Những sự kiện lớn của một doanh nghiệp thường sẽ là các buổi hội nghị và gặp gỡ khách hàng. Tuy nhiên, buổi hội nghị đó có thành công tốt đẹp hay không sẽ tùy thuộc vào khá nhiều điều kiện tiên quyết. Và việc lựa chọn một trung tâm hội nghị sẽ là một yếu tố quan trọng đóng vai trò đặc biệt cần thiết. Thế nên, các bạn hãy chú ý đến những điều sau đây để có thể lựa chọn một nơi tổ chức hội nghị phù hợp với doanh nghiệp nhất.
Vị trí trung tâm hội nghị phù hợp với khách mời
Một điểm mấu chốt trong việc thuyết phục những người tham gia chương trình đó là việc chọn ra một trung tâm tổ chức hội nghị thỏa mãn các yêu cầu di chuyển của khách mời cũng như đối tác. Tốt nhất là bạn nên lựa chọn những địa điểm tổ chức hội nghị trên một tuyến đường lớn để khách mời có thể dễ dàng tìm thấy và thuận tiện cho việc di chuyển.
Vị trí trung tâm tổ chức hội nghị là một yếu tố vô cùng quan trọng
Hãy bỏ qua các địa điểm nằm quá xa trung tâm thành phố hoặc những nằm trên những tuyến đường thường xuyên kẹt xe và ùn tắc gây cản trở cho khách mời. Điều đó cũng làm cho khách mời bị mất hứng và không có động lực để có thể tham gia buổi hội nghị một cách thoải mái.
Giá cả
Về giá cả thì bạn hoàn toàn có thể tìm được một trung tâm tổ chức hội nghị quy mô từ lớn đến nhỏ dựa trên kinh phí của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để có thể toát lên vẻ sang trọng và đẳng cấp của một doanh nghiệp thì bạn không thể nào lựa chọn một trung tâm tổ chức hội nghị quy mô nhỏ mà phải lựa chọn một nơi có quy mô hoành tráng hơn.
Bạn có thể khảo sát và tham khảo nhiều trung tâm lớn để có thể so sánh các mức giá với nhau, cạnh đó thì bạn cũng nên xem xét qua các gói ưu đãi hoặc dịch vụ đi kèm của bên tổ chức hội nghị để xem có phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp hay không.
Các dịch vụ đi kèm của trung tâm hội nghị
Các dịch vụ đi kèm cũng đóng góp một vai trò quan trọng trong trải nghiệm của các vị khách mời tham dự. Một chương trình thành công không chỉ dựa vào người phát biểu và người nghe mà còn phụ thuộc vào rất nhiều các yếu tố liên quan như cơ sở vật chất, hệ thống âm thanh, ánh sáng,.. Thế nên, bạn nên xem xét qua các dịch vụ đi kèm này để có thể mang lại một buổi hội nghị chuyên nghiệp và đẳng cấp để làm nên tên tuổi của một doanh nghiệp.
Ngoài ra, bạn cũng có thể chủ động trong việc lựa chọn thực đơn cho buổi hội nghị. Hãy lựa chọn cho các quý thực khách những món ăn hợp khẩu vị, dễ ăn và sang trọng để thể hiện sự thiện chí và tinh tế trong từng khâu tổ chức.
Không gian phù hợp với số lượng khách mời
Một buổi hội nghị chuyên nghiệp sẽ không thể nào diễn ra tình trạng người đứng người ngồi đúng không nào? Vì thế để làm tăng tối đa sự hài lòng của các khách mời, bạn sẽ phải lựa chọn một không gian vừa đủ rộng, lối đi thoải mái để thuận tiện trong việc đi đứng trong buổi hội nghị. Ngoài ra, bạn cũng nên kiểm soát được danh sách của khách mời để lập ra sơ đồ chỗ ngồi nhằm tránh những tình trạng bất cập có thể xảy ra.
Không gian sảnh cần đủ lớn để chứa đủ khách mời
Về trang trí, thường thì bên ban tổ chức sẽ trang bị sẵn cho khách hàng. Bạn cũng có thể trao đổi với nhân viên để thống nhất lên ý tưởng trang trí phù hợp với chủ đề của buổi hội nghị.
Nhân viên phục vụ tận tình
Thái độ phục vụ của nhân viên cũng ảnh hưởng không ít đến sự hài lòng của các khách mời tham dự. Một trung tâm tổ chức hội nghị có uy tín hay không sẽ phụ thuộc rất nhiều về cách họ quản lý đội ngũ nhân viên. Thế nên, bạn cũng nên xem xét qua về cách phục vụ của nhân viên từ nhân viên chăm sóc khách hàng đến nhân viên phục vụ để không bị ảnh hưởng tâm trạng khách mời trong quá trình diễn ra buổi hội nghị. Ngoài ra, bạn cũng nên có yêu cầu về tác phong, đồng phục đối với nhân viên đồng phục trong buổi hội nghị để phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp.
Nhân viên phục vụ tận tình giúp tăng sự hài lòng của khách mời
Tạm kết
Đằng sau một chương trình thành công đó là cả một thời gian triển khai và thực hiện. Khi một doanh nghiệp tiến hành tổ chức một chương trình lớn, thì để có thể hợp tác và đem về hiệu quả tốt và thành công nhất thì doanh nghiệp phải chăm chút từ việc lên kế hoạch đến việc chọn trung tâm tổ chức uy tín. Một chương trình thành công sẽ lưu được ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác để qua đó có cơ hội lôi kéo khách hàng đến với doanh nghiệp. Chính vì vậy hãy chọn trung tâm hội nghị thật phù hợp nhé!
>>> Xem thêm: Trung tâm tiệc cưới sang trọng bậc nhất nằm cạnh sông.