Họp hành giữa các doanh nghiệp là hình thức thảo luận, phản biện, giao tiếp giữa các nhóm người. Mỗi cuộc họp sẽ có các khách mời cùng cấp bậc khác nhau nên việc sắp xếp chỗ ngồi phù hợp và điều quan trọng. Bởi thế tùy vào tính chất của mỗi sự kiện và không gian nơi diễn ra sự kiện mà các nhà tổ chức sẽ sắp xếp bàn ghế theo các phong cách không gian khác nhau. Bài viết sau đây chúng tôi sẽ gợi ý cho bạn những phong cách sắp xếp chỗ ngồi tại trung tâm hội nghị nhé.
Nguyên tắc cơ bản setup phòng hội nghị
Phân chia layout phòng họp
Layout phòng họp là tổng thể cách bố trí và phân chia không gian diễn ra như thế nào. Thông thường các dạng phòng họp hội nghị thường bố trí cùng các kiểu layout thoáng đãng. Chính xác hơn phòng hội nghị không được sử dụng thường xuyên chỉ có những cuộc họp quan trọng cần góp mặt đông đảo mọi người thì mới sử dụng. Tuy nhiên việc phân chia các khu vực cần phải thật sự hợp lý, phù hợp với tiêu chí từng mục tiêu sử dụng…
Sắp xếp chỗ ngồi hợp lý
Mỗi cuộc họp, ban tổ chức luôn có sự phân chia chỗ ngồi một cách rõ ràng không chỉ theo trình tự nhất định mà nó còn thuận tiện cho việc thảo luận và bàn bạc. Tại các hội nghị tùy thuộc vào hình thức mà cách trình bày sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp hội nghị cũng sẽ khác. Chẳng hạn như một kiểu sắp xếp chỗ ngồi phổ biến như “kiểu hỗ trợ” đây là một dạng phòng họp vị trí các thành viên hỗ trợ cho sếp, điều lưu ý là bạn nên ngồi vị trí vuông góc với sếp vì sắp xếp như thế giúp cả hai hiểu rõ nhau hơn và không bị rào cản, xử lý thông tin nhanh chóng.
Các kiểu setup bàn họp tại trung tâm hội nghị
Sắp xếp dạng chữ U
Không gian sắp xếp trung tâm hội nghị theo dạng chữ U
Dạng sắp xếp theo chữ U đa phần được triển khai cho các cuộc họp lớn: họp thảo luận vấn đề, họp hội đồng quản trị… nơi có người đại diện nói và các thành viên khác tham gia. Dạng này được sắp xếp dành cho số lượng khách tham gia tầm 20-40 người, khoảng cách giữa mỗi bàn tối thiểu là 5cm. Bạn nên cân chỉnh số lượng phù hợp để dạng sắp xếp này không quá dài và không ảnh hưởng sự tham gia của khách mời tham dự. Ưu điểm của kiểu sắp xếp dạng chữ U này tạo ra một không gian làm việc tốt đảm bảo sự tương tác giữa người tham gia, tầm nhìn chính diện dễ dàng tương tác.
Sắp xếp kiểu nhà hát (Theatre)
Sắp xếp khoảng cách hợp lý
Phòng họp cho thuê với kiểu nhà hát là kiểu khá thông dụng, bạn không cần kèm theo bàn cũng như ăn uống và ghi chép. Dạng sắp xếp này khá linh hoạt vì nó khá hợp với các loại phòng khác nhau. Các hàng ghế bạn nên sắp xếp theo hình bán nguyệt, hình tròn, hàng ngang và các nhân viên cần sắp xếp ghế theo kiểu so le để các khách mời ngồi sau không bị vướng tầm nhìn. Nên lưu ý khoảng cách ít nhất là 1m để có khoảng trống cho người tham dự di chuyển.
Sắp xếp dạng bàn tiếp khách và bàn cocktail
Kiểu bàn cocktail dễ tương tác với mọi người
Đây là kiểu setup phòng họp có hơi hướng phương Tây mang tính giao lưu phục vụ giải trí như hội thảo khách hàng, tiệc cuối năm… Việc sắp xếp không gian cũng khá thoải mái không mang tính rập khuôn, nhàm chán. Với kiểu này, bàn tiệc thường cao và có diện tích nhỏ với đường kính 15-30cm hoặc 38-70cm, mục đích để các khách mời đặt những ly rượu lên bàn hoặc nâng ly khi đi giao lưu. Kiểu phòng này sẽ tạo phong cách hiện đại, thanh lịch và sang trọng cho buổi họp.
Sắp xếp kiểu lớp học
Thiết kế dạng lớp học
Kiểu sắp xếp thịnh hành nhất tại hội nghị bởi dạng này theo kiểu lớp học thích hợp cho những sự kiện kéo dài, phát tài liệu cho khách tham dự cần ghi chép nội dung cuộc họp. Khoảng cách tối thiểu giữa các bàn có thể là 0.9 – 1m để dễ di chuyển. Tuy nhiên, nhược điểm của kiểu lớp học này là khả năng tương tác không được cao, nếu không khéo léo sắp xếp người tham gia chỉ thấy lưng người phía trước.
Kết luận
Trên đây chúng tôi đã gợi ý kiểu setup phòng họp và nguyên tắc cơ bản tại trung tâm hội nghị để bạn có thể tạo nên một không gian vừa tiện nghi và ấn tượng nhất. Hy vọng chia sẻ này sẽ giúp bạn có thể hiểu rõ và lựa chọn kiểu dáng phòng phù hợp tại trung tâm hội nghị.
→ Tham khảo: Địa điểm tổ chức hội nghị – Riverside Palace