Những năm trở lại đây, tổ chức hội nghị khách hàng tphcm dần là hoạt động không thể thiếu của các doanh nghiệp không những giúp tri ân các khách hàng trung thành mà còn là cơ hội cho các doanh nghiệp quảng cáo các sản phẩm mới, tổng kết những thành công của công ty trong suốt một năm vừa qua. Việc chuẩn bị và lựa chọn dịch vụ, địa điểm tổ chức ấn tượng, tạo nên sự hài lòng cho các đối tác là một câu hỏi khó cho nhiều nhà tổ chức sự kiện. Vì vậy, bài viết này sẽ giúp bạn nâng cao chất lượng tổ chức sự kiện khách hàng.
1. Phân bố mốc thời gian tổ chức hợp lý
Việc phân bố mốc thời gian hợp lý xuyên suốt buổi tiệc nhằm bao quát những vấn đề cần bàn luận và trao đổi với các khách hàng, đồng thời đảm bảo sự tập trung của mọi người đạt mức tối đa vào các vấn đề mà các diễn giả muốn truyền đạt, thông tin mọi người.
Lựa chọn khung thời gian thích hợp
Thời gian nên dành cho các cuộc họp hội nghị trung bình khoảng 75 phút. Để tận tối đa khoảng thời gian này, người chuẩn bị cho sự kiện này cần cô đọng những nội dung, chi tiết của cuộc họp, khuyến khích tối đa mọi người có sự thảo luận nhanh chóng, đi thẳng vào trọng tâm của vấn đề.
Ngoài ra, nếu buổi hội nghị có thời lượng thời gian dài hơn hoặc có nhiều nội dung cần trao đổi kĩ thì người tổ chức sự kiện nên có các buổi nghỉ giải lao giữa giờ hay có một buổi tea-break nhẹ. Thời gian nghỉ nên giao động từ 20 đến 40 phút đây sẽ là thời gian đủ để các khách hàng lấy lại năng lượng và tinh thần để tham gia vào nội dung của phần tiếp theo của hội nghị
2. Nâng cao kinh nghiệm giải quyết các tình huống phát sinh
Luôn sẵn sàng trước mọi tình huống thể hiện được sự chỉnh chu, chuyên nghiệp
Bất kỳ sự kiện nào cũng sẽ gặp những rủi ro khác nhau. Cách giải quyết những vấn đề này là mức độ hài lòng của khách hàng đối với buổi hội nghị. Những vấn đề và tình huống hay mắc phải có thể kể đến bên dưới đây:
- Một số khách hàng đến trễ: một công ty chuyên nghiệp thì luôn có sự chuẩn bị, chỉnh chu đúng giờ và là một trong những yếu tố quyết định quan trọng thành công của công ty. Chính vì vậy, việc bắt đầu đúng giờ không để trì trệ công việc của một vài vị khách mà bắt những người đến sớm chờ đợi. Thêm vào đó, bạn cũng cần kiểm tra lại các trang thiết bị màn hình LED, ánh sáng trong phòng tránh trường hợp trục trặc làm chậm tiến độ hội nghị.
- Mức độ tập trung của khách hàng: Các biểu hiện riêng như loay hoay nói chuyện riêng, sử dụng các thiết bị điện tử với mục đích giải trí. Vì vậy, người tổ chức chương trình cần đảm bảo nội dung mang tính thu hút, độc đáo để hấp dẫn sự chú ý của khách hàng. Đôi khi, vấn đề nằm ở cách diễn giải và phần nội dung chia sẻ chưa thật sự đạt đến “điểm chạm” của các khách hàng vì thế họ không muốn chia sẻ, bàn luận và tương tác trong sự kiện.
- Ngoài ra còn có các vấn đề xuất phát từ những cá nhân tổ chức hội nghị. Việc trau dồi vốn kỹ năng như thuyết trình, giải quyết các vấn đề trong nhiều tình huống khác nhau sẽ giúp sự kiện đạt được sự hài lòng, thành công viên mãn như mong muốn.
3. Nâng cao trải nghiệm trong không gian tổ chức hội nghị
Theo như báo cáo, chỉ có khoảng 23.4% khách hàng tham dự vào các buổi hội thảo, tri ân khách hàng của các doanh nghiệp. Nguyên nhân chính bởi do những trải nghiệm tích hợp của họ không có ấn tượng, các địa điểm tổ chức hội nghị chưa thật sự xuất sắc và mọi thứ không có gì độc đáo, mới lạ.
Nâng cao không gian hội nghị- nâng cao trải nghiệm khách hàng
Vì vậy, việc nâng cao trải nghiệm cho khách hàng trong các buổi hội nghị cần đặt ra những tiêu chuẩn cao hơn mức độ thông thường. Những công nghệ tiên tiến, hiện đại sẽ tạo nên những trải nghiệm ấn tượng, cảm hứng và tương tác giữa các diễn giả và khách hàng tốt hơn. Thêm vào đó, bạn cũng nên sử dụng công nghệ họp trực tuyến nhằm mục đích tăng khả năng tham dự của các khách hàng, đơn vị …
Lời kết
Phía trên là những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ chức hội nghị khách hàng tphcm với mong muốn giúp sự kiện của bạn diễn ra thành công và đạt được chất lượng dịch vụ tốt nhất.