Tìm kiếm và lựa chọn trung tâm hội nghị cho các sự kiện trọng đại của công ty là hạng mục quan trọng. Địa điểm tổ chức hoàn hảo và phù hợp sẽ có quyết định lớn đến tổng thể và mang về hội nghị thành công cho doanh nghiệp. Chính vì thế, hãy cân nhắc các lưu ý ngay dưới đây khi tiến hành khảo sát địa điểm hội nghị nhé!
Lưu ý khi thực hiện khảo sát trung tâm hội nghị
Khâu chuẩn bị
- Liên hệ với nhân viên phụ trách: Tìm kiếm thông tin liên hệ qua số điện thoại hoặc email với nhân viên phía trung tâm để đặt lịch hẹn khảo sát trực tiếp và tham vấn các dịch vụ tại đây. Cả hai nên thống nhất thời điểm cụ thể và khung thời gian đủ để bạn tiến hành đo đạc, kiểm tra, tránh làm mọi thứ gấp gáp dễ thiếu sót.
- Tham khảo trước bố cục kháng phòng: Trong quá trình liên hệ cùng nhân viên các doanh nghiệp nên đề nghị phía trung tâm có thể gửi các mẫu bố cục của sảnh hội nghị để tham khảo trước, lựa chọn trước được các sảnh phù hợp đến ngày khảo sát sẽ tiết kiệm thời gian và công sức. Có cái nhìn tổng quan trước sẽ giúp doanh nghiệp dễ kiểm soát hơn.
- Thước đo, dụng cụ ghi chú: Nên mang theo một cuộn thước dây hoặc bất kỳ dụng cụ đo đạc nào. Để xác định độ cao của sân khấu so với mặt sàn cùng cấu trúc trần xem có phù hợp với thiết kế cùng cách bố trí cho hội nghị hay không? Đo lường chính xác để có số liệu cụ thể và ghi chú lại trên giấy, điện thoại sẽ thuận lợi hơn để dễ dàng so sánh.
- Liệt kê sẵn các yêu cầu của hội nghị: Trước khi đến buổi khảo sát bạn cần lập danh sách các yêu cầu và tiêu chí đánh giá địa điểm tổ chức đáp ứng nhu cầu của hội nghị. Liệt kê càng chi tiết càng tốt các khoản mục như địa điểm, quy mô, trang trí, bày biện bàn ghế,…
Chuẩn bị kỹ lưỡng trước mỗi chuyến khảo sát
Tiêu chí cần quan tâm khi khảo sát trung tâm hội nghị
Bài viết hôm nay sẽ không đề cập đến các tiêu chí tối thiểu như vị trí thuận lợi, không gian hay sảnh hội nghị như mọi người đã từng nghe nhiều trước đó. Dưới đây là 4 tiêu chí đặc biệt quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp đến khâu vận hành chương trình mà các doanh nghiệp thường bỏ qua:
1. Phương tiện điện tử hỗ trợ hội nghị
Trang thiết bị chất lượng và hiện đại là yếu tố quyết định lớn đến mức độ truyền thông của hội nghị. Những thông điệp quý giá cùng nội dung chỉn chu truyền tải đến khách mời tham dự với hiệu quả tối đa sẽ giúp hội nghị thành công. Nên đánh giá hệ thống các phương tiện điện tử hỗ trợ hội nghị bằng cách trực tiếp chạy cùng quá trình tổng duyệt chương trình để có nhận xét khách quan nhất.
Đảm bảo hệ thống âm thanh, ánh sáng sống động, hiện đại, vận hành mượt mà không gặp các lỗi kỹ thuật. Cần biết các yếu tố này là tác nhân quan trọng tạo mạch cảm xúc trong suốt sự kiện nên đây nên là tiêu chí quan trọng đầu tiên mà các địa điểm tổ chức cần đáp ứng.
Phương tiện hỗ trợ chất lượng giúp chương trình vận hành trơn tru
2. Khu vực kỹ thuật
Khu vực các điều phối viên kỹ thuật cần ở vị trí cao, trung tâm dễ quan sát và điều khiển. Đảm bảo thu gọn trực diện kháng phòng và tầm nhìn sân khấu để kiểm soát chính xác mọi tình tiết đang diễn ra và điều hành chương trình đúng tiến độ và thời gian đã đề ra.
Khu vực điều phối chương trình
3. Nắm rõ bố cục di chuyển hậu cần
Khảo sát trung tâm hội nghị để nắm rõ các khu vực di chuyển của đội nhóm nhân sự có thuận tiện hay không trong quá trình điều phối và vận hành. Xem lối thoát hiểm, hậu trường, vị trí thang máy chở hàng, đường vận chuyển đồ, nhà vệ sinh,… cần được ghi chú lại kỹ lưỡng.
Lời kết
Hy vọng với thông tin về các lưu ý khi thực hiện khảo sát trung tâm hội nghị sẽ giúp doanh nghiệp chỉn chu hơn cho sự kiện trọng đại của mình. Nếu không đủ nguồn lực và thời gian đầu tư cho hội nghị nhưng vẫn mong muốn sự kiện diễn ra chỉn chu nhất hãy liên hệ ngay cùng Riverside Palace – trung tâm hội nghị cao cấp bậc nhất. Các chuyên gia trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Riverside Palace sẽ mang đến giải pháp tổ chức hội nghị tối ưu thông qua các gói dịch vụ chu đáo và tận tâm, luôn đề cao sự trải nghiệm hài lòng và mang đến khoảnh khắc thành công cho doanh nghiệp. Đến với Riverside Palace để nhận được sự tư vấn nhanh nhất nhé!