Tổ chức hội nghị khách hàng tphcm là một trong những sự kiện quan trọng không những giúp giữ chân những khách hàng trung thành mà còn tạo cơ hội để quảng bá, gây ấn tượng tốt về chất lượng dịch vụ của công ty. Việc tạo ra và lựa chọn những không gian phòng họp ấn tượng, tạo hiệu quả truyền đạt thông tin tốt là một quyết định khó khăn đối với nhiều nhà tổ chức sự kiện. Vì vậy, hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để được giải đáp bạn nhé!
1. Nâng cao trải nghiệm trong không gian tổ chức hội nghị
Theo như báo một báo cáo, chỉ 23.4% số khách hàng tham gia tất cả những buổi hội thảo, hội nghị khách hàng của công ty. Đa số nguyên nhân là do những trải nghiệm tích hợp của địa điểm tổ chức hội nghị chưa thật sự xuất sắc.
Vì vậy, việc nâng cao trải nghiệm khách hàng tại những buổi hội nghị phải vượt qua những tiêu chuẩn về một địa điểm tổ chức hội nghị thông thường. Những công nghệ tiên tiến và hiện đại nhất cần được đưa vào sử dụng như công nghệ màn hình hiển thị, công nghệ bảng tương tác, công nghệ về giải pháp âm thanh,…
Ngoài ra, trên cương vị là những người tổ chức, bạn cũng nên đưa vào sử dụng công nghệ họp online qua những nền tảng trực tuyến. Điều này giúp tăng khả năng tham gia hội nghị của khách hàng từ nhiều vị trí khác nhau cũng như mang lại những cái nhìn tích cực về khả năng đáp ứng của công ty đối với nhu cầu của khách hàng.
Trải nghiệm khách hàng được nâng cao với sự hỗ trợ của công nghệ
2. Phân bổ thời gian tổ chức hội nghị hợp lí
Việc phân bổ thời gian hợp lý giúp bao quát hết những vấn đề cần trao đổi và thảo luận với khách hàng, đồng thời đảm bảo được sự tập trung đến mức tối đa vào những vấn đề mà chủ toạ / diễn giả muốn truyền đạt.
Thời gian được khuyến khích cho các cuộc họp dao động trung bình khoảng 75 phút. Để tận dụng được khoảng thời gian này, người tổ chức sự kiện cần cô đọng, khúc chiết nội dung của buổi hội thảo, khuyến khích mọi người trao đổi nhanh chóng, đi thẳng vào trọng tâm, không dài dòng, lan man.
Ngoài ra, nếu buổi hội thảo có thời lượng quá dài hoặc có quá nhiều nội dung cần trao đổi thì ban tổ chức cần bố trí những buổi nghỉ giữa giờ hay tiệc tea-break. Những khoảng nghỉ phù hợp sẽ giúp khách hàng lấy lại tinh thần, nạp đủ năng lượng để sẵn sàng tham gia vào những phần tiếp theo của buổi hội nghị.
Phân bổ thời gian hợp lý giúp hội nghị thành công
3. Nâng cao kinh nghiệm giải quyết vấn đề phát sinh
Sự kiện lúc này cũng sẽ có nhiều vấn đề xảy ra. Cách giải quyết những vấn đề cụ thể là thước đo của khách hàng về sự hài lòng đối với buổi hội nghị. Những vấn đề hay gặp có thể kể đến như:
-
Một vài khách hàng đi trễ: là một công ty chuyên nghiệp thì sự đúng giờ là một yếu tố vô cùng quan trọng. Chính vì vậy, bạn không thể vì sự trễ nải của vài vị khách mà bắt những người đến sớm phải chờ. Ngoài ra, bạn cũng cần kiểm soát tốt chương trình và trang thiết bị để tránh trường hợp trục trặc nội bộ làm chậm tiến độ.
-
Sự thiếu tập trung của khách hàng: những biểu hiện thường gặp là nói chuyện riêng, thảo luận riêng hay sử dụng điện thoại vào mục đích giải trí. Vì vậy, bạn cần thiết kế chương trình hấp dẫn để thu hút khách hàng. Đôi khi, có thể là do nội dung chia sẻ chưa thật sự sự thu hút khiến khách hàng không muốn chia sẻ quan điểm của mình.
-
Ngoài ra, vấn đề đôi khi còn xuất phát từ chính cá nhân tổ chức hội nghị.
Việc trau dồi và nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề giúp bạn linh hoạt xử lý vấn đề trong nhiều tình huống khác nhau, đạt được sự hài lòng của khách hàng như mong muốn.
4. Một số gợi ý cho hình thức hội nghị trực tuyến
Vì đây là hình thức trực tuyến nên khách hàng cũng như nhiều người khác dễ dàng bị sao nhãng và làm những việc riêng như trả lời email hay tin nhắn, chơi game,… Để hạn chế tình trạng này, trên cương vị là người chủ tọa, bạn cần thường xuyên nhắc nhở khách hàng về mục tiêu cũng như kết quả cần đạt được của buổi hội nghị để đảm bảo năng suất hiệu quả.
Ngoài ra, đối với những hội nghị đàm thoại trực tuyến, hãy khuyến khích khách hàng sử dụng thiết bị công nghệ khác ngoài điện thoại cá nhân để nâng cao trải nghiệm cũng như hạn chế rủi ro về mặt âm thanh.
Nền tảng hội nghị trực tuyến
Hy vọng bài viết trên đây đã giúp bạn có được những thông tin cần thiết để tổ chức hội nghị khách hàng tphcm thành công, tốt đẹp.