Hội nghị khách hàng là dịp để doanh nghiệp gặp gỡ các khách hàng đã tin tưởng hợp tác với mình trong một năm vừa qua. Vì mỗi năm chỉ diễn ra một lần như vậy nên cần được chuẩn bị kỹ lưỡng, hạn chế sai sót tránh để khách hàng không hài lòng. Trong bài viết này Metropole sẽ chia sẻ một số lưu ý để xây dựng một hội nghị thành công và tốt đẹp.
Lên danh sách số lượng người tham gia
Đây là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất mà các công ty, doanh nghiệp cần xác định càng sớm càng tốt. Việc sớm nắm trong tay số lượng khách tham dự hội nghị sẽ giúp lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp nhất, đảm bảo không gian thoải mái, khoảng cách các lối đi giữa các bàn với nhau không quá chật hay quá hẹp giúp khách hàng thuận tiện trong việc di chuyển.
Dựa vào số lượng khách mời, doanh nghiệp cũng có thể linh hoạt bố trí hệ thống âm thanh, ánh sáng làm sao để dù ngồi ở bất kỳ nơi nào trong sảnh cũng nắm bắt được các thông tin đang được truyền đạt.
Không gian hội nghị khách hàng phải được lựa chọn dựa trên số lượng khách tham dự
Địa điểm tổ chức hợp lý
Đây là yếu tố quan trọng thứ hai mà Metropole muốn các doanh nghiệp lưu ý bởi nó sẽ phản ánh mức độ tâm lý của bạn đối với khách hàng. Để thuận tiện cho khách hàng chuẩn bị phương tiện di chuyển và không gặp khó khăn khi tìm địa chỉ, bạn nên chọn những trung tâm hội nghị ở trung tâm thành phố nhằm thuận tiện cho khách hàng sắp xếp thời gian của mình tới tham dự. Địa điểm lựa chọn nên có bãi giữ xe riêng, bạn cũng không muốn để khách hàng không phải gửi xe rồi đi bộ cả một quãng đường dài mới đến được nơi diễn ra hội nghị phải không nào?
Hầm gửi xe riêng ngay bên dưới trung tâm hội nghị và tiệc cưới Metropole
Ngoài ra, các bạn nên chọn những trung tâm tổ chức hội nghị uy tín, có nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức các buổi hội nghị, hội thảo,… bởi họ có đội ngũ nhân viên phục vụ chuyên nghiệp sẽ giúp buổi lễ long trọng của bạn được tổ chức một cách bài bản và tránh được những sai sót không đáng có.
Truyền thông hội nghị khách hàng trên mạng xã hội
Bạn hãy lên kế hoạch thời gian quảng bá hội nghị của bạn. Không nên quảng bá quá sớm khiến sự kiện của bạn “giảm nhiệt”, cũng không nên thông báo quá trễ tránh khách hàng không nắm kịp thông tin, không có thời gian lên lịch và tệ hơn là không sắp xếp được lịch trình để đến tham dự.
Tốc độ truyền tin trên các trang mạng xã hội lớn như Facebook, Linkedin, Twitter chỉ tính trong tích tắc. Đây chính là phương tiện liên kết không thể hoàn hảo hơn dành cho các khách hàng và tổ chức của bạn. Hãy lên kế hoạch xây dựng các bài viết thông báo về sự kiện và đăng chúng trên nền tảng các trang mạng xã hội này, dựa vào mức độ quan tâm của họ cũng sẽ góp phần thăm dò lại số lượng khách hàng sẽ tham dự hội nghị của bạn.
>> Xem thêm: Bạn đã biết cách tổ chức hội nghị tiết kiệm mà vẫn chuyên nghiệp chưa?
Truyền thông hội nghị khách hàng của bạn để thu hút khách tham dự
Thời gian diễn ra hội nghị khách hàng
Thời điểm lý tưởng nhất để tổ chức sự kiện đó là vào dịp cuối tuần. Đây là khoảng thời gian tương đối phù hợp với đại đa số các khách mời. Tuy nhiên vì là “giờ vàng” chắc chắn cũng sẽ có nhiều đơn vị muốn tổ chức vào thời điểm này. Để đảm bảo an toàn, bạn cần liên hệ với địa điểm mà bạn dự định tổ chức hội nghị để hỏi lịch trống, tiến hành đặt chỗ trước, đồng thời Metropole khuyên bạn nên xây dựng cho mình những kế hoạch dự phòng trong trường hợp nơi tổ chức kín lịch hoặc quá tải để bạn kịp thời ứng phó, xoay xở tìm được một địa điểm khác, đảm bảo được danh tiếng và sự chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của bạn.
Tiến hành setup và chạy thử chương trình
Dù là sự kiện lớn hay nhỏ, diễn ra hàng tuần, hàng tháng hay hàng năm đều cần có các buổi chạy thử chương trình để rà soát lại lần cuối nhằm phát hiện những lỗi sai nằm ngoài dự tính ban đầu. Có rất nhiều doanh nghiệp thường chủ quan bỏ qua bước chạy thử này và theo Metropole đây là một điều bạn nên tránh. Việc chạy thử chương trình không mất nhiều thời gian như bạn nghĩ, hãy tiến hành chạy thử các bộ phận riêng biệt trước để kiểm tra rồi ráp lại chạy toàn bộ chương trình như đúng theo kịch bản trước 1-2 ngày diễn ra hội nghị là được. Trong quá trình chạy thử, bạn nên quan sát và “tưởng tượng” một vài tình huống bất ngờ nào đó có thể phát sinh và thảo luận với bộ phận kỹ thuật hoặc đội ngũ nhân viên phục vụ tại nơi tổ chức.
Vậy là Metropole đã thông tin đến bạn một vài lưu ý nho nhỏ nhưng có tác dụng to to, giúp buổi hội nghị khách hàng của bạn diễn ra thật hoàn mỹ. Chúc cho mối quan hệ hợp tác giữa bạn và các khách hàng luôn luôn bền chặt và thật nhiều thành công!
Xem thêm: Làm sao để hội nghị thu hút hơn?