Tùy theo tính chất của từng loại sự kiện quy mô và thành phần khách mời để có thể quyết định chọn một nơi tổ chức sự kiện phù hợp. Dưới đây là 7 lưu ý quan trọng khi lựa chọn trung tâm hội nghị .
7 lưu ý khi lựa chọn trung tâm hội nghị
Vị trí tổ chức phù hợp
Trước khi lựa chọn, bạn vui lòng kiểm tra trước với trung tâm tổ chức sự kiện xem địa điểm này có thuận tiện cho việc đi lại hay không? Chọn một vị trí ở trung tâm thành phố là lý tưởng, và nếu không, hãy đảm bảo vị trí đó có giao thông thuận tiện.
Đối với những hội nghị dài ngày, ngoài khu vực tổ chức sự kiện, bạn cũng cần lưu ý bố trí chỗ ở cho những khách ở xa đến trực tiếp khách sạn, resort có nơi tổ chức sự kiện
Các dịch vụ xung quanh địa điểm tổ chức
Việc khảo sát các dịch vụ hỗ trợ xung quanh trung tâm hội nghị sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng thể về khu vực tổ chức sự kiện. Đồng thời, chủ động hơn trong việc xử lý các tình huống có thể phát sinh trong sự kiện.
Không gian sảnh tiệc
Nghiên cứu về không gian tổ chức sự kiện bao gồm nghiên cứu về sảnh tiệc, sảnh đón, hành lang và các khu vực liên quan. Nếu sự kiện của bạn có số lượng lớn khách mời, hãy tìm một địa điểm đủ rộng để khách mời cảm thấy thoải mái và thuận tiện cho việc tổ chức. Trong mọi trường hợp, bạn không nên chọn một địa điểm quá nhỏ so với số lượng khách ngay cả khi bạn nghĩ rằng họ sẽ không đến.
Ngược lại, những sự kiện có số lượng khách mời ít thì không nên chọn phòng quá rộng vì như vậy sẽ làm loãng chương trình. Đặc biệt đối với các sự kiện mở cửa cho công chúng, hãy tìm một địa điểm nhiều sảnh tiệc để có thể thay đổi kế hoạch khi cần thiết.
Lựa chọn sảnh tiệc phù hợp
Các dịch vụ đi kèm
Ngoài địa điểm tổ chức sự kiện phải được trang bị đầy đủ các dịch vụ đi kèm như thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu, trình chiếu… thì các dịch vụ tích hợp đi kèm cũng rất đáng được lưu ý. Đó là một bữa tiệc tea break trong giờ giải lao, khai vị hoặc các vấn đề về dịch vụ … Một địa điểm được trang bị đầy đủ sẽ tốt hơn nhiều so với chỉ là một địa điểm tổ chức hội nghị đơn giản.
Các dịch vụ đi kèm
Khảo sát giá
Bạn nên khảo sát giá từ nhiều nơi khác nhau trước khi đưa ra quyết định chính thức. Chất lượng dịch vụ và giá cả là những yếu tố cần cân nhắc khi so sánh giữa các địa điểm. Nên dành thời gian và công sức nghiên cứu, phân tích để tìm ra vị trí phù hợp nhất.
Nếu sự kiện có quy mô lớn và có nhiều yếu tố quan trọng liên quan đến địa điểm tổ chức thì bạn nên tìm đến những nhà tổ chức có kinh nghiệm để được tư vấn về địa điểm và giá cả phù hợp nhất.
Mức độ đảm bảo an toàn
Một điều mà các nhà tổ chức sự kiện cần hết sức lưu ý khi kiểm tra một địa điểm là mức độ an ninh của những người tham dự. Bạn nên tìm hiểu kỹ về phòng cháy chữa cháy cho tòa nhà và các hạng mục liên quan trước khi quyết định thuê địa điểm tổ chức
Các lối thoát hiểm, cách di tản khách trong trường hợp xảy ra sự cố cũng phải được bàn bạc giữa hai bên. Bạn cũng nên chú ý đến các cơ quan chức năng như đồn cảnh sát, bệnh viện xung quanh đó để có thể liên lạc trong trường hợp khẩn cấp.
Khu vực giữ xe thuận tiện
Tuy là một yếu tố nhỏ nhưng bãi đậu xe cũng là một yếu tố cần lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Thông thường tại các trung tâm hội nghị, nhà hàng, khách sạn đều có bãi đỗ xe riêng. Tuy nhiên, với một số địa điểm thường không có bãi đậu xe ngoài đường hoặc bãi đậu xe ở xa địa điểm tổ chức. Điều này sẽ gây ra sự bất tiện cho những người tham dự, vì vậy yếu tố này cần được lưu ý để tránh những rắc rối không đáng có cho sự kiện.
Tổng kết
Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn có thể tự lựa chọn cho bản thân một trung tâm hội nghị như ý muốn. Nếu bạn vẫn còn đang phân vân và chưa chọn được nơi tổ chức, hãy liên hệ ngay Riverside Palace để nhận được sự hỗ trợ từ các nhân viên dày dặn kinh nghiệm trong khâu tổ chức hội nghị.