đủ khéo léo khách mời chỉ có thể nhìn thấy lưng của người ngồi trước.

Sắp xếp kiểu lớp học giúp người trình bày dễ quan sát hơn

Kiểu nhà hát

Đây cũng là một kiểu khá là thông dụng, dành cho những sự kiện chia sẻ kinh nghiệm hoặc talkshow mà khán giả chỉ là người dự thính không có nhu cầu ăn uống hay ghi chép. Vì đúng như cái tên, ở cách sắp xếp này chỉ có ghế được xếp cạnh nhau như ở nhà hát hay rạp phim, để phục vụ mục đích nghe và nhìn. Bởi vì, lối thiết kế này phù hợp với các sự kiện nghe – nhìn nên bộ phận chuẩn bị nên sắp xếp so le để khán giả có được tầm nhìn tốt nhất.

Kiểu nhà hát – đặc biệt phù hợp với những sự kiện nghe – nhìn

Kiểu chữ U/V

Đối với những hội nghị, hội thảo có ít người tham gia từ 25 – 30 người thì đây là kiểu sắp xếp thích hợp nhất. Vì sự sắp xếp này tạo ra một không gian khá thuận lợi, người tham dự có thể nhìn thấy nhau dễ dàng và gia tăng khả năng tương tác qua lại. Tuy nhiên không nên quá lạm dụng mà xếp bàn ghế quá dài, vì nó sẽ làm tăng khoảng cách và đồng thời làm giảm sự tương tác cũng như là chất lượng của hội nghị.

Những sự kiện ít người sẽ phù hợp với kiểu chữ U/V

Kiểu hình khối có khoảng trống ở giữa

Những cuộc họp để thương thảo chiến lược, ký kết hợp đồng, trao đổi qua lại giữa các đối tác nơi mà sự tương tác và bàn bạc qua lại là vô cùng quan trọng thì sẽ cực kỳ phù hợp với kiểu sắp xếp hình khối có khoảng trống ở giữa. Thông thường bàn ghế sẽ được sắp xếp theo hình vuông, chữ nhật, bát giác hay là hình tròn và để một khoảng trống ở giữa, ghế được đặt xung quanh ở ngoài để tăng độ rộng cho không gian. Sắp xếp như thế này không những tối ưu hoá không gian làm việc mà còn khiến người tham gia giao tiếp dễ dàng hơn.

Những sự kiện yêu cầu tương tác cao nên sắp xếp kiểu hình khối

Tổng kết

Trên đây là những gợi ý sắp xếp layout hội nghị, nếu như bạn vẫn còn đang băn khoăn không biết phải thực hiện như thế nào thì cũng có thể tham khảo  dịch vụ của Trung tâm hội nghị Riverside Palace – môt trong những trung tâm tổ chức sự kiện uy tín và chất lượng hàng đầu tại thành phố Hồ Chí Minh. Riverside Palace cung cấp hơn 7 sảnh hội nghị với kích thước và công suất đa dạng, phù hợp với mọi thể loại hội nghị, hội thảo và số lượng khách mời của bạn. Hy vọng bài viết đã mang đến cho bạn những thông tin thú vị và bổ ích. 

Tùy theo tính chất của từng loại sự kiện quy mô và thành phần khách mời để có thể quyết định chọn một nơi tổ chức sự kiện phù hợp. Dưới đây là 7 lưu ý quan trọng khi lựa chọn trung tâm hội nghị . 

​

7 lưu ý khi lựa chọn trung tâm hội nghị

Vị trí tổ chức phù hợp

Trước khi lựa chọn, bạn vui lòng kiểm tra trước với trung tâm tổ chức sự kiện xem địa điểm này có thuận tiện cho việc đi lại hay không? Chọn một vị trí ở trung tâm thành phố là lý tưởng, và nếu không, hãy đảm bảo vị trí đó có giao thông thuận tiện. 

Đối với những hội nghị dài ngày, ngoài khu vực tổ chức sự kiện, bạn cũng cần lưu ý bố trí chỗ ở cho những khách ở xa đến trực tiếp khách sạn, resort có nơi tổ chức sự kiện

Các dịch vụ xung quanh địa điểm tổ chức

Việc khảo sát các dịch vụ hỗ trợ xung quanh trung tâm hội nghị sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng thể về khu vực tổ chức sự kiện. Đồng thời, chủ động hơn trong việc xử lý các tình huống có thể phát sinh trong sự kiện.

Không gian sảnh tiệc

Nghiên cứu về không gian tổ chức sự kiện bao gồm nghiên cứu về sảnh tiệc, sảnh đón, hành lang và các khu vực liên quan. Nếu sự kiện của bạn có số lượng lớn khách mời, hãy tìm một địa điểm đủ rộng để khách mời cảm thấy thoải mái và thuận tiện cho việc tổ chức. Trong mọi trường hợp, bạn không nên chọn một địa điểm quá nhỏ so với số lượng khách ngay cả khi bạn nghĩ rằng họ sẽ không đến.

Ngược lại, những sự kiện có số lượng khách mời ít thì không nên chọn phòng quá rộng vì như vậy sẽ làm loãng chương trình. Đặc biệt đối với các sự kiện mở cửa cho công chúng, hãy tìm một địa điểm nhiều sảnh tiệc để có thể thay đổi kế hoạch khi cần thiết.

Lựa chọn sảnh tiệc phù hợp

Các dịch vụ đi kèm 

Ngoài địa điểm tổ chức sự kiện phải được trang bị đầy đủ các dịch vụ đi kèm như thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu, trình chiếu… thì các dịch vụ tích hợp đi kèm cũng rất đáng được lưu ý. Đó là một bữa tiệc tea break trong giờ giải lao, khai vị hoặc các vấn đề về dịch vụ … Một địa điểm được trang bị đầy đủ sẽ tốt hơn nhiều so với chỉ là một địa điểm tổ chức hội nghị đơn giản.

​

Các dịch vụ đi kèm

Khảo sát giá

Bạn nên khảo sát giá từ nhiều nơi khác nhau trước khi đưa ra quyết định chính thức. Chất lượng dịch vụ và giá cả là những yếu tố cần cân nhắc khi so sánh giữa các địa điểm. Nên dành thời gian và công sức nghiên cứu, phân tích để tìm ra vị trí phù hợp nhất. 

Nếu sự kiện có quy mô lớn và có nhiều yếu tố quan trọng liên quan đến địa điểm tổ chức thì bạn nên tìm đến những nhà tổ chức có kinh nghiệm để được tư vấn về địa điểm và giá cả phù hợp nhất.

Mức độ đảm bảo an toàn

Một điều mà các nhà tổ chức sự kiện cần hết sức lưu ý khi kiểm tra một địa điểm là mức độ an ninh của những người tham dự. Bạn nên tìm hiểu kỹ về phòng cháy chữa cháy cho tòa nhà và các hạng mục liên quan trước khi quyết định thuê địa điểm tổ chức

Các lối thoát hiểm, cách di tản khách trong trường hợp xảy ra sự cố cũng phải được bàn bạc giữa hai bên. Bạn cũng nên chú ý đến các cơ quan chức năng như đồn cảnh sát, bệnh viện xung quanh đó để có thể liên lạc trong trường hợp khẩn cấp.

Khu vực giữ xe thuận tiện

Tuy là một yếu tố nhỏ nhưng bãi đậu xe cũng là một yếu tố cần lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Thông thường tại các trung tâm hội nghị, nhà hàng, khách sạn đều có bãi đỗ xe riêng. Tuy nhiên, với một số địa điểm thường không có bãi đậu xe ngoài đường hoặc bãi đậu xe ở xa địa điểm tổ chức. Điều này sẽ gây ra sự bất tiện cho những người tham dự, vì vậy yếu tố này cần được lưu ý để tránh những rắc rối không đáng có cho sự kiện.

Tổng kết

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn có thể tự lựa chọn cho bản thân một trung tâm hội nghị như ý muốn. Nếu bạn vẫn còn đang phân vân và chưa chọn được nơi tổ chức, hãy liên hệ ngay Riverside Palace để nhận được sự hỗ trợ từ các nhân viên dày dặn kinh nghiệm trong khâu tổ chức hội nghị.

Sự kiện hội nghị, hội thảo không đòi hỏi nhiều sự sáng tạo trong trang trí và dàn dựng, những vị trí đặt bàn ghế lại rất quan trọng vì nó có ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công của sự kiện. Hãy cùng tìm hiểu những cách sắp xếp bàn ghế cho sự kiện, hội nghị, hội thảo tại trung tâm hội nghị trong bài viết dưới đây.

Cách sắp xếp kiểu lớp học

Kiểu sắp xếp này hoàn hảo cho những sự kiện dài, nơi có sẵn tài liệu và những người tham dự cần ghi chú hoặc sử dụng máy tính xách tay. Những chiếc bàn được đặt dưới sân khấu và kéo dài dần về phía sau căn phòng, hướng ánh nhìn của bạn về phía người nói. Khoảng cách giữa các bàn khoảng 50-60 cm cho mỗi người trên một bàn, tùy thuộc vào không gian và các vật dụng hoặc tài liệu được sử dụng trong hội nghị. Khoảng cách tối thiểu giữa các bàn là 0,9 – 1 m để có được lối đi, con số này có thể lớn hơn nếu diện tích cho phép. Ưu điểm của cách sắp xếp này là người thuyết trình có thể nhìn thấy tất cả những người tham gia và có sức chứa lớn trong một không gian nhỏ. Tuy nhiên, nhược điểm là ít tương tác, nếu không được tổ chức thông minh, người tham gia có thể chỉ nhìn thấy lưng nhau.

Sắp xếp bàn ghế kiểu lớp học

Sắp xếp theo kiểu nhà hát

Đây là cách sắp xếp khá phổ biến tại các trung tâm hội nghị. Không có bàn liền kề và phù hợp với những sự kiện mà người tham dự là khán giả, không cần ghi chép hay ăn uống. Kiểu sắp xếp này khá linh hoạt vì nó phù hợp với nhiều kiểu phòng. Các hàng ghế có thể được bố trí theo hình bán nguyệt, hình tròn, hàng ngang có tầm nhìn hướng ra tiền sảnh. Người sắp xếp nên sắp xếp ghế so le để người ngồi sau không cản đường, che tầm nhìn của người ngồi trước. Giữa các khu vực bố trí phải có khoảng cách ít nhất 1 mét để người tham gia có thể dễ dàng di chuyển. Nếu còn không gian, bạn có thể chừa một lối đi khoảng 1 m giữa 2 ghế để người tham gia có thể di chuyển. Nếu cần thiết, khoảng 2-3 lối đi như vậy là lý tưởng.

Sắp xếp theo kiểu  nhà hát

Sắp xếp kiểu chữ U hoặc Chữ V

​

Cách sắp xếp bàn kiểu chữ U

Bố cục hình chữ U (hoặc hình chữ V) lý tưởng cho các cuộc họp và hội nghị với số lượng người tham gia nhỏ, khoảng 25 đến 30 người. Các bàn được sắp xếp theo hình chữ U (V), chừa khoảng trống ở giữa. Khoảng cách giữa mỗi bàn tối thiểu là 5 cm (hoặc có thể liền nhau). Kiểu sắp xếp này tạo ra một không gian làm việc tốt vì có sự tương tác giữa những người tham gia cũng như những người tham gia có thể tập trung vào diễn giả, màn hình chiếu. 

Sắp xếp bàn ghế kiểu bàn tròn

Trước đây, người ta thường áp dụng cách sắp xếp bàn tròn (bàn tiệc) cho những sự kiện có dùng bữa, mỗi bàn thường từ 6-10 người. Tuy nhiên, hiện nay với yêu cầu sáng tạo trong việc bố trí không gian hội nghị, hội thảo, các nhà tổ chức sự kiện luôn lựa chọn cách bố trí này, như một cách để tăng tính nghệ thuật và sang trọng. Đôi khi có thể tổ chức tiệc theo kiểu kết hợp để người tham gia có thể hướng lên sân khấu. Cách bố trí bàn tròn tạo ra sự tương tác tốt giữa những người tham gia bàn nhưng lại chiếm nhiều diện tích.

Sắp xếp kiểu hình khối có khoảng trống ở giữa

Với cách sắp xếp này, bàn ghế được sắp xếp theo hình chữ nhật, hình bát giác hoặc hình tròn có khoảng trống ở giữa. Những chiếc ghế được đặt xung quanh bên ngoài chiếc bàn. Sắp xếp rỗng thích hợp cho các sự kiện hội nghị lớn hơn một cuộc họp thông thường từ 12 đến 30 người, nơi sự tương tác giữa những người tham dự là quan trọng và cho các cuộc họp mà không có lãnh đạo hoặc diễn giả được chỉ định hoặc giới thiệu. Kiểu sắp xếp này rất hữu ích khi mang lại không gian làm việc cho mọi người và cải thiện giao tiếp giữa những người tham gia.

​

Cách sắp xếp bàn hình khối 

Tổng kết

Bài viết trên đã gợi ý cho bạn 5 cách sắp xếp bàn ghế cho các sự kiện hội nghị, hội thảo khi tổ chức tại trung tâm hội nghị. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho bạn trong công việc tổ chức hội nghị trong tương lai.

Trong thời kỳ hội nhập kinh tế, ẩm thực cũng không ngoại lệ, nền ẩm thực Châu Âu ngày càng được nhiều người biết đến. Ẩm thực Châu Âu được được hình thành qua nhiều thế kỉ và trở thành nền ẩm thực có sức ảnh hưởng trên thế giới. Nếu bạn mê đắm vẻ đẹp ẩm thực tinh tế và sang trọng, một thực đơn nhà hàng tiệc cưới mang phong cách Châu Âu chắc chắn sẽ để lại ấn tượng tuyệt vời. Vậy làm sao để xây dựng một thực đơn tiệc cưới đậm chất Châu Âu mà vẫn hợp khẩu vị với người Việt? Hãy cùng tìm kiếm ý tưởng cho thực đơn tiệc cưới trong bài viết này nhé!

Món Khai vị

Món ăn khai vị là bữa ăn nhỏ được phục vụ trước 10-15 phút cho đến khi dùng bữa chính. Những món ăn khai vị là là lớp nền hoàn hảo để kích thích cảm giác ngon miệng của các vị khách quý. Đối với tiệc cưới phong cách Châu Âu, thực khách thường được thưởng thức các món khai vị độc đáo, sang trọng như salad  chicken Caesar, gan ngỗng ăn kèm với mứt và nước sốt hay các loại soup như soup vi cá, soup bí ngô, soup hải sản…Nếu ưa thích sự đơn. Nhưng nếu thích sự đơn giản trong món khai vị thì salad hay bánh mặn là một lựa chọn phù hợp vì từ trước đến nay, salad luôn là món khai vị được ưa chuộng tại các tiệc cưới chuẩn Châu Âu bởi vị sự tươi mới và hương vị chua ngọt giúp tăng vị ngon cho món ăn. Sự hòa quyện của các loại hương vị đậm chất Âu trong món khai vị là bước đầu tiên dẫn các vị khách chạm đến ngưỡng cửa của sự trọn vẹn. 

Món bánh nhẹ nhàng cho phần khai vị 

Một mẹo nhỏ cho các cặp đôi khi chọn món khai vị là nên chọn những món nhẹ nhàng, vừa đủ để các thực khách không bị quá no ảnh hưởng đến việc thưởng thức các món ăn sau. 

Món chính

Sau món khai vị sẽ là sự xuất hiện của các món chính. Các món chính là các món với đa dạng nguyên liệu và hương vị nhất trong một bữa tiệc cưới. Với một bữa tiệc cưới đậm chất Châu Âu, những món chính thường được chế biến cầu kỳ trong cả chế biến lẫn trang trí món ăn, từng món sẽ được chăm chút tĩ mĩ để đạt được sự bùng nổ về cả hương vị lẫn độ đẹp của món ăn. Một dĩa đồ ăn được bày trí đẹp sẽ kích thích mọi giác quan của thực khách bừng tỉnh, chỉ cần nếm một miếng đã mê đắm lòng người.

Các món chính chuẩn Âu mà các bạn có thể chọn trong thực đơn nhà hàng tiệc cưới của mình như bò mỹ nướng sốt tiêu đen, ức vịt xông khói sốt việt quất, sườn nướng sốt cam, cừu nướng ngũ vị, gà nấu tiêu xanh… Mỗi bữa tiệc thường có khoảng 4-5 món chính, vì thế hãy đa dạng các loại nguyên liệu, cách chế biến và sắp xếp chúng theo một thứ tự phù hợp để tạo nên những bước chuyển vị hấp dẫn. 

Sườn cừu nướng – Món chính phổ biến trong thực đơn nhà hàng tiệc cưới đậm chất Âu 

Món tráng miệng 

Tráng miệng được xem là “vedette” của bữa tiệc, là món cuối cùng đánh dấu sự trọn vẹn về hương vị của bữa tiệc. Món tráng miệng mang dư vị ngọt ngào để cân bằng vị giác sau khi thưởng thức đa dạng các hương vị từ món chính. Các món tráng miệng mà các cặp đôi có thể tham khảo để lựa chọn tại Gala Center như chè Hồng Kông, trái cây tươi, bánh mouse chanh dây, bánh chocolate hạnh nhân, bánh tiramisu, Panna Cotta…Món tráng miệng chuẩn châu Âu không quá khó để các bạn lựa chọn. Hãy đến nhà hàng và thử trước thực đơn tiệc cưới để đảm bảo các món ăn ưng ý và hợp khẩu vị. 

Panna Cotta – Món tráng miệng mang đầy sự ngọt ngào

Đồ uống 

Tiệc cưới mang phong cách Châu Âu thường rất coi trọng đồ uống và cũng là phần được chú trọng không kém thực đơn nhà hàng tiệc cưới. Một số cặp đôi thì ưa chuộng sử dụng các loại cocktail mang đặc trưng của cô dâu chú rể để dành tặng khách mới, hình thức này thường được sử dụng cho các bữa tiệc cưới ngoài trời. Ngoài cocktail, rượu vang đỏ hay rượu Champagne cũng là những đồ uống được nhiều cặp đôi lựa chọn để đãi tiệc, một ly rượu toả hương thơm nhẹ nhẹ, ấm áp giúp các thực khách gia tăng khẩu vị. 

Để tạo nên một tiệc cưới đậm chất Châu Âu, bạn cần chọn loại đồ uống thật thông minh để phù hợp với các món ăn của bữa tiệc và mang lại những trải nghiệm tuyệt vời nhất cho những vị khách quý.

Rượu vang – Đồ uống đặc trưng trong các tiệc cưới kiểu Châu Âu

Bên cạnh việc trang trí theo phong cách Châu Âu, chọn thực đơn nhà hàng tiệc cưới cũng là một khâu quan trọng để hình thành nên một tác phẩm nghệ thuật mang đậm chất Âu. Hi vọng những ý tưởng chọn món ăn mà Gala Center chia sẻ phần nào đã giúp các cặp đôi có những lựa chọn tinh tế nhất để chiêu đãi các vị khách quý của mình nhé!

Xem thêm: Gợi ý những thực đơn nhà hàng tiệc cưới được yêu thích tại nhà hàng Gala Center

Tìm kiếm và lựa chọn trung tâm hội nghị cho các sự kiện trọng đại của công ty là hạng mục quan trọng. Địa điểm tổ chức hoàn hảo và phù hợp sẽ có quyết định lớn đến tổng thể và mang về hội nghị thành công cho doanh nghiệp. Chính vì thế, hãy cân nhắc các lưu ý ngay dưới đây khi tiến hành khảo sát địa điểm hội nghị nhé!

Lưu ý khi thực hiện khảo sát trung tâm hội nghị

Khâu chuẩn bị

• Liên hệ với nhân viên phụ trách: Tìm kiếm thông tin liên hệ qua số điện thoại hoặc email với nhân viên phía trung tâm để đặt lịch hẹn khảo sát trực tiếp và tham vấn các dịch vụ tại đây. Cả hai nên thống nhất thời điểm cụ thể và khung thời gian đủ để bạn tiến hành đo đạc, kiểm tra, tránh làm mọi thứ gấp gáp dễ thiếu sót.  
• Tham khảo trước bố cục kháng phòng: Trong quá trình liên hệ cùng nhân viên các doanh nghiệp nên đề nghị phía trung tâm có thể gửi các mẫu bố cục của sảnh hội nghị để tham khảo trước, lựa chọn trước được các sảnh phù hợp đến ngày khảo sát sẽ tiết kiệm thời gian và công sức. Có cái nhìn tổng quan trước sẽ giúp doanh nghiệp dễ kiểm soát hơn. 
• Thước đo, dụng cụ ghi chú: Nên mang theo một cuộn thước dây hoặc bất kỳ dụng cụ đo đạc nào. Để xác định độ cao của sân khấu so với mặt sàn cùng cấu trúc trần xem có phù hợp với thiết kế cùng cách bố trí cho hội nghị hay không? Đo lường chính xác để có số liệu cụ thể và ghi chú lại trên giấy, điện thoại sẽ thuận lợi hơn để dễ dàng so sánh. 
• Liệt kê sẵn các yêu cầu của hội nghị: Trước khi đến buổi khảo sát bạn cần lập danh sách các yêu cầu và tiêu chí đánh giá địa điểm tổ chức đáp ứng nhu cầu của hội nghị. Liệt kê càng chi tiết càng tốt các khoản mục như địa điểm, quy mô, trang trí, bày biện bàn ghế,…

Chuẩn bị kỹ lưỡng trước mỗi chuyến khảo sát

Tiêu chí cần quan tâm khi khảo sát trung tâm hội nghị

Bài viết hôm nay sẽ không đề cập đến các tiêu chí tối thiểu như vị trí thuận lợi, không gian hay sảnh hội nghị như mọi người đã từng nghe nhiều trước đó. Dưới đây là 4 tiêu chí đặc biệt quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp đến khâu vận hành chương trình mà các doanh nghiệp thường bỏ qua: 

1. Phương tiện điện tử hỗ trợ hội nghị

Trang thiết bị chất lượng và hiện đại là yếu tố quyết định lớn đến mức độ truyền thông của hội nghị. Những thông điệp quý giá cùng nội dung chỉn chu truyền tải đến khách mời tham dự với hiệu quả tối đa sẽ giúp hội nghị thành công. Nên đánh giá hệ thống các phương tiện điện tử hỗ trợ hội nghị bằng cách trực tiếp chạy cùng quá trình tổng duyệt chương trình để có nhận xét khách quan nhất. 

Đảm bảo hệ thống âm thanh, ánh sáng sống động, hiện đại, vận hành mượt mà không gặp các lỗi kỹ thuật. Cần biết các yếu tố này là tác nhân quan trọng tạo mạch cảm xúc trong suốt sự kiện nên đây nên là tiêu chí quan trọng đầu tiên mà các địa điểm tổ chức cần đáp ứng. 

Phương tiện hỗ trợ chất lượng giúp chương trình vận hành trơn tru

2. Khu vực kỹ thuật

Khu vực các điều phối viên kỹ thuật cần ở vị trí cao, trung tâm dễ quan sát và điều khiển. Đảm bảo thu gọn trực diện kháng phòng và tầm nhìn sân khấu để kiểm soát chính xác mọi tình tiết đang diễn ra và điều hành chương trình đúng tiến độ và thời gian đã đề ra. 

Khu vực điều phối chương trình

3. Nắm rõ bố cục di chuyển hậu cần

Khảo sát trung tâm hội nghị để nắm rõ các khu vực di chuyển của đội nhóm nhân sự có thuận tiện hay không trong quá trình điều phối và vận hành. Xem lối thoát hiểm, hậu trường, vị trí thang máy chở hàng, đường vận chuyển đồ, nhà vệ sinh,… cần được ghi chú lại kỹ lưỡng. 

Lời kết 

Hy vọng với thông tin về các lưu ý khi thực hiện khảo sát trung tâm hội nghị sẽ giúp doanh nghiệp chỉn chu hơn cho sự kiện trọng đại của mình. Nếu không đủ nguồn lực và thời gian đầu tư cho hội nghị nhưng vẫn mong muốn sự kiện diễn ra chỉn chu nhất hãy liên hệ ngay cùng Riverside Palace – trung tâm hội nghị cao cấp bậc nhất. Các chuyên gia trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Riverside Palace sẽ mang đến giải pháp tổ chức hội nghị tối ưu thông qua các gói dịch vụ chu đáo và tận tâm, luôn đề cao sự trải nghiệm hài lòng và mang đến khoảnh khắc thành công cho doanh nghiệp. Đến với Riverside Palace để nhận được sự tư vấn nhanh nhất nhé!

Để tổ chức một buổi hội thảo thành công phải tính đến nhiều yếu tố như: nội dung chương trình, khách mời, tài liệu… Thực tế, một phần quan trọng không thể không kể đến đó chính là trang thiết bị phụ trợ cho Hội nghị. Hãy cùng tìm hiểu những lưu ý khi chọn trung tâm hội nghị trong bài viết dưới đây nhé.

Không gian trung tâm hội nghị

​

Không gian của sảnh

Tiêu chí đầu tiên bạn cần quan tâm đó là không gian tổ chức sự kiện hội nghị. Những nơi có không gian rộng rãi, thoáng mát và mát mẻ là địa điểm được nhiều bạn quan tâm. Bạn cũng nên chọn những địa điểm có không gian phù hợp với sự kiện hoặc số lượng khách mời. Để khách mời có được sự thoải mái nhất khi tham gia chương trình, bạn nên chọn những không gian rộng, thoải mái, có lối đi rộng rãi. Ngoài ra, bạn cũng nên nghiên cứu và lựa chọn cách sắp xếp bàn ghế theo tính chất của sự kiện.

Trang thiết bị của trung tâm hội nghị

Âm thanh và ánh sáng luôn là yếu tố quan trọng đầu tiên của một phòng hội thảo. Trước khi bố trí chương trình, bạn luôn phải chú ý xem nguồn sáng trong phòng có đủ sáng hay không. Màu sắc của đèn hoặc khả năng thay đổi màu sắc và độ sáng. 

Loa, bộ khuếch đại và micrô có được kết nối với nhau không? Âm thanh đầu ra khi phát trên máy tính như thế nào? Micrô nói rõ ràng, không dây hay có dây? Đây đều là những yếu tố quan trọng để hội nghị diễn ra suôn sẻ.

Trang thiết bị hiện đại

Dịch vụ đi kèm

Các dịch vụ đi kèm cũng là một trong những yếu tố để bạn quyết định lựa chọn nơi tổ chức. Bạn nên hỏi thêm về các địa điểm này để biết họ có cung cấp dịch vụ bổ sung hay không. Và bạn nên chọn những địa điểm cung cấp các dịch vụ miễn phí về trang trí, biểu diễn văn nghệ, người dẫn chương trình, hệ thống âm thanh, ánh sáng, nhân viên và một vài dịch vụ khác. Ngoài ra, nếu trung tâm không cung cấp các dịch vụ miễn phí trên, bạn nên hỏi xem sự kiện của mình có chương trình giảm giá hay gói ưu đãi nào khác không.

Thái độ phục vụ của nhân viên

Chắc hẳn ai cũng mong muốn những vị khách đến tham dự hài lòng với hội nghị của mình và để lại nhiều ấn tượng tốt đẹp với họ. Nhân viên phục vụ của trung tâm đóng vai trò quan trọng không kém. Chính vì vậy, khi chọn địa điểm, hãy tham khảo bạn bè và gia đình để tìm được những địa điểm có đội ngũ nhân viên phục vụ chuyên nghiệp, nhiệt tình và tận tâm.

Giá thuê

Giá thuê có hợp lý không

Giá cả cũng là một điều khác để bạn quyết định có tổ chức sự kiện tại hội nghị này hay không. Vì bạn phải cân nhắc chi phí mà trung tâm đưa ra và quyết định có tổ chức sự kiện của mình hay không. Đối với các sự kiện khác nhau, chi phí sẽ khác nhau. Nếu là sự kiện quan trọng thì nên chọn các trung tâm với quy mô lớn. Tuy nhiên, bạn cũng nên tham khảo xem tại các địa điểm lớn có mức giá ưu đãi hay dịch vụ cộng thêm hay không.

Độ uy tín

Và một trong những điều cần quan tâm nhất đó chính là uy tín và chất lượng của hội nghị. Do là một sự kiện lớn nên bạn cần tìm những nơi uy tín và trách nhiệm để đảm bảo rằng sự kiện của bạn được tổ chức một cách trọn vẹn và phù hợp nhất. Chắc chắn không ai muốn sự kiện của mình gặp trục trặc. Vì vậy, bạn nên tìm những trung tâm có được những đánh giá và nhận xét tốt từ những khách hàng đã qua trên các diễn đàn mạng xã hội. Và cách tốt nhất là bạn phải đến trực tiếp tận nơi để tham khảo và lựa chọn những trung tâm đã có thâm niên và được nhiều người đánh giá tốt.

Tổng kết

Bài viết trên đã tổng tổng hợp những lưu ý khi lựa chọn trung tâm hội nghị để tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo của bạn. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn lựa chọn được một tổ chức hội nghị phù hợp với nhu cầu của bạn