Việc lựa chọn một địa điểm tổ chức hội thảo tại tphcm có độ uy tín và chuyên nghiệp cao có thể là một công việc khó khăn. Để lựa chọn được một trung tâm phù hợp có thể tốn rất nhiều thời gian và công sức của người tổ chức sự kiện. Nếu bạn vẫn còn đang đắn đo không biết nên lựa chọn các trung tâm hội nghị nào ở tphcm thì hãy tham khảo bài viết dưới đây nhé!
1. Vị trí của trung tâm hội thảo
Đây là một trong những yếu tố đầu tiên mà người tổ chức sự kiện cần cân nhắc để đảm bảo buổi hội thảo diễn ra thành công. Địa điểm tổ chức hội thảo hội thảo cần thoả mãn một số yêu cầu nhất định, chẳng hạn:
-
Nằm ở khu vực trung tâm, trục đường lớn, giao thông thông thoáng để khách mời có thể di chuyển thuận lợi
-
Hệ thống giao thông công cộng ở khu vực xung quanh giúp tăng khả năng tiếp cận của người tham gia đến buổi hội thảo
-
Hệ thống bãi đỗ xe rộng rãi và thông thoáng tạo sự thuận tiện cho những khách mời sử dụng phương tiện cá nhân đến buổi hội thảo.
-
Địa điểm tổ chức hội thảo có những phức hợp nhà hàng, khách sạn hay địa điểm lưu trú để phục vụ nhu cầu của khách mời.
Việc lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo có vị trí thuận lợi sẽ tạo động lực để khách mời tham gia sự kiện.
2. Mục tiêu và tính chất hội thảo
Để có được không gian và cách bày trí, thiết kế hội thảo phù hợp thì việc xác định mục đích cũng như lý do tại sao buổi hội thảo được tổ chức là một nhân tố vô cùng quan trọng.
Có nhiều loại hội thảo khác nhau: hội thảo khách hàng, triển lãm , quảng bá sự kiện,… mỗi loại hình sự kiện sẽ có những mục đích và đối tượng khác nhau. Vì vậy việc xác định mục tiêu của hội thảo sẽ định hình không gian của buổi hội thảo.
Những buổi hội thảo đề cao sự sang trọng, tinh tế sẽ cần sự tỉ mỉ, chỉnh chu nhiều hơn. Ngược lại, những buổi hội thảo dành cho giới trẻ lại chú trọng sự tươi mới, trẻ trung.
Không gian hội thảo sang trọng, đẳng cấp
3. Lựa chọn thực đơn tea-break
Đối với những buổi hội thảo dài, được tổ chức trong hàng giờ đồng hồ hoặc hơn thì tea-break là một phần không thể thiếu.
Tea-break là một loại tiệc trà thường được diễn ra vào khoảng giữa giờ của buổi hội thảo để những vị khách tham gia có khoảng thời gian nghỉ ngơi, thư giãn và trò chuyện để xua tan không khí căng thẳng và nạp lại năng lượng để tiếp tục tham gia hội thảo.
Việc lựa chọn thực đơn tea-break hấp dẫn sẽ gây ấn tượng tốt đối với khách mời và làm cho buổi hội thảo trở nên hấp dẫn, sinh động. Một buổi tea-break thường bao gồm:
-
Các loại trái cây: dưa hấu, táo, cam, nho,…
-
Các loại bánh ngọt và bánh mặt thơm ngon và bắt mắt
-
Các loại thức uống đa dạng
Menu tea-break ấn tượng sẽ thu hút khách mời
4. Trang thiết bị hiện đại
Để buổi hội thảo diễn ra thành công tốt đẹp, sự hỗ trợ của những trang thiết bị hiện đại là một yếu tố vô cùng quan trọng.
Bạn cần liên hệ và đi thực nghiệm địa điểm tổ chức hội thảo để kiểm tra xem bên cung cấp dịch vụ có trang bị cho bạn những thiết bị cần thiết và và đủ tốt để phục vụ cho sự kiện hay không. Chẳng hạn, hệ thống đèn có được đảm bảo hay không, âm thanh có rõ ràng hay bị rè không, độ sắc nét của hệ thống máy chiếu,…
Ngoài ra, bạn cũng cần chú ý đến cách bố trí của trang thiết bị và máy móc có phù hợp với mục đích tổ chức của bạn hay chưa. Nếu chưa, thì bạn có thể nhờ đơn vị thi công bày trí theo ý muốn của bạn.
Cách bố trí trang thiết bị phải phù hợp mục đích buổi hội thảo
5. Nhân viên hỗ trợ cho sự kiện
Nhân viên phục vụ là người thường xuyên và trực tiếp tiếp xúc với khách mời trong hội thảo của bạn. Vì vậy, thái độ và tác phong làm việc của các nhân viên phần nào tác động đến sự hài lòng của khách mời đối với buổi hội thảo của bạn.
Do đó, bạn nên lựa chọn những trung tâm tổ chức hội thảo uy tín, có chất lượng dịch vụ tốt để đảm bảo khách mời của bạn nhận được thái độ nhiệt tình và tử tế từ nhân viên.
Ngoài ra, bạn cũng thể trao đổi với bên trung tâm hội nghị để được hỗ trợ nhân viên giúp quản lý, theo dõi, và hiệu chỉnh hệ thống âm thanh, ánh sáng cũng như hệ thống máy chiếu để đảm bảo quá trình tổ chức hội thảo diễn ra suôn sẻ.
Hy vọng với những thông tin trên, bạn đã có được bộ tiêu chí của riêng mình để lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại tphcm phù hợp.