Sự kiện là cơ hội để doanh nghiệp tiếp cận đến các khách hàng mục tiêu để truyền tải những thông điệp và định vị thương hiệu của doanh nghiệp trong lòng khách hàng. Thế nên, làm sao để sự kiện diễn ra thành công và suôn sẻ là một câu hỏi khó đối với doanh nghiệp. Ngày nay, các nhà tổ chức sự kiện thường ưu tiên lựa chọn trung tâm hội nghị bởi sự tiện dụng và chu đáo. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ bật mí cho mọi người những điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện.
Lập kế hoạch sự kiện và các phương án dự trù
Sự kiện doanh nghiệp là một sự kiện quan trọng, cần có sự chuẩn bị chỉn chu về mặt nội dung lẫn hình thức. Do đó, việc lập kế hoạch luôn là ưu tiên hàng đầu để sự kiện diễn ra thuận lợi và thành công tốt đẹp.
Một kế hoạch hoàn chỉnh cần đảm bảo các thông tin sau:
- Mục tiêu và loại hình sự kiện
- Đối tượng và số lượng khách mời
- Ý tưởng về chủ đề sự kiện
- Thời gian và địa điểm tổ chức
- Dự trù kinh phí
- Xây dựng kịch bản và timeline cho sự kiện
- Lập plan truyền thông cho sự kiện
- Triển khai và tổng duyệt sự kiện trước khi diễn ra
- Lên các kế hoạch dự phòng cho các trường hợp phát sinh
- Tổng kết hiệu quả sự kiện
Việc chuẩn bị trước các hoạt động cần làm giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và chi phí, hạn chế những sai sót.
Lên kế hoạch tổ chức hội nghị là ưu tiên hàng đầu
Thời gian và thời tiết ngày diễn ra hội nghị
Thời tiết là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của buổi lễ. Để ngày tổ chức hội nghị trọn vẹn hơn, bạn nên xem trước dự báo thời tiết và chọn những tháng ít bão, thời tiết mát mẻ để khách mời dễ dàng và thoải mái hơn khi đến tham dự. Ngoài ra, bạn có thể dự trù thêm một số kế hoạch để ứng phó với thời tiết xấu đặc biệt là tổ chức hội nghị ngoài trời. Nhìn chung, các doanh nghiệp thường lựa chọn tổ chức hội nghị trong nhà để tránh ảnh hưởng đến tâm trạng và sức khoẻ của khách mời nếu bất chợt thời tiết mưa nắng thất thường.
Kiểm tra chặt chẽ và báo cáo tiến độ các hạng mục
Khi đã lên kế hoạch sự kiện hoàn chỉnh, để một sự kiện dễ ra thành công thì phải có sự phối hợp ăn ý giữa các bộ phận khác nhau. Chính vì thế, trước khi sự kiện bắt đầu, bạn cần phải thường xuyên trao đổi và bàn bạc với trung tâm và các bên cung cấp dịch vụ liên quan khách để hạn chế các tình huống sai sót gây ảnh hưởng đến tiến độ sự kiện.
Hơn thế nữa, người điều phối chính của sự kiện phải phân công rõ ràng cụ thể để các bên có trách nhiệm hơn đối với các hạng mục trong hội nghị và luôn phải kiểm tra và yêu cầu báo cáo tiến độ để đáp ứng các tiêu chí đã đề ra.
Âm thanh, ánh sáng tại nơi tổ chức sự kiện
Hai yếu tố quan trọng làm nên sự chuyên nghiệp một buổi hội nghị là âm thanh và ánh sáng. Nếu một diễn giả lên phát biểu ý kiến mà âm thanh không nghe hoặc bị rè tiếng, điều này rất ảnh hưởng đến timeline sự kiện và uy tín của doanh nghiệp.
Một lưu ý nhỏ, việc chuẩn bị âm thanh và ánh sáng không chỉ đơn giản là chuẩn bị đủ mà phải chú ý đến chất lượng thiết bị để hội nghị diễn ra suôn sẻ. Hãy kiểm tra âm thanh trước khi sử dụng, âm thanh đạt chuẩn là phải trong, truyền đi rõ ràng và không bị rè. Còn đối với anh sáng thì nên chọn đèn trắng vàng với mực độ chiếu sáng vừa phải để mọi thứ vừa đủ không gây khó chịu cho khách mời.
Ánh sáng của sảnh Grand Ballroom – Sảnh lớn nhất tại trung tâm hội nghị Riverside
Lựa chọn trung tâm hội nghị uy tín, chuyên nghiệp
Để đáp ứng các tiêu chí đề ra trong kế hoạch thì lựa chọn một trung tâm để tổ chức hội nghị uy tín là một điều vô cùng cần thiết. Với kinh nghiệm tổ chức sự kiện, các trung tâm tổ chức sự kiện như Riverside sẽ hỗ trợ lên kế hoạch, hiện thức hoá các ý tưởng sự kiện của bạn mang đến một hội nghị hoàn hảo nhất nhằm mang đến sự chuyên nghiệp uy tín cho thương hiệu của doanh nghiệp.
Sắp xếp phòng hội nghị theo phong cách rạp hát tại Riverside Palace
Riverside Palace là trung tâm hội nghị được nhiều người lựa chọn khi có mong muốn tổ chức sự kiện. Hi vọng với những chia sẻ trên đây đã giúp bạn bỏ túi những kinh nghiệm cần thiết cho một buổi lễ thành công.
