Khi tổ chức sự kiện, bạn có rất nhiều lựa chọn về cách bố trí bàn ghế tại trung tâm hội nghị khác nhau. Mỗi phong cách sẽ phù hợp với từng loại hội nghị khác nhau, tùy theo mục đích và đặc điểm của từng hội nghị. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ 6 phong cách bố trí phổ biến để bạn có thể dễ dàng lựa chọn.
1. Sắp xếp kiểu boardroom
Đây là kiểu setup bàn ghế cơ bản và thường được sử dụng trong các cuộc họp của Ban giám đốc công ty, họp nhóm, họp nội bộ các phòng ban,… khi các thành viên cùng tụ họp trong cùng một bàn để bàn bạc một vấn đề nhất định.
Phong cách bố trí này đòi hỏi setup bàn hình chữ nhật hoặc oval, hình tròn khép kín ở trung tâm và ghế được bố trí xung quanh, dọc theo không gian bàn cho những người tham gia.
Phong cách bố trí này thường được sử dụng cho các buổi họp, thảo luận chuyên sâu nhưng với số lượng không quá 25 người.
Chính vì đặc tính của cách bố trí, thiết kế bàn ghế kiểu boardroom, nên những buổi hội thảo có quy mô trung bình thì đây là phong cách bố trí mà bạn nên cân nhắc.
Sắp xếp bàn ghế theo kiểu boardroom
2. Sắp xếp kiểu Hollow square
Đây là phong cách bố trí bàn ghế theo kiểu chữ U kín, bao gồm 4 dãy bàn hình chữ nhật, hình vuông hay bất cứ hình dạng nào mà được đặt liền kề nhau tạo thành một hình chữ U khép kín.
Điều tạo nên sự khác biệt giữa cách bố trí này với phong cách boardroom là khoảng không gian trống ở giữa, giúp cho các thành viên trong cùng nhóm/ dãy bàn dễ dàng tương tác và trao đổi hơn.
Kiểu bố trí này phù hợp cho những buổi hội nghị mà trong đó người tham gia được chia thành nhiều nhóm nhỏ để thảo luận. Người điều hành buổi hội thảo có thể dễ dàng di chuyển giữa các bàn để kiểm tra tiến độ cũng như trao đổi với từng nhóm cụ thể.
3. Sắp xếp theo hình chữ U
Đối với kiểu bố trí này, bàn được sắp xếp liền kề nhau tạo thành hình chữ U với ghế được bố trí bên ngoài.
Sắp xếp bàn ghế theo hình chữ U thường được sử dụng cho các cuộc họp nội bộ công ty, hội đồng quản trị, hoặc giữa các phòng ban với nhau.
Đây là kiểu bố trí bàn ghế linh hoạt, giúp cho những diễn giả tham gia hội nghị có thể lần lượt tiến lên vị trí trung tâm buổi họp và trình bày bài phát biểu của mình.
Kiểu bố trí này đảm bảo người tham gia hội nghị hướng sự tập trung về người phát biểu chính ở khu vực trung tâm. Tuy nhiên, bạn nên lưu ý không nên để cho phần chữ U quá dài, làm giảm sự tương tác và kết nối của người tham gia với buổi hội nghị.
4. Sắp xếp kiểu rạp hát
Đây là phong cách bố trí cổ điển nhất mà các trung tâm hội nghị thường sắp xếp. Giống như rạp hát, hội nghị của bạn sẽ được chia làm 2 khoảng không gian. Phần phía trên sẽ là sân khấu để diễn giả/ phát ngôn viên có thể trình bày, phát biểu trong khi khán thính giả ngồi dưới, mặt đối mặt với sân khấu.
Kiểu bố trí này phù hợp cho những buổi hội thảo với số lượng lớn người tham gia và bạn có thể linh hoạt bố trí bàn ghế theo hình bán nguyệt, hình tròn, hay dàn hàng ngang tùy theo mục đích của bạn.
Kiểu rạp hát phù hợp những hội nghị có số lượng lớn
5. Sắp xếp kiểu lớp học
Đây là kiểu bố trí bàn ghế tổ chức hội nghị có sự kết hợp của những phong cách khác nhau. Ở kiểu sắp xếp này, người tham gia vẫn ngồi thành hàng ngang đối diện với sân khấu, nhưng trước mặt họ sẽ được bố trí thêm bàn để thực hiện ghi chép hay sử dụng laptop cá nhân.
Việc lựa chọn kiểu bố trí này sẽ phù hợp với những hội nghị đòi hỏi người tham gia phải tương tác, ghi chép nhiều cũng như tạo không gian để khách mời tì tay khi tham gia những buổi hội thảo kéo dài.
Bố trí theo kiểu lớp học của trung tâm hội nghị Riverside Palace
6. Sắp xếp kiểu bàn tròn
Phong cách bố trí này phù hợp cho những buổi hội nghị có thêm sự kiện ăn uống hoặc những buổi họp không có sự phân biệt về quyền hạn, chức vụ của những người tham gia.
Đối với kiểu sắp xếp này, bạn nên bố trí nửa số ghế của bàn để đảm bảo tất cả khách trong bàn có thể hướng mắt về sân khấu và tương tác với diễn giả.
Một điểm lưu ý là kiểu bố trí này sẽ chiếm nhiều không gian hội nghị của bạn.
Trên đây là 6 phong cách setup bàn ghế phổ biến và thông dụng nhất mà bạn sẽ bắt gặp tại các trung tâm hội nghị. Tùy theo mục đích, quy mô, cũng như tính chất mà bạn hãy lựa chọn cách bày trí phù hợp nhé.
>>>Xem thêm: Địa điểm tổ chức hội nghị tại thành phố Hồ Chí Minh