Để tổ chức một buổi hội thảo thành công phải tính đến nhiều yếu tố như: nội dung chương trình, khách mời, tài liệu… Thực tế, một phần quan trọng không thể không kể đến đó chính là trang thiết bị phụ trợ cho Hội nghị. Hãy cùng tìm hiểu những lưu ý khi chọn trung tâm hội nghị trong bài viết dưới đây nhé.
Không gian trung tâm hội nghị
Không gian của sảnh
Tiêu chí đầu tiên bạn cần quan tâm đó là không gian tổ chức sự kiện hội nghị. Những nơi có không gian rộng rãi, thoáng mát và mát mẻ là địa điểm được nhiều bạn quan tâm. Bạn cũng nên chọn những địa điểm có không gian phù hợp với sự kiện hoặc số lượng khách mời. Để khách mời có được sự thoải mái nhất khi tham gia chương trình, bạn nên chọn những không gian rộng, thoải mái, có lối đi rộng rãi. Ngoài ra, bạn cũng nên nghiên cứu và lựa chọn cách sắp xếp bàn ghế theo tính chất của sự kiện.
Trang thiết bị của trung tâm hội nghị
Âm thanh và ánh sáng luôn là yếu tố quan trọng đầu tiên của một phòng hội thảo. Trước khi bố trí chương trình, bạn luôn phải chú ý xem nguồn sáng trong phòng có đủ sáng hay không. Màu sắc của đèn hoặc khả năng thay đổi màu sắc và độ sáng.
Loa, bộ khuếch đại và micrô có được kết nối với nhau không? Âm thanh đầu ra khi phát trên máy tính như thế nào? Micrô nói rõ ràng, không dây hay có dây? Đây đều là những yếu tố quan trọng để hội nghị diễn ra suôn sẻ.
Trang thiết bị hiện đại
Dịch vụ đi kèm
Các dịch vụ đi kèm cũng là một trong những yếu tố để bạn quyết định lựa chọn nơi tổ chức. Bạn nên hỏi thêm về các địa điểm này để biết họ có cung cấp dịch vụ bổ sung hay không. Và bạn nên chọn những địa điểm cung cấp các dịch vụ miễn phí về trang trí, biểu diễn văn nghệ, người dẫn chương trình, hệ thống âm thanh, ánh sáng, nhân viên và một vài dịch vụ khác. Ngoài ra, nếu trung tâm không cung cấp các dịch vụ miễn phí trên, bạn nên hỏi xem sự kiện của mình có chương trình giảm giá hay gói ưu đãi nào khác không.
Thái độ phục vụ của nhân viên
Chắc hẳn ai cũng mong muốn những vị khách đến tham dự hài lòng với hội nghị của mình và để lại nhiều ấn tượng tốt đẹp với họ. Nhân viên phục vụ của trung tâm đóng vai trò quan trọng không kém. Chính vì vậy, khi chọn địa điểm, hãy tham khảo bạn bè và gia đình để tìm được những địa điểm có đội ngũ nhân viên phục vụ chuyên nghiệp, nhiệt tình và tận tâm.
Giá thuê
Giá thuê có hợp lý không
Giá cả cũng là một điều khác để bạn quyết định có tổ chức sự kiện tại hội nghị này hay không. Vì bạn phải cân nhắc chi phí mà trung tâm đưa ra và quyết định có tổ chức sự kiện của mình hay không. Đối với các sự kiện khác nhau, chi phí sẽ khác nhau. Nếu là sự kiện quan trọng thì nên chọn các trung tâm với quy mô lớn. Tuy nhiên, bạn cũng nên tham khảo xem tại các địa điểm lớn có mức giá ưu đãi hay dịch vụ cộng thêm hay không.
Độ uy tín
Và một trong những điều cần quan tâm nhất đó chính là uy tín và chất lượng của hội nghị. Do là một sự kiện lớn nên bạn cần tìm những nơi uy tín và trách nhiệm để đảm bảo rằng sự kiện của bạn được tổ chức một cách trọn vẹn và phù hợp nhất. Chắc chắn không ai muốn sự kiện của mình gặp trục trặc. Vì vậy, bạn nên tìm những trung tâm có được những đánh giá và nhận xét tốt từ những khách hàng đã qua trên các diễn đàn mạng xã hội. Và cách tốt nhất là bạn phải đến trực tiếp tận nơi để tham khảo và lựa chọn những trung tâm đã có thâm niên và được nhiều người đánh giá tốt.
Tổng kết
Bài viết trên đã tổng tổng hợp những lưu ý khi lựa chọn trung tâm hội nghị để tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo của bạn. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn lựa chọn được một tổ chức hội nghị phù hợp với nhu cầu của bạn