Những năm gần đây, xu hướng tổ chức gala cuối năm, tiệc tất niên ngày càng đa dạng trong ý tưởng và độc đáo với nhiều cách tổ chức mới lạ. Từ kinh nghiệm nhiều năm tổ chức sự kiện, chúng tôi gợi ý cho bạn những bí quyết để có một bữa tiệc tất niên đáng nhớ. Việc tổ chức các buổi tiệc nội bộ doanh nghiệp tại trung tâm hội nghị hoặc đi du lịch cùng nhau là một trong những cách tốt nhất. Như vậy, tiệc tất niên là sự kiện quan trọng, tiêu biểu thường xuyên được áp dụng. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm được cách tổ chức tiệc cuối năm độc đáo và ấn tượng dành cho doanh nghiệp.
Những yếu tố cần thiết khi tổ chức tiệc tất niên tại trung tâm hội nghị
Tìm kiếm địa điểm tổ chức
Không gian hội nghị rộng lớn tại Riverside Palace
Tùy thuộc vào yêu cầu của doanh nghiệp mà có thể lựa chọn địa điểm khác nhau như tiệc ngoài trời, trung tâm hội nghị, nhà hàng… Đa phần các công ty, doanh nghiệp sẽ lựa chọn trung tâm hội nghị để tổ chức tiệc cuối năm cho công ty mình bởi tại đó có đơn vị cung cấp thức ăn, trang trí không gian…
Nhưng bạn muốn lựa chọn một địa điểm hoàn hảo nên xem qua các tiêu chí sau:
- Địa điểm tổ chức tiệc phải có nơi đậu xe rộng rãi.
- Không gian thoáng đãng, vừa đủ số lượng.
- Nếu lựa chọn tổ chức địa điểm ngoài trời hãy dự phòng một phương án khi thời tiết xấu.
Lên ý tưởng, chủ đề cho tiệc
Gam màu hài hòa với chủ đề bữa tiệc
Cuối năm có rất nhiều buổi tiệc tùng, vì thế nếu ý tưởng buổi tiệc cuối năm không có sự mới mẻ, sáng tạo, thì chắc chắn sẽ không để lại nhiều ấn tượng cho khách tham dự. Nên hãy suy nghĩ và tạo nên những ý tưởng thật bức phá dành cho tiệc cuối năm. Dưới đây là một số cách bạn có thể tham khảo và áp dụng như sau:
- Trang phục theo tông màu: Buổi tiệc cùng tông màu chủ đạo là đen và trắng là những tông màu cơ bản nhưng vẫn thể hiện được sự trang trọng, quý phái. Vào buổi lễ khách mời sẽ được yêu cầu về trang phục theo dresscode buổi lễ.
- Tiệc cắm trại: Một không gian ngoài trời trên bãi cỏ rộng lớn hoặc khu du lịch sinh thái được bài trí khá đơn giản, cảm nhận thiên nhiên trong lành. Cùng với đó là bàn tiệc bằng gỗ, xung quanh là những ánh đèn vàng lung linh.
- Tiệc hồ bơi: Một xu hướng sự kiện mới mẻ được tổ chức tại hồ bơi, hiện đại. Thích hợp cho những công ty, doanh nghiệp có số lượng tương đối ít dành cho thành viên ở độ tuổi trẻ trung, năng động.
- Hành trình cuối năm: Sân khấu sẽ được trang trí như một chiếc xe buýt, hoặc một đoàn tàu để dẫn dắt như một chuyến hành trình của doanh nghiệp.
Xác định số lượng người tham dự
Phân chia khu vực cho từng khách mời
Số lượng khách tham dự sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến nhiều quy trình tổ chức. Nếu không chốt được số lượng khách tham dự thì rất dễ dẫn đến quá tải cho buổi lễ. Doanh nghiệp sẽ mất kiểm soát chương trình. Thiếu hụt ngân sách đã vạch ra từ đầu. Vì vậy doanh nghiệp cần xác định rõ số lượng người tham gia.
Doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình lập danh sách như sau:
1. Thống nhất về số lượng khách mời.
2. Lập các loại danh sách khách mời (phân chia khách mời theo nhiều đơn vị khác nhau). Tương ứng như:
- Danh sách hạng A/VIP.
- Danh sách là cơ quan nhà báo/truyền thông.
- Danh sách khách mời chính thức.
- Danh sách khách mời dự bị.
Trong danh sách khách mời khi mới lập ra thường chỉ cần các thông tin cơ bản như:
- Họ tên của khách mời.
- Chức danh/ đơn vị công tác.
- Địa chỉ liên hệ.
- Thông tin liên hệ bao gồm số điện thoại, email, website.
- Những điểm cần chú ý trong sự kiện.
Ngân sách cho bữa tiệc
Một bữa tiệc sang trọng, mới lạ, ấn tượng chắc chắn không thể thiếu thực đơn tiệc cũng thể hiện quy mô, sự sang trọng, đẳng cấp của bữa tiệc. Cũng là cơ hội để tạo ấn tượng tốt với toàn thể nhân viên, đối tác, khách hàng thân thiết. Vì thế, doanh nghiệp cần phải cân nhắc kỹ lưỡng chi phí ăn uống để đảm bảo về chất lượng món ăn, đồ uống trong bữa tiệc. Thực đơn tiệc tất niên công ty cũng là hạng mục cần được quan tâm. Bữa tiệc sẽ càng trở nên ấn tượng nếu có thực đơn đa dạng, đủ món, thơm ngon, đẹp mắt. Ngoài ra, các món ăn cũng cần đảm bảo đạt chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm. Thông thường, mức chi cho thực đơn ăn uống trong tiệc dao động từ 30 – 50% tổng phí.
Tổng kết
Tiệc tất niên là dịp toàn thể các thành viên trong công ty giao lưu và nhìn lại một chặng đường đã qua. Để đảm bảo bữa tiệc thành công nhất doanh nghiệp cần lưu ý những hạng mục được đề cập sẽ giúp một phần nào đó cho bạn. Trung tâm hội nghị & Nhà hàng tiệc cưới Riverside tự hào là một trong những nhà hàng tiệc cưới HCM được nhiều công ty lựa chọn và tin tưởng là nơi tổ chức sự kiện tiệc tất niên cuối năm bởi sự uy tín và chu đáo của mình. Hy vọng bài viết trên sẽ là nội dung được bạn quan tâm nhé.
→ Tham khảo: Địa điểm tổ chức hội nghị – Riverside Palace