Ngày này, khi nhu cầu tổ chức sự kiện ngày càng nhiều các trung tâm hội nghị cũng đồng thời mọc lên như “nấm”. Do đó, việc chọn lựa một địa điểm tổ chức hội nghị cần được chọn lọc rõ ràng, để làm được điều đó chúng ta cần có những yếu tố quan trọng nào? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!.
1. Chi phí tổ chức hội nghị
Ngân sách luôn là một trong những yếu tố quan trọng bạn cần lưu tâm nhất. Khi đứng trên cương vị là người tổ chức sự kiện, bạn cần có những sự tìm hiểu giữa các trung tâm hội nghị khác nhau để tìm thấy những mức giá tốt. Các chi phí như thuê địa điểm tổ chức chương trình, thực đơn ăn uống, trang trí sảnh tiệc… Tất cả điều này còn phụ thuộc vào khung thời gian trong ngày hoặc mùa cao điểm hay thấp điểm trong năm. Chính vì thế, bạn cần chủ động liên hệ với trước với các địa điểm để nhận được sự tư vấn và mức ưu đãi tốt nhất. Đồng thời, điều này còn đảm bảo rằng giảm thiểu tối đa ngân sách cho tổ chức sự kiện.
Hãy đề ra một khoản ngân sách, kinh phí dự trù thích hợp để chương trình được diễn ra viên mãn nhất
2. Lựa chọn địa điểm tổ chức
Việc lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị sẽ là sự thu hút lớn đối với các khách mời tham dự. Điều bạn cần lưu tâm là địa điểm diễn ra sự kiện nên gần với đại đa số các khách mời sẽ tạo nên sự thuận tiện cho việc di chuyển đến địa điểm.
Lựa chọn trung tâm hội nghị và sảnh tiệc phù hợp
Một điều đáng lưu ý là tình hình kẹt xe, nước ngập của Việt Nam tại một số khu vực gây ảnh hưởng đến việc di chuyển của các khách mời. Bạn có thể tránh những khung giờ xấu, hoặc có thể vẽ sơ đồ lên thiệp mời những con đường ít đông xe…
3. Sức chứa và số lượng khách mời
Tiếp đến, dựa vào số lượng khách mời mà bạn có thể lựa chọn được điểm địa cũng như sảnh tiệc hợp lý. Tránh dẫn đến các tình trạng như thiếu chỗ ngồi, khách mời phải đứng hoặc ngồi các ghế dự bị phía ngoài. Khiến khách mời không có ấn tượng tốt, hoặc cho rằng đây là điểm không tinh tế của phía doanh nghiệp tổ chức.
Xác định số lượng khách mời và chủ đích của sự kiện giúp bạn được chọn lựa cách sắp trong khán phòng một cách phù hợp. Một buổi hội nghị có thể bao gồm nhiều mục đích khác nhau có hội nghị cần phải ghi chép, đặt laptop cá nhân… hoặc cũng có thể là tiệc đứng để các khách mời dễ dàng tương tác, thảo luận và trò chuyện với nhau. Bạn cũng không nên lựa chọn phòng tổ chức hội nghị quá lớn vì sẽ làm cho buổi hội nghị bị dư thừa nhiều không gian, mất đi sự trang trọng của sự kiện.
Số lượng khách mời cũng giúp bạn lựa chọn không gian tổ chức phù hợp. Một buổi hội nghị mà người tham gia phải ghi chép và sử dụng laptop thì sẽ không phù hợp với những không gian mà không có bàn để cho người tham dự sử dụng. Hoặc là bạn chọn một địa điểm có sức chứa quá lớn so với số người tham dự, làm cho buổi hội nghị bị dư thừa không gian, mất đi sự long trọng.
4. Trang thiết bị của địa điểm tổ chức
Để có thể truyền đạt đầy đủ những ý nghĩa và thông điệp của sự kiện, địa điểm tổ chức bạn đã chọn lựa cần đáp ứng đầy đủ về ánh sáng, âm thanh, màn hình LED lớn… Bạn sẽ không phải tốn thêm các khoản phí để thuê các dịch vụ phí ngoài để đáp ứng đầy đủ yêu cầu buổi hội nghị.
5. Đội ngũ nhân viên
Là người phụ trách tổ chức hội nghị, bạn sẽ có nhiều công việc cần lưu tâm vào ngày diễn ra hội nghị. Vì thế, hãy chắc chắn rằng đội ngũ nhân viên của địa điểm tổ chức là những người năng nổ trong công việc, nhiệt tình và sẵn sàng thích chứ trong mọi tình huống thể phát sinh.
Đội ngũ nhân viên luôn niềm nở, tận tình trong mọi tình huống khiến khách mời có trải nghiệm tốt nhất
Hy vọng những yếu tố trên sẽ giúp bạn lựa chọn được một trung tâm hội nghị hoàn hảo để sự kiện được diễn ra thành công và viên mãn nhất. Trung tâm hội nghị Riverside Palace luôn sẵn sàng tiếp đón và giải đáp các thắc mắc từ bạn.