Một hội thảo được tổ chức thành công là tiền đề để tạo cho khách hàng ấn tượng tích cực đối với thương hiệu và hình ảnh của một công ty. Một trong những khâu quan trọng nhất quyết định sự thành công của sự kiện đó là lựa chọn địa điểm tổ chức. Vậy làm thế nào để tìm được địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM phù hợp nhất cho sự kiện của công ty, giúp xây dựng ấn tượng tốt đẹp, khẳng định vị thế và tầm cỡ thương hiệu trong lòng khách hàng? Hãy lưu ngay những mẹo sau đây khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo cho công ty.
1. Vị trí thuận tiện
Nơi tổ chức hội thảo tọa lạc ở đâu là điều nên được cân nhắc đầu tiên khi tiến hành khảo sát thực tế và chọn lựa địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM. Theo đó, các hội thảo mang tầm cỡ quốc tế hoặc khách mời đến từ nhiều tỉnh thành khác nhau nên được tổ chức tại các địa điểm ở gần sân bay hoặc gần các tuyến đường mà khách mời sẽ di chuyển đến. Mặt khác, với các hội thảo được tổ chức chủ yếu cho khách mời sống tại TPHCM, các quận trung tâm, ít bị tắc đường, dễ đi sẽ thuận tiện hơn cho khách mời.
Nơi tổ chức hội thảo tọa lạc ở vị trí thuận tiện
2. Phù hợp với tính chất của hội thảo
Có nhiều loại nội dung hội thảo như: Hội thảo chuyên ngành, hội thảo khoa học, hội thảo du học… Bạn cần xác định đúng tính chất của buổi hội thảo, hội nghị mà đơn vị tổ chức muốn thực hiện để có thể bài trí không gian, sắp xếp vị trí cho khách mời một cách hợp lý nhất và phù hợp với mục đích của buổi hội thảo. Từ đó, bạn có thể cân nhắc xem một địa điểm yên tĩnh hay náo nhiệt, kín đáo, đơn giản như phòng họp hay cầu kỳ, long trọng như hội trường sẽ là sự lựa chọn đúng đắn nhất. Hãy nhớ việc lựa chọn một địa điểm phù hợp sẽ quyết định đền sự trang trọng, lịch sự và chuyên nghiệp cho cả buổi hội nghị, hội thảo và mang đến cho buổi hội thảo mọi điều kiện tốt nhất dẫn đến thành công.
3. Lựa chọn không gian phù hợp với quy mô của buổi hội thảo
Việc làm tiếp theo nhưng không kém phần quan trọng và cũng sẽ là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của buổi hội nghị, đó là bạn cần phải xác định được quy mô của buổi hội nghị hội thảo cần được tổ chức. Nhóm đối tượng khách mời sẽ khác nhau ở từng sự kiện, hội thảo. Do đó, việc xác định được số lượng khách mời sẽ giúp bạn quyết định xem nên lựa chọn không gian tổ chức lớn hay nhỏ, tránh tình trạng khách mời ít nhưng không gian còn quá rộng, dẫn đến không khí bị loãng và chỗ ngồi thừa thãi.
Theo đó, với những buổi hội thảo có quy mô nhỏ, trong khoảng 100 khách thì bạn nên lựa chọn những dạng phòng họp vừa phải, không quá lớn, một không gian nhỏ vừa đủ, thoải mái sẽ tạo sự gắn kết giữa các khách mời gần nhau hơn.
Không gian phù hợp tính chất sự kiện
4. Có bãi đậu xe rộng rãi
Đừng bỏ qua yếu tố này khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM. Bạn có thể tìm hiểu, khảo sát thực tế hoặc hỏi rõ nhân viên tư vấn xem nơi tổ chức hội thảo của công ty có bãi đậu xe không. Sẽ thật tuyệt vời nếu địa điểm tổ chức hội thảo có sẵn bãi đậu xe còn nếu không, đơn vị tổ chức cần tìm bãi đậu xe thay thế gần đó cho khách mời có thể sử dụng. Nếu rơi vào trường hợp này, ban tổ chức cần phải thông báo trước với khách mời về nơi đỗ xe mà họ có thể sử dụng trên thư mời hay poster sự kiện. Theo đó, nếu nơi đậu xe thay thế có thu phí, bạn cũng cần tính toán luôn cả khoản phí này vào chi phí tổ chức chương trình hoặc có thể chia sẻ phí đậu xe với khách mời. Chi tiết nhỏ này cũng có thể giúp công ty ghi điểm trong mắt khách hàng.
5. Địa điểm đầu tư cơ sở vật chất cùng trang thiết bị hiện đại
Hiện nay, đa số các địa điểm tổ chức hội thảo đều sẽ được trang bị đầy đủ cơ sở vật chất cần thiết cho sự kiện. Tùy thuộc vào tính chất của buổi hội thảo mà yêu cầu về các loại thiết bị sẽ có sự khác nhau. Với những hội nghị, hội thảo dạng vừa và nhỏ, sẽ không đòi hỏi trang thiết bị phục vụ quá nhiều, từ đó khâu chuẩn bị sẽ không quá phức tạp và tốn nhiều thời gian. Ngược lại, với những hội nghị có quy mô lớn, các trang thiết bị từ âm thanh, ánh sáng, màn hình chiếu, micro,… là những thiết bị không thể thiếu để buổi hội thảo diễn ra thành công tốt đẹp. Bạn nên dành ra vài ngày để setup đầy đủ những thiết bị này trước khi hội thảo diễn ra. Còn nếu trong trường hợp địa điểm tổ chức chưa có thì bạn cần phải nhanh chóng điều chỉnh lắp đặt để đảm bảo hội thảo của bạn được diễn ra thuận lợi.
Trang thiết bị hiện đại
Trên đây là một số lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM mà bạn nên cân nhắc để đảm bảo buổi hội thảo, sự kiện của công ty có thể diễn ra tốt đẹp và để lại ấn tượng khó phai trong lòng khách hàng.