Tổ chức hội nghị là một trong những sự kiện quan trọng của doanh nghiệp, với mục đích quảng bá sản phẩm và quảng bá thương hiệu cho từng đơn vị tổ chức. Do tính chất và số lượng khách mời mà mỗi loại hình hội thảo khác nhau. Vì vậy, việc lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị cần được lựa chọn cẩn thận, tỉ mỉ theo đặc thù của loại hình hội thảo. Hãy cùng tham khảo 4 lưu ý khi chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại tphcm trong bài viết dưới đây nhé.
4 Lưu ý khi chọn địa điểm tổ chức hội thảo
Vị trí của nơi tổ chức
Vị trí của trung tâm hội nghị sẽ là điều bạn cần cân nhắc đầu tiên khi đưa ra quyết định. Khách tham dự hội nghị sẽ đến từ nhiều nơi với điều kiện giao thông khác nhau. Do đó, bạn cần lựa chọn vị trí sao cho khách mời dễ dàng hơn trong việc di chuyển đến. Bạn cần lưu ý về tình trạng giao thông tại địa điểm mình chọn cũng như các tuyến đường di chuyển đến đó, điều này sẽ giúp khách của bạn tránh được tình trạng kẹt xe dẫn đến kẹt xe không mong muốn. Điều này sẽ hội nghị của bạn diễn ra suôn sẻ hơn.
Quy mô buổi hội thảo
Quy mô buổi hội nghị là yếu tố đầu tiên ảnh hưởng đến việc lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại tphcm. Đối với các hội nghị nhỏ. Đặc biệt là các hội thảo chuyên ngành, đặc thù với quy mô dưới 100 khách.
Lựa chọn địa điểm cho quy mô này phải tương đối đơn giản. Bạn có thể chọn tổ chức hội nghị trong nhà hoặc ngoài trời. Điều này phụ thuộc nhiều vào tính chất của hội thảo. Một số địa điểm phù hợp là: phòng họp cơ quan, trung tâm tổ chức sự kiện, v.v. Các hội nghị quy mô lớn hơn nên được tổ chức ngoài trời.
Tính chất buổi hội thảo
Tính chất của hội nghị quyết định việc bố trí không gian hội nghị. Với các hội thảo học thuật, hội thảo khoa học; hoặc hội thảo nội bộ giữa các chuyên gia trong ngành, hay hội thảo du học… địa điểm tốt nhất là các phòng họp kín như hội trường, phòng họp lớn.
Những phương án này tạo không khí trang trọng, nghiêm túc cho hội nghị, mặt khác còn tạo không gian riêng tư, tránh ồn ào làm ảnh hưởng đến chất lượng hội nghị.
Nhu cầu sử dụng thiết bị
Nhu cầu sử dụng thiết bị
Sau khi cân nhắc hai yếu tố về quy mô và tính chất của hội nghị, vấn đề tiếp theo cần quan tâm là thiết bị sự kiện. Đối với những buổi hội thảo quy mô lớn thì trang thiết bị hỗ trợ sẽ nhiều hơn và tốt hơn những hội nghị quy mô nhỏ. Các thiết bị cần thiết như hệ thống âm thanh, micro, máy chiếu là những thứ cần thiết.
Tương tự như vậy, các hội nghị học thuật sẽ cần rất nhiều thiết bị cho mục đích thuyết trình. Như máy chiếu, màn hình LED, bút viết, bút laser …
Đối với hội thảo khách hàng càng cần coi trọng trang thiết bị thu hút, quảng bá sản phẩm và trang trí không gian. Như vậy, nhu cầu về thiết bị sự kiện ngoài PA và micro, còn tùy thuộc vào quy mô và tính chất của hội nghị để chuẩn bị và lắp đặt cho phù hợp.
Hình thức của buổi hội thảo
Chú trọng đến quy mô của buổi hội thảo
Yếu tố cuối cùng trong việc lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại tphcm là hình thức của hội thảo. Với những buổi hội thảo chuyên nghiệp và sang trọng cùng các vị khách quý. Yêu cầu những nơi có hình thức đẹp và cao cấp. Chẳng hạn như khách sạn, phòng họp lớn trong các trung tâm tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, nếu tính chất của hội thảo là mở và không quá khắt khe về hình thức. Người tổ chức có thể chọn những địa điểm phù hợp về chất lượng và chi phí. Chỉ cần đảm bảo rằng nó lịch sự và thoải mái cho người tham dự.
Các cuộc hội thảo diễn ra trong một buổi duy nhất và không bao gồm tiệc. Chỉ cần đảm bảo về mặt hình thức không gian bài trí, trang thiết bị kỹ thuật. Nhưng đối với những buổi hội thảo dài ngày, tổ chức tiệc có sự tham gia của khách mời thì đòi hỏi những địa điểm phải đảm bảo về mặt thời gian cũng như chất lượng dịch vụ.
Tổng kết
Trên đây là 4 lưu ý dành cho bạn khi chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại tphcm. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp ích cho bạn lựa chọn được một nơi tổ chức hội nghị phù hợp với những hội nghị của bạn trong tương lai.