Tiệc hội nghị không chỉ là sự kiện mang niềm tin, sự uy tín của doanh nghiệp đến với khách hàng mà còn là dịp để doanh nghiệp giới thiệu những dịch vụ, sản phẩm mới. Vì vậy, việc lựa chọn một trung tâm tổ chức hội nghị phù hợp là yếu tố quan trọng góp phần tạo nên một buổi tiệc thật ấn tượng và thành công. Để công tác chuẩn bị, tổ chức bữa tiệc thật chỉn chu và chu đáo – mời bạn chú ý và tham khảo những chia sẻ sau đây.
Lên danh sách khách mời và ngân sách cho buổi tiệc
Thông thường, chi phí của tiệc hội nghị thường lớn hơn các hình thức tiệc khác do yêu cầu tính sang trọng, đẳng cấp và bắt mắt. Vì thế, bạn cần có sự cân nhắc tính toán kỹ lưỡng về ngân sách để chu toàn hơn trong khâu chuẩn bị.
Tiệc hội nghị thường có chi phí lớn hơn các hình thức tổ chức tiệc khác.
Việc nắm bắt được số lượng khách mời cũng là yếu tố tiên quyết giúp ban tổ chức trong việc lựa chọn không gian và set menu tiệc phù hợp – từ đó nắm rõ những chi phí đã chi cho buổi hội nghị.
Ngoài ra, bạn cũng nên lưu ý đến đối tượng khách mời tham dự buổi hội nghị bao gồm những ai – điều này thể hiện sự tinh tế của doanh nghiệp, đồng thời tiết kiệm được ngân sách trong quá trình decor buổi tiệc.
Nên nắm rõ số lượng và tìm hiểu đối tượng khác mời của buổi tiệc hội nghị
Những đối tượng khách mời khác nhau đều có gu ăn uống khác nhau. Nắm rõ điều này giúp việc lựa chọn menu cho buổi tiệc trở nên dễ dàng hơn và xác định được mức chi phí cần sử dụng.
Chọn thực đơn
Thực đơn cũng là một trong những yếu tố quan trọng không kém tạo nên sự thành công của buổi hội nghị. Từ những thực đơn như món Âu, món Á,… Bạn có thể lựa chọn kết hợp những món ăn khác nhau tạo nên set menu phù hợp nhất với từng loại hình thức tiệc.
Món Tôm nướng cà ri
Lựa chọn thực đơn phù hợp góp phần tạo nên sự thành công của buổi tiệc.
Lên kế hoạch dự phòng
Lên kế hoạch dự phòng giúp bạn phòng tránh các tình huống không mong muốn xảy ra khi tổ chức tiệc như thiếu bàn tiệc cho khách tham dự, sự cố về mất điện,… Hơn hết là sự hỗ trợ và đồng hành của đơn vị tổ chức tiệc với doanh nghiệp trong trường hợp xấu.
Lập kế hoạch dự phòng giúp bạn hạn chế được những rủi ro không đáng có.
Vì vậy, bạn nên lựa chọn một trung tâm hội nghị chất lượng, uy tín và chuyên nghiệp làm nơi tổ chức sự kiện.
Chọn lựa địa điểm và chuẩn bị không gian tổ chức tiệc
Tiệc hội nghị thường có quy mô tổ chức lớn và trang trọng nhằm mục đích tạo không gian giao lưu giữa khách mới với tổ chức, doanh nghiệp, giúp sự kết nối giữa doanh nghiệp và khách hàng ngày một khăng khít hơn. Vì vậy, việc chọn lựa một không gian hội nghị phù hợp nhằm tạo nên một buổi hội nghị thành công là việc vô cùng quan trọng.
Nên chọn trung tâm hội nghị có nhiều sảnh tiệc khác nhau
Không gian tổ chức hội nghị ở đây bao gồm mặt bằng, decor sân khấu và hội trường (sảnh tiệc) nơi buổi hội nghị diễn ra. Hơn nữa, bạn cần căn cứ vào số lượng khách mời – đối tác tham gia buổi tiệc nhằm đưa ra một lựa chọn phù hợp về mặt không gian.
Tùy vào chủ đề chính của hội nghị và đặc điểm khách mời mà cách decor sẽ khác nhau và có sự riêng biệt. Phần sảnh chờ bên ngoài là nơi khách mời đứng giao lưu và chờ đợi – bạn cần sắp xếp những loại thức ăn nhẹ như bánh ngọt, các loại hạt hoặc trái cây để khách mời thưởng thức.
Lựa chọn không gian phù hợp giúp buổi tiệc diễn ra thành công tốt đẹp.
Đối với các bàn tiệc, yêu cầu về decor tương đối khắt khe hơn. Mỗi bàn tiệc nên có một bình hoa tươi trang trí nhỏ, rượu và ly. Ngoài ra, các món ăn trong menu của buổi tiệc nên được trình bày một cách đẹp mắt, chỉn chu giúp tạo ấn tượng tốt về mặt thị giác cho khách mời tham dự.
Sự chỉn chu, hoàn hảo của set trang trí bàn tiệc tại trung tâm hội nghị Riverside Palace.
Riverside Palace tự tin là trung tâm tổ chức hội nghị có thể đáp ứng đầy đủ những yêu cầu trên, hỗ trợ quý doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình chuẩn bị và triển khai buổi tiệc. Với đội ngũ phục vụ tận tâm, chuyên nghiệp; 7 sảnh tiệc hội nghị với diện tích lớn – nhỏ và những set menu gồm các món ăn đa dạng, bắt mắt; Quý doanh nghiệp sẽ có nhiều sự lựa chọn hơn cho các buổi hội nghị, buổi tiệc của mình.
Hy vọng thông qua bài viết trên, bạn sẽ có thêm những kinh nghiệm cần thiết để tổ chức một buổi tiệc hội nghị thành công nhé!