Sự kiện hội nghị, hội thảo không đòi hỏi nhiều sự sáng tạo trong trang trí và dàn dựng, những vị trí đặt bàn ghế lại rất quan trọng vì nó có ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công của sự kiện. Hãy cùng tìm hiểu những cách sắp xếp bàn ghế cho sự kiện, hội nghị, hội thảo tại trung tâm hội nghị trong bài viết dưới đây.
Cách sắp xếp kiểu lớp học
Kiểu sắp xếp này hoàn hảo cho những sự kiện dài, nơi có sẵn tài liệu và những người tham dự cần ghi chú hoặc sử dụng máy tính xách tay. Những chiếc bàn được đặt dưới sân khấu và kéo dài dần về phía sau căn phòng, hướng ánh nhìn của bạn về phía người nói. Khoảng cách giữa các bàn khoảng 50-60 cm cho mỗi người trên một bàn, tùy thuộc vào không gian và các vật dụng hoặc tài liệu được sử dụng trong hội nghị. Khoảng cách tối thiểu giữa các bàn là 0,9 – 1 m để có được lối đi, con số này có thể lớn hơn nếu diện tích cho phép. Ưu điểm của cách sắp xếp này là người thuyết trình có thể nhìn thấy tất cả những người tham gia và có sức chứa lớn trong một không gian nhỏ. Tuy nhiên, nhược điểm là ít tương tác, nếu không được tổ chức thông minh, người tham gia có thể chỉ nhìn thấy lưng nhau.
Sắp xếp bàn ghế kiểu lớp học
Sắp xếp theo kiểu nhà hát
Đây là cách sắp xếp khá phổ biến tại các trung tâm hội nghị. Không có bàn liền kề và phù hợp với những sự kiện mà người tham dự là khán giả, không cần ghi chép hay ăn uống. Kiểu sắp xếp này khá linh hoạt vì nó phù hợp với nhiều kiểu phòng. Các hàng ghế có thể được bố trí theo hình bán nguyệt, hình tròn, hàng ngang có tầm nhìn hướng ra tiền sảnh. Người sắp xếp nên sắp xếp ghế so le để người ngồi sau không cản đường, che tầm nhìn của người ngồi trước. Giữa các khu vực bố trí phải có khoảng cách ít nhất 1 mét để người tham gia có thể dễ dàng di chuyển. Nếu còn không gian, bạn có thể chừa một lối đi khoảng 1 m giữa 2 ghế để người tham gia có thể di chuyển. Nếu cần thiết, khoảng 2-3 lối đi như vậy là lý tưởng.
Sắp xếp theo kiểu nhà hát
Sắp xếp kiểu chữ U hoặc Chữ V
Cách sắp xếp bàn kiểu chữ U
Bố cục hình chữ U (hoặc hình chữ V) lý tưởng cho các cuộc họp và hội nghị với số lượng người tham gia nhỏ, khoảng 25 đến 30 người. Các bàn được sắp xếp theo hình chữ U (V), chừa khoảng trống ở giữa. Khoảng cách giữa mỗi bàn tối thiểu là 5 cm (hoặc có thể liền nhau). Kiểu sắp xếp này tạo ra một không gian làm việc tốt vì có sự tương tác giữa những người tham gia cũng như những người tham gia có thể tập trung vào diễn giả, màn hình chiếu.
Sắp xếp bàn ghế kiểu bàn tròn
Trước đây, người ta thường áp dụng cách sắp xếp bàn tròn (bàn tiệc) cho những sự kiện có dùng bữa, mỗi bàn thường từ 6-10 người. Tuy nhiên, hiện nay với yêu cầu sáng tạo trong việc bố trí không gian hội nghị, hội thảo, các nhà tổ chức sự kiện luôn lựa chọn cách bố trí này, như một cách để tăng tính nghệ thuật và sang trọng. Đôi khi có thể tổ chức tiệc theo kiểu kết hợp để người tham gia có thể hướng lên sân khấu. Cách bố trí bàn tròn tạo ra sự tương tác tốt giữa những người tham gia bàn nhưng lại chiếm nhiều diện tích.
Sắp xếp kiểu hình khối có khoảng trống ở giữa
Với cách sắp xếp này, bàn ghế được sắp xếp theo hình chữ nhật, hình bát giác hoặc hình tròn có khoảng trống ở giữa. Những chiếc ghế được đặt xung quanh bên ngoài chiếc bàn. Sắp xếp rỗng thích hợp cho các sự kiện hội nghị lớn hơn một cuộc họp thông thường từ 12 đến 30 người, nơi sự tương tác giữa những người tham dự là quan trọng và cho các cuộc họp mà không có lãnh đạo hoặc diễn giả được chỉ định hoặc giới thiệu. Kiểu sắp xếp này rất hữu ích khi mang lại không gian làm việc cho mọi người và cải thiện giao tiếp giữa những người tham gia.
Cách sắp xếp bàn hình khối
Tổng kết
Bài viết trên đã gợi ý cho bạn 5 cách sắp xếp bàn ghế cho các sự kiện hội nghị, hội thảo khi tổ chức tại trung tâm hội nghị. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho bạn trong công việc tổ chức hội nghị trong tương lai.