Tổ chức chương trình hội thảo là một sự kiện quan trọng đối với doanh nghiệp nhằm mục đích quảng bá thương hiệu và nâng cao giá trị sản phẩm. Vì vậy, việc lựa chọn địa điểm tổ chức cần phải xem xét kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định. Dưới đây sẽ là một số nghiệm nghiệm khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại Tp.Hcm mà bạn có thể tham khảo.
1. Lựa chọn địa điểm hội thảo phù hợp với quy mô tổ chức
Quy mô hội thảo chính là yếu tố đầu tiên cũng như quan trọng nhất để đưa ra quyết định lựa chọn đâu mới là nơi tổ chức hội thảo. Nó phụ thuộc vào số lượng khách mời tham dự nhiều hay ít. Mỗi sự kiện đều có đối tượng khách mời khác nhau vì vậy bạn nên phân chia từng nhóm khách mời riêng biệt như nhóm khách mời quan trọng, nhóm khách mời chính,… để đơn vị tổ chức có thể bố trị vị trí chỗ ngồi sao cho hợp lý.
Sau đó bạn cần phải lên danh sách số lượng khách mời cụ thể một cách chi tiết để xác định được địa điểm tổ chức nào sẽ phù hợp. Bởi nếu số lượng khách ít mà không gian tổ chức lại quá lớn, điều này vô tình tạo nên cảm giác trống trải, thiếu đi sự gắn kết giữa mọi người làm cho không khí buổi sự kiện rất dễ bị nhạt nhẽo. Ngược lại, không gian tổ chức quá nhỏ mà số lượng khách mời lại đông thì dễ gây ra cảm giác không thoải mái, ngột ngạt cho khách tham dự. Từ đó dẫn đến hiệu quả của sự kiện hội thảo bị suy giảm.
Quy mô sự kiện là yếu tố quan trọng quyết định chọn địa điểm hội thảo
Để có thể chọn được địa điểm tổ chức hội thảo phù hợp bạn nên dành chút thời gian để tham khảo thêm nhiều địa điểm hay độc phản hồi từ những người đã thuê địa điểm đó để có được cái nhìn tổng quan để đánh giá và đưa ra lựa chọn tốt nhất.
2. Xác định rõ tính chất của sự kiện
Việc xác định tính chất của sự kiện phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như nội dung sự kiện hay đặc điểm của khách mời tham dự. Bởi không phải buổi hội thảo nào cũng mang tính cứng nhắc và khuôn mẫu cả. Đối với những hội thảo khoa học hay hội thảo nội bộ giữa các chuyên gia trong ngành,… thì địa điểm tốt nhất để tổ chức đó là những phòng họp kín để cách âm tránh gây ồn ào, mất tập trung ví dụ như ở hội trường hay các phòng họp lớn. Còn đối với các sự kiện hội thảo về sáng tạo, du lịch hay vui chơi nên chọn những nơi có không gian mở, gần gũi với thiên nhiên ví dụ như loại hình tổ chức ngoài trời hay công viên,…
Tính chất sự kiện sẽ quyết định không gian không gian diễn ra hội thảo
3. Trang thiết bị đáp ứng đầy đủ nhu cầu của buổi sự kiện
Sau khi đã xem xét xong hai yếu tố về quy mô và tính chất của buổi hội thảo, vấn đề tiếp theo cần được quan tâm chính là trang thiết bị của sự kiện. Đối với các buổi hội thảo có quy mô lớn thì nhu cầu về trang thiết bị cũng cần phải đòi hỏi có sự đầu tư chuyên nghiệp về chất lượng hơn so các hội thảo có quy mô nhỏ.
Trang thiết bị cần đáp ứng đủ nhu cầu của hội thảo
Các thiết bị thiết yếu không thể thiếu trong các buổi hội thảo đó là: dàn âm thanh, máy chiếu,micro,…
Đối với những hội thảo mang tính học thuật hay khoa học sẽ cần những thiết bị mang tính chất trình chiếu như máy chiếu, bút chỉ, bút laser, màn hình LED,… Còn đối với các hội thảo khách hàng, các thiết bị cần được bố trí và lắp đặt sao cho các sản phẩm được thu hút hơn, việc trang trí không gian chính là yếu tố then chốt của mô hình hội thảo này.
>> Tham khảo: Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện sang trọng, uy tín tại Tp.Hcm
4. Thông tin về địa điểm tổ chức
Trước khi quyết định chọn địa điểm tổ chức tổ chức hội thảo nào đó bạn cần nắm rõ những thông tin cần thiết về địa điểm đó. Để tìm hiểu những thông tin mà bạn cần thì bạn có thể tham khảo địa chỉ website của đơn vị tổ chức sự kiện hay đọc feedback từ những khách hàng đã từng sử dụng dịch vụ tại đó.
Những thông tin bạn cần tìm hiểu đầu tiên đó là về chất lượng dịch vụ, giá cả, ưu đãi,… để có thể đưa ra quyết định chọn địa điểm đáp ứng được mọi nhu cầu tính chất sự kiện và cả kinh phí mình có.
Lời kết
Với những kinh nghiệm chia sẻ trên, hy vọng sẽ là những thông tin hữu ích cho doanh nghiệp trong việc tìm và lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại Tp.Hcm thích hợp nhất. Chúc bạn thành công nhé!