Những sự kiện hội nghị thường không đòi hỏi quá nhiều sự sáng tạo về mặt trang trí hay trình diễn tuy nhiên việc sắp xếp chỗ ngồi là một trong những yếu tố góp phần tạo nên sự thành công của sự kiện. Hãy cùng tìm hiểu những cách bày trí không gian tại trung tâm hội nghị phổ biến hiện nay nhé.
Kiểu sắp xếp Theater (Nhà hát)
Sắp xếp phòng họp theo kiểu Nhà hát (Theater)
Đây là một trong những kiểu sắp xếp thông dụng và phù hợp cho nhiều loại phòng hợp với chỗ ngồi đối diện với sân khấu, bàn họp hoặc các diễn giả. Kiểu sắp xếp Nhà hát này phù hợp với những người tham dự là thính giả nên sẽ không có bàn phục vụ mục đích ăn uống hay ghi chép. Lưu ý với kiểu sắp xếp Theater nên chừa ra lối đi khoảng 1m ở giữa 2 khu vực sắp xếp ghế để người tham dự buổi sự kiện có thể di chuyển trong trường hợp cần thiết.
Kiểu sắp xếp lớp học
Kiểu bố trí không gian phòng họp – hội nghị này là giải pháp thoải mái nhất dành cho các vị đại biểu hướng lên sân khấu và có diện tích rộng rãi cho mọi người ghi chép, đọc tài liệu hay dùng máy tính xách tay. Cách sắp xếp bàn ghế theo kiểu lớp học khoa học nhất là đặt phía dưới sân khấu và mở rộng dần về phía cuối khán phòng và hướng tầm nhìn về phía người nói. Ngoài ra, khoảng trống giữa các bàn họp dao động từ 50 – 60 cm là hợp lý cho mỗi người trên một bàn và không gian tối thiểu giữa các bàn họp là 0.9 – 1m giữa mỗi bàn.
Kiểu sắp xếp chữ U cho các buổi hội nghị
Phòng họp kiểu chữ U đảm bảo sự tương tác giữa khách tham dự
Phong cách bày trí không gian này phù hợp với những cuộc họp tại văn phòng công sở điển hình như họp hội đồng quản trị, họp nhóm thảo luận hay họp giữa các phòng ban… nơi có 1 người đứng đầu phát biểu và nhiều thành viên khác tham gia và đảm bảo được sự tương tác giữa những người tham dự hội nghị. Để bày trí, người ta thường sắp xếp bàn ghế phòng họp theo kiểu chữ U để trống ở giữa với nhiều ghế xung quanh bên ngoài với khoảng cách tối thiểu là 5cm giữa mỗi bàn của người tham dự. Lưu ý là loại hình này chỉ phù hợp với những buổi hội nghị với số lượng người tham dự từ 25 người trở xuống để tránh trường hợp các phần của chữ U trở nên quá dài.
Sắp xếp không gian hội nghị theo kiểu Conference
Kiểu sắp xếp Conference phù hợp với những buổi họp quy mô vừa
Các cuộc họp công ty có quy mô vừa phải, giữa các phòng ban, bộ phận, họp hội đồng quản trị, họp nhóm thảo luận chung… sẽ phù hợp với kiểu Conference này. Với kiểu sắp xếp này, bạn sẽ cần sử dụng ít nhất 1 chiếc bàn họp lớn, mặt hình chữ nhật hoặc hình bầu dục hay oval… với những chiếc ghế chân quỳ được bố trí xung quanh bàn. Lưu ý điểm hạn chế của cách sắp xếp này chính là số lượng chỉ khoảng từ 15 người trở xuống vì nếu vượt quá số lượng, người tham dự sẽ khó theo dõi buổi thuyết trình nghe nhìn.
Kiểu sắp xếp phòng họp rỗng ở giữa (Hollow)
Sắp xếp phòng họp theo kiểu Hollow tại trung tâm hội nghị
Các thành viên tham dự sẽ dễ dàng giao tiếp và trao đổi với nhau về các vấn đề liên quan trong cuộc họp mà không cần đến nhà lãnh đạo hay diễn giả được chỉ định cụ thể. Các bàn hội nghị khi sắp xếp theo kiểu Hollow sẽ dùng bàn vuông trong một bát giác vuông hoặc hình chữ nhật, để trống phần ở giữa và sắp xếp các ghế ngồi xung quanh. Kiểu không gian này phù hợp với số lượng thành viên tham gia từ 12 – 30 người để có thể đảm bảo cung cấp không gian làm việc và sự giao tiếp giữa những người tham dự.
Tạm kết
Bạn đọc có thể điểm qua những cách bày trí không gian hội nghị phổ biến thông qua bài viết trên. Hy vọng độc giả tìm thấy phong cách sắp xếp phòng họp tại các trung tâm hội nghị phù hợp với doanh nghiệp.