Việc tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng là những hoạt động đang được chú trọng trong các doanh nghiệp bởi những giá trị và sức ảnh hưởng mà nó đem đến là vô cùng lớn. Để tổ chức một sự kiện thành công và mang lại hiệu quả phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau như lên nội dung sự kiện, địa điểm, khách mời tham gia… Và chi phí chi cho tổ chức sự kiện đặc biệt quan trọng và luôn làm những nhà tổ chức phải đau đầu. Dưới đây là một số thông tin đưa ra cách dự trù chi phí tổ chức sự kiện chính xác nhất để bạn tham khảo.
Chi phí sự kiện gồm những chi phí gì?
Chi phí hội nghị khách hàng gồm những gì?
Doanh nghiệp hay công ty muốn lập được bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chính xác thì trước tiên cần biết chi phí để tổ chức một sự kiện bao gồm những khoản chi gì? Sau đây là các loại chi phí cụ thể cần lưu ý:
Chi phí thực
Chi phí thực bao gồm tiền chi trả sản xuất, mua bán đầu vào, chi phí cho nhân công, chi phí mua sắm các nguyên vật liệu cùng các trang thiết bị phục vụ cho tổ chức hội nghị cho khách hàng.
Chi phí ngầm
Nhắc tới chi phí ngầm chúng ta nghĩ ngay đến những chi phí chìm, chúng ta khó mà thấy ngay được. Tuy không công khai nhưng đây lại là một khoản chi phí không nhỏ cho mỗi sự kiện. Vì vậy để có thể lên kế hoạch hạch toán chi phí tổ chức sự kiện được chính xác thì cần phải thống kê được các khoản chi này. Tất cả bao gồm các chi phí khấu hao trang thiết bị, tồn kho, lưu kho…và những khoản chia phần trăm hoa hồng, gặp gỡ khách hàng, chi phí cơ hội.
Phí quản lý
Đây là chi phí phải có dành cho việc kiểm soát toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện hay hội nghị. Khi bắt đầu lập bảng chi phí tổ chức sự kiện thì nên chừa ra khoản tiền này dùng cho việc khắc phục các sự cố, vấn đề phát sinh không mong muốn để không ảnh hưởng đến các chi phí thực hiện đã có trong kế hoạch. Phí quản lý sẽ được tính theo từng khoảng nhỏ và chiếm từ 3 đến 10% trên một hợp đồng tùy theo quy mô, tính chất sự kiện.
>> Xem thêm: Trung tâm tổ chức sự kiện hội nghị cho khách hàng đẳng cấp nhà hàng Metropole.
Lên kế hoạch chi phí tổ chức sự kiện hợp lý
Lên kế hoạch chi phí tổ chức sự kiện hợp lý
Để đưa ra được mức chi tiêu thành bảng giá chi cho tổ chức sự kiện hợp lý thì các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thường áp dụng các phương pháp hữu hiệu như sau:
Tìm hiểu và xác định kế hoạch, mục đích sự kiện của khách hàng
Mỗi một khách hàng sẽ có những mong muốn và kế hoạch tổ chức cho sự kiện của họ không giống nhau. Vì vậy đơn vị tổ chức sự kiện, hay trung tâm hội nghị cần phải tìm hiểu để biết được khách hàng muốn gì, mục đích mà họ hướng tới, tiềm lực của khách hàng đến đâu…Dựa vào đó mà biết được hạng mục nào là cần thiết và phù hợp với hội nghị mà khách hàng sẽ tổ chức, cái nào cần phải sản xuất, cái nào phải thuê…
Đồng thời cũng cần nhanh chóng thống nhất kế hoạch với doanh nghiệp hay công ty một cách cụ thể, rõ ràng giảm thiểu những chi phí ngầm cho việc đi lại, gặp gỡ. Từ đó bạn có thể làm bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện được sớm nhất.
>> Tham khảo: Các bước tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất
Tận dụng tối đa những tài nguyên sẵn có
Tận dụng tối đa những tài nguyên sẵn có
Bất kì một trung tâm hội nghị tổ chức nào cũng có những cơ sở vật chất, trang thiết bị cùng nguồn nhân lực để hoạt động. Vì vậy cần tận dụng tối đa nguồn lực vốn có này của họ này một cách hiệu quả. Hơn nữa để có được mức chi phí tổ chức sự kiện hợp lý dành cho khách hàng, các đơn vị tổ chức cần có sự liên kết với các đơn vị cùng ngành, cùng lĩnh vực để có sự trợ giúp bổ sung tốt nhất cho nhau cùng nhau phát triển.
Kiểm tra chặt chẽ quá trình triển khai sự kiện
Việc giám sát giai đoạn triển khai sự kiện, hội nghị nhằm mục đích bảo đảm các trang thiết bị cần thiết luôn đáp ứng đầy đủ cho công việc. Hơn nữa điều cực kỳ quan trọng là phải có một người quản lý đảm nhận công việc tính chi phí tổ chức sự kiện, dự trù chi phí và tạm ứng trước. Kiểm soát chặt chẽ vấn đề tài chính để không thất thoát lãng phí cho doanh nghiệp của bạn.
>> Tham khảo: Đừng bỏ qua những tiêu chí quan trọng khi lựa chọn đơn vị tổ chức hội nghị cho khách hàng.
Hy vọng với bài viết trên doanh nghiệp/công ty có cho mình những thông tin hữu ích để dự trù chi phí một ngân sách phù hợp cho việc tổ chức hội nghị khách hàng thành công, mỹ mãn.