Tổ chức hội nghị là một sự kiện quan trọng đối doanh nghiệp nhằm nâng cao giá trị sản phẩm và quảng bá thương hiệu doanh nghiệp. Việc tổ chức hội nghị thành công sẽ mang tính quyết định đến sự phát triển và thăng tiến cho doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc lựa chọn được một địa điểm tổ chức hội nghị uy tín và cao cấp sẽ giúp bạn giảm thiểu được rủi ro cũng như kiểm soát được hoạt động của sự kiện. Bài viết dưới đây sẽ gợi ý đến bạn những tiêu chí quan trọng khi lựa chọn trung tâm hội nghị cho sự kiện nhé.
Lựa chọn trung tâm hội nghị có vị trí thuận lợi
Điểm điểm tổ chức sự kiện có vị trí thuận lợi chính là một trong những tiêu chí hàng đầu mà doanh nghiệp cần phải lưu ý. Việc lựa chọn trung tâm hội nghị có vị trí địa lý đắc địa sẽ đảm bảo cho khách mời tham dự có thể dễ dàng di chuyển cũng như tìm kiếm để tiết kiệm thời gian.
Trung tâm tổ chức Hội nghị – Riverside Palace nằm tại mặt tiền đường Bến Vân Đồn
Chẳng hạn như Trung tâm tổ chức Hội nghị Riverside Palace nằm ngay trên mặt tiền con đường Bến Vân Đồn quận 4, là cầu nối giữa các quận với nhau khi nối liền các tuyến đường huyết mạch và là nơi dân cư tập trung sinh sống đông đúc. Nhờ vậy, đây thường xuyên là địa điểm được các công ty hay doanh nghiệp lớn “chọn mặt gửi vàng” cho những sự kiện với quy mô từ nhỏ đến lớn.
Không gian sức chứa đáp ứng đủ nhu cầu số lượng khách mời
Việc xác định quy mô tổ chức sự kiện và số lượng khách mời sẽ giúp bạn xác định được kích thước sảnh tiệc sao cho phù hợp tránh tình trạng không gian hội nghị quá chật gây cảm giác ngột ngạt, không thoải mái cho khách tham dự hay không gián quá rộng gây cảm giác trống trải, thiếu ấm cúng mà còn gây lãng phí và tốn kém ngân sách của mình.
Không gian tổ chức sự kiện được bố trí phù hợp với lượng khách mời
Mách đến bạn một lưu ý nhỏ đó là đối với các sự kiện hội nghị với quy mô lớn bạn nên xem xét và lựa chọn những trung tâm hội nghị cao cấp và sang trọng để có thể đáp ứng hoàn toàn tính chất, quy mô sự kiện. Như ở Riverside Palace sở hữu đến 7 sảnh hội nghị với không gian sức chứa khác nhau cho phép bạn tùy ý lựa chọn sao cho phù hợp với quy mô sự kiện. Đặc biệt, mỗi sảnh đều được thiết kế theo từng phong cách khác nhau nhưng đều mang cho mình nét tinh tế và sang trọng.
Trang thiết bị
Để buổi hội nghị diễn ra sang trọng và ấn tượng hơn thì trang thiết bị chính là yếu tố quan trọng nhất. Do đó bạn cần phải khảo sát và kiểm tra kỹ càng nếu có gì trục trặc hoặc cần hỗ trợ còn được xử lý kịp thời.
Một số trang thiết bị cần phải có của buổi hội nghị:
-
Màn hình LED
-
Hệ thống ánh sáng
-
Hệ thống âm thanh
-
Nội thất được trang trí theo chủ đề của sự kiện
Riverside Palace với trang thiết bị hiện đại
Ngày nay, địa điểm tổ chức hội nghị mọc lên như nấm, do đó việc lựa chọn vị trí, địa điểm tổ chức thôi là chưa đủ. Bạn cần phải kiểm tra lại xem độ hiện đại và tính công nghệ của hệ thống trang thiết bị của bên tổ chức có đáp ứng được cho bạn hay không.
Thiết kế và Ý tưởng concept
Việc trang trí đóng vai trò khá quan trọng trong sự kiện, một trung tâm hội nghị uy tín và cao cấp với có đội ngũ nhân viên tư vấn sẽ hỗ trợ bạn trong việc lên ý tưởng và trang trí theo phong cách riêng mình mong muốn mà con tiết kiệm thêm một khoản chi phí không nhỏ. Không gian sự kiện với thiết kế ấn tượng và độc đáo sẽ thể hiện chuyên nghiệp và đẳng cấp của doanh nghiệp. Hơn nữa, còn gây sự chú ý và làm hài lòng khách mời tham dự.
Phục vụ và An ninh
Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp được đào tạo bài bản sẽ góp phần không nhỏ làm nên sự thành công cho buổi sự kiện. Thêm vào đó, còn giúp bạn giải quyết những sự cố hay rủi ro ngoài ý muốn trong xuyên suốt buổi sự kiện.
Tiếp đến là về vấn đề an ninh, sự an toàn của khách mời tham dự luôn luôn được đưa lên hàng đầu, bởi nếu gặp sự cố hay việc bất trắc nào xảy ra với khách mời danh tiếng cũng như uy tín của doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Bạn nên trực tiếp đến địa điểm tổ chức hội nghị trước ngày sự kiện diễn ra để kiểm tra xem trang thiết bị, phương tiện chữa cháy và lối thoát hiểm đã đầy đủ và sẵn sàng hay chưa.
Lời kết
Mong rằng bài viết vừa rồi đã chia sẻ đến bạn những thông tin hữu ích để giúp bạn có thể lựa chọn cho mình một địa điểm tổ chức hội nghị chất lượng và phù hợp với tính chất, quy mô sự kiện của bạn. Chúc bạn sớm thành công nhé!