Author: admin

Doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một địa điểm để tổ chức hội nghị khách hàng, nhưng vẫn đang phân vân không biết nên chọn trung tâm nào thì đảm bảo chất lượng để có thể diễn ra một buổi hội nghị thành công. Nếu đang phân vân tại sao bạn không thử tham khảo trung tâm hội nghị Metropole, không chỉ mang đến không gian sang trọng mà sức chứa linh hoạt có thể đáp ứng mọi quy mô hội nghị khác nhau.

Sức chứa linh hoạt phù hợp nhiều quy mô khác nhau

Nắm bắt được nhu cầu của khách hàng, nhà hàng Metropole đã xây dựng các sảnh với diện tích khác nhau nhằm đáp ứng được ác điều kiện cũng như quy mô khác nhau của từng sự kiện.

Hiện nhà hàng có 6 sảnh mỗi sảnh đều có diện tích khác nhau, đặc biệt, sảnh Sài Gòn là sảnh có diện tích lớn nhất, phù hợp với những sự kiện có số lượng khách lớn lên đến 1000 người. Sảnh Milan là sảnh có diện tích nhỏ nhất, phù hợp với những sự kiện mang tính chất thân mật, ấm cúng và số lượng khách ít.

Sảnh Milan phù hợp với những hội nghị có quy mô nhỏ

Không gian sảnh tiệc sang trọng

Sảnh tiệc là nơi diễn ra hội nghị, được xem là linh hồn của cả buổi tiệc. Do đó, không gian sảnh tiệc rất quan trọng và góp một phần dẫn đến sự thành công của hội nghị.

Mỗi sảnh tại Trung tâm hội nghị Metropole đều được thiết kế với nhiều phong cách khác nhau, những đặc trưng khác nhau mang vẻ đẹp của 6 thành phố lớn mà nó mang tên. Sảnh Paris mnag sự thanh lịch, sảnh New York hiện đại, sảnh Shanghai mang một chút cổ điển, sảnh Tokyo lại mộng mơ, sảnh Milan mang lại cmar giác ấm cúng, thân mật, cuối cùng là sảnh Sài Gòn mang một chút vẻ dẹp truyền thống nhưng vẫn giữ được sự hiện đại. Metropole luoon tự hào mang đến sự khác biệt, ấn tượng cho từng không gian sảnh tiệc để phù hợp với từng kế hoạch hội nghị của mỗi doanh nghiệp.

Không gian sang trọng góp thành công cho hội nghị

• Xem thêm: Những kiểu sắp xếp bàn ghế cho hội nghị khách hàng thêm đẳng cấp

Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm

Đội ngũ nhân viên ở đây luôn mang đến cho quý khách hàng sự chuyên nghiệp, bởi lẽ, họ đều được nhà hàng đào tạo nghiệp vụ một cách bài bản. Khi khách hàng gặp khó khăn hay cần giải đáp thắc mắc thì nhân viên ở đây luôn nhiệt tình giúp đỡ khách hàng giải quyết những vấn đề đó mọi lúc mọi nơi.

Thực đơn tiệc với hương vị hấp dẫn và hình thức đẹp mắt

Một buổi hội nghị thành công thì không thể thiếu đi những món ăn ngon. Hiểu được điều đó, Metropole luôn làm khách hàng hài lòng với những món ăn mang phong cách Châu Âu sang trọng có hương vị đậm đà khó quên. Bên cạnh hương vị, nhà hàng cũng cực kỳ chú trọng đến vẻ bề ngoài của món ăn, các đầu bếp ở đây luôn tận tụy tạo ra những món ăn đẹp mắt, có thể nói món ăn nơi đây như một tác phẩm nghệ thuật.

Đặc biệt, các giá trị dinh dưỡng luôn được nhà hàng đảm bảo. Bên cạnh đó, nhà hàng luôn tuân thủ các quy định pháp luật về an toàn vệ sinh thực phẩm để đảm bảo an toàn về sức khỏe cho khách hàng của mình.

Tuy nhiên, cũng có những hội nghị tổ chức với tiệc ngọt, nhà hàng cũng luôn đáp ứng được những nhu cầu của khách hàng. Với kinh nghiệm lâu năm trong nghề, đầu bếp ở đây sẽ tạo ra những loại bánh ngọt vô cùng thơm ngon, đẹp mắt và không kém phần bổ dưỡng dành cho các vị thực khách trong buổi hội nghị.

Tuỳ vào loại hình mà doanh nghiệp dự định tổ chức hội nghị, Metropole sẽ tư vấn cho quý công ty làm sao phù hợp nhất.

Ẩm thực là yếu tố quan trọng trong một bữa tiệc

Chương trình khuyến mãi hấp dẫn

Chi phí tổ chức luôn là vaansn đề mà các doanh nghiệp quan tâm nhất. Hiểu được nỗi lo đó, nhà hàng Metropole luôn có nhiều khuyến mãi, ưu đãi tùy thuộc vào từng loại sự kiện khác nhau hay từng thời điểm khác nhau. Nhưng chung quy lại, Metropole luôn có các dịch vụ đi kèm như tặng nước ngọt miễn phí cho cả chương trình, các chương trình giảm giá,…

• Xem thêm: Gợi ý lập bảng dự trù kinh phí khi tổ chức hội nghị khách hàng

Kết luận

Trung tâm hội nghị Metropole luôn hân hạnh phục vụ quý khách trong mọi sự kiện như hội nghị khách hàng hay tiệc cưới,… Đến với Metropole bạn sẽ được có được những trải nghiệm tuyệt vời từ các dịch vụ hấp hẫn với chi phí phải chăng.

Có rất nhiều yếu tố để mang đến vẻ đẹp lung linh cho một tiệc cưới, có thể kể đến phụ kiện trang trí tiệc cưới, trang phục cưới của cô dâu chú rể, phong cách trang trí sảnh tiệc như sân khấu, lối đi, âm thanh, màn hình LED,… và rất nhiều chi tiết khác. Hãy cùng tìm hiểu cùng với địa điểm tổ chức tiệc cưới quận Tân Bình qua bài viết chia sẻ dưới đây nhé!

Phụ kiện trang trí tiệc cưới

Cho dù bạn chọn tiệc cưới theo phong cách đơn giản hay sang trọng đi chăng nữa thì phụ kiện trang trí dường như là một phần không thể thiếu, nó giúp tô điểm thêm sảnh tiệc cưới của bạn. Các phụ kiện trang trí tiệc cưới rất đa dạng, tùy thuộc vào chủ đề mà bạn hãy lựa chọn các phụ kiện phù hợp. Nếu yêu thích phong cách Rustic các cô dâu chú rể nên chọn các phụ kiện như đèn, nến, bảng gỗ,… bố trí hợp lý để tạo nên điểm nhấn khi lựa chọn phong cách này.

Còn nếu không có thời gian để chuẩn bị, bạn hãy lựa chọn một đơn vị tổ chức chuyên nghiệp, điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian. Ngoài ra đơn vị tổ chức còn hỗ trợ rất nhiều vật dụng khác nhau như khung ảnh, hoa, nến, thùng tiền, đèn các loại,… với thiết kế đẹp mắt, phù hợp với từng phong cách khác nhau.

Đối với những cặp đôi có ý tưởng riêng cho mình, tuy mất một chút thời gian tìm hiểu và lựa chọn từng phụ kiện trang trí, bạn sẽ có được một không gian đẹp đúng điệu như bạn mong đợi.

Trang phục cô dâu chú rể

Những cặp đôi yêu thích phong cách truyền thống dân tộc thì áo dài, khăn đóng sẽ là bộ trang phục dành cho đôi bạn. Còn nếu ưa chuộng phong cách hiện đại, chú rể sẽ khoác lên bộ âu phục còn cô dâu sẽ là bộ soiree trang trọng.

Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao trong gu thẩm mỹ, các mẫu thiết kế trang phục cưới ngày nay càng đẹp mắt. Nếu gia đình có điều kiện, các cặp đôi có thể đặt may để phù hợp với dáng người, còn không có thể thuê tại các tiệm áo cưới cũng rất nhiều mẫu mã và đa dạng các thể loại, ít nhất các cặp đôi có thể tiết kiệm cho chi phí này.

Sân khấu

Đây là nơi mọi ánh nhìn sẽ đổ dồn khi tiệc cưới diễn ra. Cô dâu chú rể cùng gia đình đôi bên sẽ tiến hành nghi thức truyền thống, đồng thời đây cũng là nơi mà các khách mời góp vui bằng những bài ca sôi động và rất nhiều hoạt động khác.

Có thể nói đây chính là khu vực quan trọng nhất và không thể thiếu ở đám cưới. Thông thường ở địa điểm tổ chức tiệc cưới quận Tân Bình sẽ bố trí sẵn trong sảnh tiệc, đến ngày diễn ra sự kiện thì nhà hàng sẽ bắt đầu trang trí tuỳ theo yêu cầu hay chủ đề mà cô dâu chú rể mong muốn.

Phong cách trang trí sảnh tiệc

Ở địa điểm tổ chức tiệc cưới quận Tân Bình có 5 sảnh bao gồm 4 sảnh được thiết kế theo 4 mùa khác nhau và một sảnh lớn dành cho sự kiện có sức chứa lớn. Đồng thời nhà hàng tiệc cưới Tân Bình cũng trang trí bằng rất nhiều vật dụng đẹp mắt, ấn tượng như đèn chùm, chậu hoa, cây cảnh,…

Khu vực chụp ảnh kỷ niệm

Chẳng ai lại muốn bỏ lỡ một tấm hình chụp chung cùng cô dâu chú rể trong ngày này. Và địa điểm tổ chức tiệc cưới quận Tân Bình bố trí một khu vực tuyệt đẹp để phục vụ cho nhu cầu chụp ảnh từ khách mời tham dự đến cô dâu chú rể, đặc biệt là các chị em muốn chụp hình sống ảo để đăng lên mạng xã hội.

Thông thường, khu vực này sẽ được trang trí cực kỳ bắt mắt và độc đáo, đồng thời cũng hết sức sang chảnh và ấn tượng để giúp những bức ảnh khi lên hình trở nên đẹp hơn. Tuỳ theo chủ đề của tiệc cưới hay yêu cầu riêng của cô dâu chú rể mà nhà hàng tiệc cưới Tân Bình sẽ trang trí sao cho thật phù hợp.

Trên đây là những yếu tố giúp cho một đám cưới trở nên lung linh, đẹp hơn từ gợi ý của địa điểm tổ chức tiệc cưới quận Tân Bình. Nếu các cô dâu chú rể còn đang phân vân không biết lựa chọn nhà hàng tiệc cưới nào để tổ chức thì có thể ghé xem Gala Center với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp cùng không gian sang trọng sẽ không làm bạn thất vọng.

Người chỉ trì một cuộc hội nghị khách hàng cần có khả năng nắm bắt được tính chất tham dự của bất kỳ một sự kiện nào. Một sự kiện, hội nghị quan trong cần được lập kế hoạch và thể hiện bằng văn bản và các yếu tố liên quan đến chủ đề chung của buổi lễ. Lên kế hoạch để sắp xếp hợp lý mọi chi tiết và vai trò của từng người cũng được cân nhắc từ trước. Cần có một người lập kế hoạch, người thực hiện, có thể chọn ra từ các nhân viên của công ty, để có mặt trực tiếp tại hiện trường để đảm bảo rằng mọi việc được thực hiện theo đúng kế hoạch. 

Lập kế hoạch chủ trì một sự kiện

Lập kế hoạch chủ trì một hội nghị khách hàng 

Việc lên một kế hoạch chu đáo là việc cần được thực hiện với tất cả các đơn vị tổ chức sự kiện, tại đây có thể có sự góp mặt của người phát ngôn báo chí sẽ tham dự, hoặc đối tác khách hàng quan trọng. Nhưng đặc biệt đối với những sự kiện như chuyến thăm của các chủ tịch, hay sếp lớn hoặc cuộc họp của những đối tác tầm cỡ. Bước đầu tiên trong kế hoạch là cần có người chủ trì chịu trách nhiệm toàn bộ cho cuộc hội nghị khách hàng. Doanh nghiệp cần chỉ định một giám đốc phụ trách toàn bộ sự kiện. Người này có thể xử lý tất cả mọi vấn đề hoặc có thể phải đôn đốc một số người khác thực hiện các nhiệm vụ cùng nhau.

Xác định thời gian tổ chức các cuộc họp định kỳ với những người tham gia sự kiện để đảm bảo rằng các công việc đang được thực hiện trôi chảy. Hãy đến địa điểm tổ chức sự kiện ít nhất là một ngày trước khi diễn ra hội nghị để kiểm tra về các công việc chuẩn bị. Với các sự kiện càng lớn thì càng phải đến sớm hơn nhiều ngày để xem xét không gian, tiến độ hoàn thiện. Và luôn phải có người của dự án có mặt tại nơi tổ chức vài giờ trước sự kiện để họ có thể thực hiện được những việc cần thay đổi vào phút chót. 

Hãy chuẩn bị một cuốn sổ ghi chú nhỏ cung cấp thông tin nhanh về sự kiện bao gồm chương trình làm việc, danh sách khách mời tham dự, các nội dung phát biểu, diễn văn, tiểu sử của các nhân vật quan trọng sẽ tham dự, một bản tóm tắt về thông tin công ty, sản phẩm, dịch vụ cung cấp và các vấn đề quan trọng khác.

>> Tham khảo: Đừng bỏ qua những tiêu chí quan trọng khi lựa chọn đơn vị tổ chức hội nghị cho khách hàng.

Quan tâm đến khách mời sau sự kiện

Quan tâm đến khách mời sau sự kiện

Sau sự kiện, việc viết thư cảm ơn những người đã tham gia tổ chức sự kiện như các đối tác, khách mời quan trọng và nhân viên. Hoặc nếu có điều kiện về ngân sách bạn có thể tặng quà tri ân gửi đến những người bạn đối tác để thể hiện lòng biết ơn sâu sắc từ công ty.

Tổ chức một cuộc họp kiểm điểm với nhân viên tham gia sự kiện và viết báo cáo nhanh về những việc diễn ra đúng và chưa đúng kế hoạch nhằm mục đích để rút kinh nghiệm tổ chức các sự kiện được tốt hơn trong tương lai. 

>> Xem thêm: Metropole – Địa điểm lý tưởng để tổ chức hội nhị khách hàng

Địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm tổ chức sự kiện

Khi bạn đã quyết định chọn ra được “thông điệp” cho một sự kiện, doanh nghiệp cần xác định địa điểm tốt nhất để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhằm truyền đạt đúng với thông điệp đó đến khách mời cũng như đối tác. Ví dụ, nếu một sự kiện, hội nghị liên quan đến một tuyên bố về lĩnh vực ra mắt sản phẩm, địa điểm tốt nhất có thể là một trung tâm nhà hàng uy tín, sang trọng. Một khi bạn đã chọn được một nhà hàng ưng ý, hãy xem xét những vấn đề sau:

• Nhà hàng nào tại TPHCM là tốt nhất để tổ chức sự kiện? 
• Đối tượng khách mời là ai? 
• Công ty muốn tạo ra một hình ảnh như thế nào; loại banner nào thích hợp nhất cho mục đích đó và phù hợp với thông điệp? 

Cần có những người chuyên môn trong lĩnh vự sự kiện ở đó để giúp xây dựng nội dung thông điệp

>> Xem thêm: Trung tâm tổ chức sự kiện hội nghị cho khách hàng đẳng cấp nhà hàng Metropole.​

Một sự kiện hội nghị khách hàng luôn đóng góp to lớn trong việc xây dựng hình ảnh doanh nghiệp gửi đến những đối tác, khách hàng thân thiết. Góp phần nâng cao vị thế của thương hiệu trong tương lai đến gần với người tiêu dùng. Việc tổ chức một sự kiện không đơn giản nhưng cũng không phải là quá khó đến mức không làm được. Chúc doanh nghiệp bạn tổ chức được một sự kiện khách hàng thành công trong tương lai.

Việc tổ chức một hội nghị khách hàng thành công là không hề đơn giản. Bạn đang băn khoăn không biết cần thêm gì để tránh bỏ lỡ những chi tiết sai sót cho sự kiện sắp tới diễn ra. Và hình thức tổ chức sự kiện theo hình thức buffet cũng đang là xu hướng và ngày càng phổ biến hơn. Hãy cùng xem lại những khâu quan trọng của một sự kiện khi, hội thảo khi áp dụng loại hình này, diễn ra như thế nào để có thêm kinh nghiệm cho mình trong tương lai.

Thời gian dự kiến tổ chức tiệc

Thời gian dự kiến tổ chức tiệc

Tiệc buffet dành cho dịp hội nghị, hội thảo, cũng như bao loại hình buffet thông thường khác, cũng được tổ chức tại các khoảng thời điểm sáng – trưa – chiều/tối. Tuy nhiên thông thường thời gian lý tưởng thường đa phần là buổi tối hoặc trưa, lý do vì buổi hội thảo thường bắt đầu là buổi sáng thì trước lúc đó sẽ là các công tác chuẩn. Ban tổ chức không nên đặt tiệc sáng vì mọi người sẽ rất vội vàng.

Thời điểm vàng để bắt đầu một buổi tiệc ăn nhẹ nhẹ chính là khi hội thảo đã kết thúc sau đó, ví dụ với hội thảo một ngày thì tiệc diễn ra buổi tối sẽ hợp lý nhất. Hãy lên kế hoạch lựa chọn thời điểm thuận lợi cho khách mời, điều này giúp bạn đạt được sự chính xác trong việc dự đoán số lượng người hơn.

>> Tham khảo: Đừng bỏ qua những tiêu chí quan trọng khi lựa chọn đơn vị tổ chức hội nghị cho khách hàng.

Lên danh sách khách mời dự tiệc

Việc lên danh sách là rất quan trọng, vì số lượng khách mời cho tiệc cũng sẽ bằng hoặc gần bằng với số lượng người tham gia buổi họp đó. Chính vì vậy người chủ trì bữa tiệc có thể xin lại danh sách từ ban tổ chức hội thảo để nắm rõ hơn. Chỉ khi bạn ước lượng gần đúng số lượng người tham dự, đầu bếp mới có thể cân đối được số thực phẩm mua về nếu tự nấu tiệc. Hoặc việc tự chủ động và trao đổi chính xác với nhà hàng, trung tâm hội nghị về suất ăn nếu đặt tiệc tại đó.

>> Xem thêm: Những kiểu sắp xếp bàn ghế cho hội nghị cho khách hàng thêm đẳng cấp

Lên chi phí dự trù cho buổi tiệc nhẹ dành cho hội nghị khách hàng

Lên chi phí dự trù cho buổi tiệc nhẹ dành cho hội nghị khách hàng

Ngân sách dành cho bữa tiệc buffet cần được tính toán, kê khai rõ ngay từ đầu, điều này không chỉ vì việc cần chi cho món ăn, còn nước uống, các dịch vụ khác, hay thậm chí là quà tặng, thuê MC,…. Là người tổ chức sự kiện, hãy thật chi tiết khi tính toán chi phí. Bạn có thể dựa vào 2 tiêu chí để ước lượng:

• Số lượng khách mời tham gia bữa tiệc: Chi phí này sẽ dễ dàng đoán khi bạn đặt tiệc tại nhà hàng hay trung tâm hội nghị, chỉ việc tính số tiền của mỗi suất ăn và nhân lên. 
• Số chi phí được ứng ban đầu: Người tổ chức sẽ được ứng trước một khoản chi phí nhất định để chuẩn bị cho bữa tiệc buffet này. Hãy dựa theo mức ngân sách đó, để có thể tính toán các hạng mục chi cụ thể trong đó sẽ bao gồm thực phẩm, nước uống, nhân viên phục vụ, trang trí, các món đồ dụng cụ và thiết bị buffet sẽ thuê,…

Lên kịch bản tổ chức 

Lên kịch bản tổ chức 

Tùy vào tính chất khác nhau của từng loại hình hội nghị, hội thảo khác nhau, ví dụ như đó có thể là tổng kết năm, hay một cuộc họp thường niên,… Ban tổ chức sẽ có các kịch bản chương trình phù hợp với nội dung và xu hướng, theo trend, theo mùa,… không giống nhau.

Kịch bản sẽ giúp mọi lịch trình, và công đoạn diễn ra trong bữa tiệc buffet được đảm bảo ăn khớp, đúng và đủ thời gian. Giúp cho tình trạng bị cháy chương trình không còn diễn ra, hoặc các vị khách bỏ về sớm. Hãy thông báo về lịch trình của buổi tiệc sự kiện ngay từ ban đầu để các vị khách mời có thể không bỏ lỡ các phần hấp dẫn nào của sự kiện.

>> Xem thêm: Trung tâm tổ chức sự kiện hội nghị cho khách hàng đẳng cấp nhà hàng Metropole.​

Có thể nói rằng một hội nghị khách hàng hay hội thảo quan trọng có thành công hay không thì việc này không chỉ nằm riêng ở phần nội dung diễn ra tại cuộc họp mà còn là sự chu đáo của ban tổ chức. Và sự thành công của tiệc nhẹ buffet mà bạn chuẩn bị là một dẫn chứng rõ ràng. Chính vì vậy hãy bắt đầu bỏ túi cho mình những kinh nghiệm hữu ích được chia sẻ ở trên. Chúc bạn tổ chức một sự kiện thành công mỹ mãn trong tương lai.

Hội nghị khách hàng là một sự kiện quan trọng đối với các doanh nghiệp. Hội nghị không chỉ là nơi giao lưu, trao đổi giữa các khách hàng và doanh nghiệp mà còn đóng vai trò và ý nghĩa quan trọng đối với các doanh nghiệp. Hội nghị dành cho khách hàng thường được tổ chức 1 đến 2 lần trong năm, chính vì vậy, sự kiện này khá tốn kém ngân sách của doanh nghiệp. Hôm nay, chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn cách tổ chức hội nghị tiết kiệm mà vẫn chuyên nghiệp.

Vai trò và ý nghĩa của việc tổ chức hội nghị

Hội nghị cho khách hàng được tổ chức ra nhằm để các doanh nghiệp tri ân khách hàng, bên cạnh đó, sự kiện này còn giúp doanh nghiệp thu hút các khách hàng mới có tiềm năng, quảng bá thương hiệu cho doanh nghiệp. Đồng thời, đây cũng là nơi giao lưu giữa khách hàng với doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp hiểu rõ tâm tư, nguyện vọng của mình đối với sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp, từ đó giúp doanh nghiệp đưa ra những định hướng cải tiến tốt nhất cho cá sản phẩm dịch vụ của mình.

Qua những phân tích trên, ta thấy hội nghị rất quan trọng và thực sự cần thiết đối với sự phát triển của doanh nghiệp.

Tại sao nên tổ chức hội nghị tiết kiệm

Đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc các công ty mới bắt đầu startup sẽ rất khó khăn về ngân sách. Việc tổ chức hội nghị là cần thiết để doanh nghiệp được phát triển vững mạnh hơn, tuy nhiên không vì thế mà các doanh nghiệp nhỏ phải vay nợ hoặc bỏ ra một số chi phí lớn cho việc tổ chức sự kiện này. Việc tiết kiệm ngân sách cũng là yếu tố quan trọng, tuy nhiên, vẫn phải đảm bảo được tính chuyên nghiệp và tôn trọng của công ty đối với khách hàng. Do đó, chúng tôi sẽ giúp các bạn tối ưu chi phí khi tổ chức hội nghị khách hàng.

Hình ảnh buổi hội nghị khách hàng

• Xem thêm: Metropole tổ chức hội nghị cho khách hàng chuyên nghiệp

Lên danh sách khách mời

Trước hết chúng ta cần lên danh sách khách mời cho buổi hội nghị, vậy nên xây dựng danh sách khách mời như thế nào để không phát sinh những chi phí không cần thiết? 

Các bạn nên xác định rõ mục đích của hội nghị công ty bạn muốn tổ chức à gì, sau đó các bạn khoanh vùng những đối tượng khách hàng có khả năng quan tâm đến mục đích mà công ty hướng đến, và cuối cùng, các bạn dựa vào những thông tin, số liệu có sẵn của công ty để xây dựng danh sách khách mời.

Tại sao lại nói xây dựng danh sách khách mời hợp ý sẽ tiết kiệm được 1 phần ngân sách. Bởi lẽ, nếu các bạn không khoanh vùng được đối tượng khách mời cho buổi hội nghị mà mời hết tất cả các khách hàng thì các bạn vừa tốn chi phí cho việc in thiệp, di chuyển mà có những khách hàng không quan tâm đến mục đích của buổi hội nghị, họ sẽ không đi, các bạn có thể tốn thêm nhiều chi phí cho việc đặt bàn,…không những thế công sức và thời gian cũng bị lãng phí đáng kể.

Hình ảnh xây dựng danh sách khách mời cho hội nghị

Đặt địa điểm tổ chức 

Muốn tổ chức hội nghị thì các bạn cần có địa điểm tổ chức, các bạn nên dựa vào danh sách khách mời như số lượng khách để làm cơ sở thuê địa điểm tổ chức cho phù hợp. Hãy ước tính số bàn tiệc dựa trên số lượng khách mời và từ đó chọn những không gian tổ chức phù hợp với lượng khách. Sẽ không sợ thuê những không gian quá lớn gây lãng phí ngân sách hay thuê không gian hẹp gây khó chịu cho khách hàng và làm công ty thiếu đi sự chuyên nghiệp.

Hình ảnh sảnh hội nghị phù hợp với quy mô

• Xem thêm: Gợi ý lập bảng dự trù kinh phí khi tổ chức hội nghị cho khách hàng

Quà tặng khách hàng

Dù tiết kiệm chi phí nhưng các bạn không nên bỏ qua những món quà nhỏ tặng khách hàng. Nếu các bạn muốn tiết kiệm chi phí thì nên chọn những món quà lưu niệm nhỏ như bút hoặc cuốn ổ có in logo của công ty, điều này vừa khiến khách hàng ấn tượng với công ty, vừa giúp công ty chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng, lại không tốn quá nhiều ngân sách.

• Xem thêm: Các bước tổ chức hội nghị cho khách hàng chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất

Kết luận

Hội nghị khách hàng rất quan trọng, vì vậy các bạn cần phải cân nhắc chuẩn bị kỹ lưỡng khi tổ chức, dù tiết kiệm nhưng vẫn phải tôn trọng khách hàng. Trên bài là những thông tin chúng tôi đúc kết từ kinh nghiệm thực tế, hy vọng các bạn có thể tổ chức được 1 buổi hội nghị tiết kiệm nhưng không kém phần chuyên nghiệp.

Việc tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng là những hoạt động đang được chú trọng trong các doanh nghiệp bởi những giá trị và sức ảnh hưởng mà nó đem đến là vô cùng lớn. Để tổ chức một sự kiện thành công và mang lại hiệu quả phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau như lên nội dung sự kiện, địa điểm, khách mời tham gia… Và chi phí chi cho tổ chức sự kiện đặc biệt quan trọng và luôn làm những nhà tổ chức phải đau đầu. Dưới đây là một số thông tin đưa ra cách dự trù chi phí tổ chức sự kiện chính xác nhất để bạn tham khảo.

Chi phí sự kiện gồm những chi phí gì?

Chi phí hội nghị khách hàng gồm những gì?

Doanh nghiệp hay công ty muốn lập được bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chính xác thì trước tiên cần biết chi phí để tổ chức một sự kiện bao gồm những khoản chi gì? Sau đây là các loại chi phí cụ thể cần lưu ý:

Chi phí thực

Chi phí thực bao gồm tiền chi trả sản xuất, mua bán đầu vào, chi phí cho nhân công, chi phí mua sắm các nguyên vật liệu cùng các trang thiết bị phục vụ cho tổ chức hội nghị cho khách hàng.

Chi phí ngầm

Nhắc tới chi phí ngầm chúng ta nghĩ ngay đến những chi phí chìm, chúng ta khó mà thấy ngay được. Tuy không công khai nhưng đây lại là một khoản chi phí không nhỏ cho mỗi sự kiện. Vì vậy để có thể lên kế hoạch hạch toán chi phí tổ chức sự kiện được chính xác thì cần phải thống kê được các khoản chi này. Tất cả bao gồm các chi phí khấu hao trang thiết bị, tồn kho, lưu kho…và những khoản chia phần trăm hoa hồng, gặp gỡ khách hàng, chi phí cơ hội.

Phí quản lý

Đây là chi phí phải có dành cho việc kiểm soát toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện hay hội nghị. Khi bắt đầu lập bảng chi phí tổ chức sự kiện thì nên chừa ra khoản tiền này dùng cho việc khắc phục các sự cố, vấn đề phát sinh không mong muốn để không ảnh hưởng đến các chi phí thực hiện đã có trong kế hoạch. Phí quản lý sẽ được tính theo từng khoảng nhỏ và chiếm từ 3 đến 10% trên một hợp đồng tùy theo quy mô, tính chất sự kiện.

>> Xem thêm: Trung tâm tổ chức sự kiện hội nghị cho khách hàng đẳng cấp nhà hàng Metropole.

Lên kế hoạch chi phí tổ chức sự kiện hợp lý 

Lên kế hoạch chi phí tổ chức sự kiện hợp lý 

Để đưa ra được mức chi tiêu thành bảng giá chi cho tổ chức sự kiện hợp lý thì các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thường áp dụng các phương pháp hữu hiệu như sau:

Tìm hiểu và xác định kế hoạch, mục đích sự kiện của khách hàng 

Mỗi một khách hàng sẽ có những mong muốn và kế hoạch tổ chức cho sự kiện của họ không giống nhau. Vì vậy đơn vị tổ chức sự kiện, hay trung tâm hội nghị cần phải tìm hiểu để biết được khách hàng muốn gì, mục đích mà họ hướng tới, tiềm lực của khách hàng đến đâu…Dựa vào đó mà biết được hạng mục nào là cần thiết và phù hợp với hội nghị mà khách hàng sẽ tổ chức, cái nào cần phải sản xuất, cái nào phải thuê…

Đồng thời cũng cần nhanh chóng thống nhất kế hoạch với doanh nghiệp hay công ty một cách cụ thể, rõ ràng giảm thiểu những chi phí ngầm cho việc đi lại, gặp gỡ. Từ đó bạn có thể làm bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện được sớm nhất.

>> Tham khảo: Các bước tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất

Tận dụng tối đa những tài nguyên sẵn có

Tận dụng tối đa những tài nguyên sẵn có

Bất kì một trung tâm hội nghị tổ chức nào cũng có những cơ sở vật chất, trang thiết bị cùng nguồn nhân lực để hoạt động. Vì vậy cần tận dụng tối đa nguồn lực vốn có này của họ này một cách hiệu quả. Hơn nữa để có được mức chi phí tổ chức sự kiện hợp lý dành cho khách hàng, các đơn vị tổ chức cần có sự liên kết với các đơn vị cùng ngành, cùng lĩnh vực để có sự trợ giúp bổ sung tốt nhất cho nhau cùng nhau phát triển.

Kiểm tra chặt chẽ quá trình triển khai sự kiện

Việc giám sát giai đoạn triển khai sự kiện, hội nghị nhằm mục đích bảo đảm các trang thiết bị cần thiết luôn đáp ứng đầy đủ cho công việc. Hơn nữa điều cực kỳ quan trọng là phải có một người quản lý đảm nhận công việc tính chi phí tổ chức sự kiện, dự trù chi phí và tạm ứng trước. Kiểm soát chặt chẽ vấn đề tài chính để không thất thoát lãng phí cho doanh nghiệp của bạn. 

>> Tham khảo: Đừng bỏ qua những tiêu chí quan trọng khi lựa chọn đơn vị tổ chức hội nghị cho khách hàng.

Hy vọng với bài viết trên doanh nghiệp/công ty có cho mình những thông tin hữu ích để dự trù chi phí một ngân sách phù hợp cho việc tổ chức hội nghị khách hàng thành công, mỹ mãn.

Người MC dẫn dắt tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng được xem là nhân tố quan trọng và rất cần thiết trong các sự kiện, góp phần giúp cho buổi lễ diễn ra thành công, đạt hiệu quả tốt hơn. Nhu cầu tìm kiếm và chọn thuê được MC tổ chức sự kiện ngày càng tăng nhanh, và các doanh nghiệp họ muốn chọn được một vị chủ trì dẫn dăt chương trình thật ấn tượng. Cùng tìm hiểu bài viết sau đây, những thông tin hữu ích sẽ giúp bạn tìm hiểu rõ hơn về các tiêu chí chọn lựa.

Vốn kiến thức

Vốn kiến thức người MC

Khi chọn người host cho chương trình của bạn, yêu cầu đầu tiên đối với một người dẫn chương trình chuyên nghiệp đòi hỏi phải là người có kiến thức am hiểu sâu rộng. Đây là điều rất cơ bản, vốn văn hoá và duyên dáng này sẽ giúp cho họ có được cái nhìn sâu sắc, đa chiều khi bàn về vấn đề nào đó.

Vậy nên, khi đưa ra sự lựa chọn những vị MC tổ chức sự kiện doanh nghiệp nên tìm được người có kiến thức chuyên sâu về mọi lĩnh vực chứ không phải là chỉ có kiến thức về từng mảng khác nhau.

Về chất giọng, giọng nói

Trong một hội trường của buổi hội nghị khách hàng cỡ vừa và lớn thì ưu thế có một giọng nói thật rõ và to là yếu tố vô cùng quan trọng và quyết định nên thành công của nghề đó. Nguyên nhân vì MC là người truyền đạt thông tin đến khách mời.

Tùy thuộc vào từng loại sự kiện hay hội thảo có quy mô hay hình thức trang trọng khác nhau được tổ chức với tính chất khác nhau. Người dẫn chương trình đó nên tuỳ cơ ứng biến chất giọng thay đổi sao cho phù hợp. Chất giọng của người dẫn chuyên nghiệp đầu tiên phải đảm bảo được yếu tố cầm kịch bản lưu loát, trôi chảy, và có chất truyền tải, tác động mạnh mẽ, sâu lắng đến với người nghe.

>> Tham khảo: Đừng bỏ qua những tiêu chí quan trọng khi lựa chọn đơn vị tổ chức hội nghị cho khách hàng.

Khả năng xử lý tính huống tốt, chuyên nghiệp

Khả năng xử lý tính huống tốt, chuyên nghiệp

Chọn một người dẫn chương trình phải là những người đã có kinh nghiệm và có tuổi nghề nhất đinh. Như vậy mới có khả năng xử lý tình huống nhanh nhạy, bởi trong quá trình lên kịch bản kỹ lưỡng cũng không thể tránh được hết mọi sự cố phát sinh ngoài ý muốn cho sự kiện của bạn. Và khi rơi vào trường hợp này, người dẫn chương trình sẽ thể hiện được khả năng, năng lực của mình qua cách xử lý tài tình và khéo léo.

Khi chương trình có sơ sẩy gặp trục trặc đi nữa nếu được những pha cứu cánh tài tình, câu giờ của MC thì cũng sẽ cứu vãn được nhịp độ của sự kiện. Và các khách mời sẽ có những đánh giá về người dẫn nói riêng và tổng thể sự kiện hội nghị nói chung. Vậy nên, cần kết hợp các yếu tố xử lý tình huống thông minh là điều mà một MC sự kiện chuyên nghiệp cần phải có và trang bị đầy đủ cho mình. Đây cũng là điều mà doanh nghiệp hay công ty nên lưu ý đến khi có dự định thuê MC dẫn chương trình.

>> Xem thêm: Những kiểu sắp xếp bàn ghế cho hội nghị khách hàng thêm đẳng cấp

Ngoại hình ưa nhìn

Ngoại hình ưa nhìn của người MC

Ngoại hình của người MC là cách để thu hút khán giá tập trung và chú trọng hơn đến với các chương trình sự kiện hay hội nghị. Nói về ngoại hình của người dẫn chương trình tổ sự kiện không chỉ để cập đến nhan sắc tuyệt mỹ, đẹp mà còn là các yếu tổ tổng quát về cách lựa chọn trang phục phù hợp, lịch sự, khuôn mặt và thái độ trong quá trình tham gia show, event.

Một người MC chuyên nghiệp lúc nào cũng xuất hiện với hình ảnh tươm tất, gọn gàng và gây được sức hút đối với người xung quanh.

Quản lý thời gian tốt

Người host của sự kiện phải là người có khả năng quản lí thời gian, kiểm soát tốt tiến độ chương trình hiệu quả. Bởi nếu thời gian bị kéo dài so với kịch bản sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sự tập trung theo dõi của khán giả theo dõi. Vì vậy nên chọn người có kinh nghiệm dẫn dắt của chương trình đi đúng kịch bản đã định trước để không bị đốt cháy thời gian lãng phí tiền bạc và công sức.

>> Xem thêm: Trung tâm tổ chức sự kiện hội nghị cho khách hàng đẳng cấp nhà hàng Metropole.

Như vậy, để có thể chọn lựa được người mc tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng chuyên nghiệp không phải là điều dễ dàng đối với bạn. Những tiêu chí cần thiết và quan trọng trong bài viết trên mong rằng sẽ giúp cho doanh nghiệp hay công ty tìm kiếm được cho mình người dẫn chương trình phù hợp nhất.

Sự biến động phức tạp bệnh dịch dẫn đến những buổi sự kiện, hội nghị tại các trung tâm hội nghị đều khó có thể diễn ra. Không thể chủ quan trước những căng thẳng mà dịch bệnh đem lại. Để đảm bảo an toàn cho người tham dự cũng như Trung tâm hội nghị quận Tân Bình trong mùa dịch, hãy cùng theo dõi nhưng lưu ý trong tổ chức sự kiện tại thời điểm phức tạp của bệnh dịch này nhé!

Cập nhật thường xuyên thông tin từ Bộ y tế

Tất cả các thông tin cũng như hướng dẫn ý tế về tình trạng bệnh dịch luôn được cập nhật thường xuyên từ Bộ y tế và các cơ quan chuyên ngành, chính quyền tại địa phương. Điều này nhằm đảm bảo việc nắm bắt thông tin chính xác, qua đó xác định được những phương án cụ thể hoặc thời gian nên và không nên tổ chức sự kiện tại Trung tâm hội nghị quận Tân Bình nhé.

Bên cạnh đó, sự kiện là nơi tập trung đông người nên khả năng lây nhiễm rất cao. Có thể nói đây là tình huống nan giải mà các dịch vụ tổ chức sự kiện đang phải đối mặt. Bởi vậy điều đầu tiên khi các doanh nghiệp muốn làm tổ cức sự kiện phải chú ý theo dõi những thông tin diễn biến của dịch bệnh. Như vậy đảm bảo an toàn cho doanh nghiệp, các cộng sự và khách mời tham gia sự kiện.

Thực hiện các biện pháp phòng tránh

Ngoài việc cập nhật, theo dõi thông tin từ các nguồn đáng tin cậy thì cũng phải tuân thủ các biện pháp phòng ngừa bệnh dịch theo tiêu chuẩn 5K của Bộ y tế để đảm bảo an toàn cho sức khoẻ của mọi người – những người tham gia sự kiện, các doanh nghiệp hợp tác để có một sự kiện thành công tốt đẹp ở trung tâm hội nghị.

Nếu đã quyết định tổ chức sự kiện trong mùa dịch, các doanh nghiệp cần thương lượng với phía nhà hàng hội nghị để có những chuẩn bị như máy kiểm tra thân nhiệt, nước xịt khuẩn,… ngoài ra cần phải khử trùng không gian của sự kiện.

Kiểm tra lại toàn bộ chương trình sự kiện

Kiểm tra và xác định những yếu tố nhằm hạn chế các nguy cơ lây nhiễm như những hành động bắt tay, giao tiếp gần nhau.

Giữ liên lạc, trấn an những người tham dự sự kiện

Trước hết, hãy cho những người tham dự của công ty biết rằng sự kiện vẫn đang diễn ra và được đảm bảo các phương án phòng ngừa bệnh dịch tại sự kiện. Điều này giúp tất cả khách mời yên tâm khi tham gia. Mà sự kiện do công ty tổ chức cũng tạo được những ấn tượng tốt với khách mời và đối tác.

Hãy lưu ý các biện pháp phòng tránh cho khách mời bằng cách các doanh nghiệp nên khuyến khích người tham dự rửa tay bằng dịch dịch khử trùng nhiều nhất có thể.

Tiếp đó, việc giữ liên lạc với khách mời là điều vô cùng quan trọng, bởi phòng khi trường hợp xấu nhất xảy ra có người mắc bệnh thì có thể giúp các cơ quan y tế kiểm soát những người từng tham gia sự kiện để có những biện pháp phòng tránh khoanh vùng thích hợp.

Giữ bình tĩnh trong mọi tình huống

Chỉ khi giữ bình tĩnh thì mới có thể tìm được những phương án xử lý tình huống tốt nhất cho sự kiện và được diễn ra suôn sẻ. Trong thời điểm diễn biến phức tạp của bệnh dịch, quý công ty không nên hoảng loạn cho dừng lại hoặc hủy tất cả các sự kiện của mình gây nên tổn thất lớn trong ngân sách tổ chức chương trình của các công ty. Hãy bình tĩnh theo dõi thông tin để có những biện pháp xử lý nhanh chóng và hợp lý nhất vừa đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi, vừa đem lại an toàn cho người tham gia cũng như đội ngũ nhân viên tổ chức tại trung tâm hội nghị quận Tân Bình.

Với sự phức tạp của bệnh dịch, những lúc như vậy các doanh nghiệp nên tìm kiếm đối tác chuyên nghiệp, uy tín như Trung tâm hội nghị quận Tân Bình để đưa ra những phương án phòng hờ trong những  trường hợp khó khăn. Ngoài ra Trung tâm hội nghị Tân Bình đang có khuyến mãi tổ chức hội nghị với giá hấp dẫn giúp doanh nghiệp tiết kiệm được ngân sách khi tổ chức sự kiện.

Bên cạnh đó, việc tổ chức sự kiện trong mùa dịch an toàn cùng những biện pháp phòng tránh tốt nhất là sự quan trọng dẫn đến sự thành công trong buổi sự kiện.