Hội thảo là sự kiện không thể thiếu của các doanh nghiệp và cần có sự chuẩn bị chỉn chu để đảm bảo buổi hội thảo diễn ra đúng theo kế hoạch. Tuy nhiên, những sai lầm khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo vẫn còn khá phổ biến. Hãy cùng theo dõi bài viết về những sai lầm đó nhé.
Vấn đề chi phí của doanh nghiệp
Đây là vấn đề doanh nghiệp cần đưa lên hàng đầu khi quyết định địa điểm tổ chức hội thảo. Nếu không để ý và lên kế hoạch chi tiết cho những khoản chi tiêu sẽ dẫn đến tình trạng ngân sách bị hao hụt và gây ảnh hưởng cho doanh nghiệp. Ngoài ra, các công ty hay tổ chức lâu đời nên lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo có chính sách chi phí rõ ràng và cụ thể. Ngoài ra, doanh nghiệp cần để ý xem những khoản tiền tăng thêm có thể ẩn trong mục chi phí đưa ra như đậu xe, Wi-Fi, đồ ăn nhẹ hay nước giải khát… có được thể hiện trong hợp đồng hay không để tránh trường hợp “tiền mất tật mang”.
Doanh nghiệp cần chú ý chi phí khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo
Không chuẩn bị chỗ nghỉ ngơi cho khách tham dự
Việc không chuẩn bị chỗ nghỉ ngơi cho khách tham gia là một thiếu sót lớn cho doanh nghiệp. Bất kỳ sự kiện nào cũng cần có thời gian nghỉ ngơi để ban tổ chức chương trình hay khách mời thư giãn và xốc lại tinh thần sau khoảng thời gian họp hội. Do đó, việc đảm bảo nơi nghỉ ngơi sẽ mang đến cho khách mời cơ hội nghỉ ngơi và thư giãn sau một ngày bận rộn. Doanh nghiệp có thể lựa chọn địa điểm nghỉ ngơi cho khách mời ngay trong khuôn viên tổ chức buổi hội thảo hoặc tại khách sạn sang trọng gần nơi tổ chức sự kiện của mình.
Xem thêm: Những yếu tố lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo
Không xem xét vị trí cũng như địa điểm tổ chức
Địa điểm tổ chức sự kiện phải chứa được số lượng khách mời tương ứng. Nếu doanh nghiệp bỏ qua việc xem xét vị trí hay địa điểm tổ chức thì khó có thể tối đa hóa lượng người tham dự sự kiện. Trước khi đưa ra lựa chọn địa điểm tổ chức cụ thể, hãy cân nhắc xem nơi đó có tọa lạc ngay trung tâm hay không, có thuận lợi cho khách mời đến tham dự không, dịch vụ an ninh như thế nào, bãi đổ xe ra sao… Ngoài ra, doanh nghiệp cần cân nhắc về những địa điểm tham quan lân cận hoặc thời gian hoạt động của nhà hàng gần đó nhằm tối đa hoá các cơ hội kết nối bổ sung.
Vị trí là một trong những yếu tố quan trọng tạo nên sự thành công của buổi hội thảo
Không chú trọng về số lượng và chất lượng nhân viên
Việc tổ chức hội thảo đòi hỏi nhiều sự chuẩn bị chỉn chu và tỉ mỉ từ sớm. Trong trường hợp doanh nghiệp không quá chú trọng tìm hiểu về số lượng và chất lượng nhân viên phục vụ sẽ phát sinh những vấn đề ngoài ý muốn, khiến cho buổi hội thảo hỗn loạn và gây ảnh hưởng đến danh dự của doanh nghiệp. Do đó, hãy xem xét số lượng nhân viên có phù hợp với yêu cầu của công ty hay không, hay nhân viên có thể hỗ trợ những công tác bên lề như khảo sát, giới thiệu, quảng bá sản phẩm mới với những khách mời hay không.
Không tìm hiểu cơ sở vật chất của địa điểm tổ chức
Nếu doanh nghiệp mong muốn buổi hội thảo diễn ra đúng theo tiến trình thì nên chú trọng vào việc xem xét cơ sở vật chất của địa điểm tổ chức. Nếu có vấn đề phát sinh ngoài ý muốn sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sự kiện và để lại dấu ấn không tốt trong lòng khách mời. Do đó, hãy tìm một địa điểm có đầy đủ thành phần cần có cho sự kiện chẳng hạn như thiết bị nghe nhìn, âm thanh ánh sáng, sân khấu và micro. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần quan tâm về cách bố trí thiết bị, cách sắp xếp chỗ ngồi cũng như khu vực setup.
Cơ sở vật chất ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của buổi hội thảo
Tạm kết
Bài viết trên đã nêu sơ lược về những sai lầm mà các công ty hay gặp. Hy vọng qua bài viết trên, độc giả có thể rút kinh nghiệm và tránh những sai lầm không nên có trong việc lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại tphcm để buổi hội thảo diễn ra thành công, suôn sẻ và tốt đẹp.