Tổ chức hội nghị là hoạt động thiết yếu ở mỗi doanh nghiệp vì mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Tuy nhiên để tổ chức hội nghị thành công không phải là điều dễ dàng. Đặc biệt trong hạng mục lựa chọn trung tâm hội nghị. Hãy chú các sai lầm phổ biến dưới đây để không mắc phải các sai sót và mang về thành công như mong đợi cho sự kiện trọng đại của doanh nghiệp mình nhé!
Lựa chọn địa điểm tổ chức không phù hợp
Hiện nay có rất nhiều địa điểm trung tâm hội nghị trải dài khắp thành phố, cung cấp đa dạng nhiều dịch vụ tổ chức và tiện ích khác nhau đa dạng cho bạn lựa chọn. Tuy nhiên không vì thế mà các doanh nghiệp xem nhẹ vấn đề này, nhiều địa điểm nhưng không phải nơi nào cũng sẽ phù hợp với kế hoạch chương trình của bạn. Thế nào là một địa điểm phù hợp, cần tối thiểu đáp ứng các tiêu chí dưới đây:
- Giao thông thuận tiện: Hội nghị với sự tham dự của rất nhiều các khách mời di chuyển từ khắp mọi nơi trong nội thành và cả quốc tế. Vì thế, vị trí của địa điểm tổ chức cần phải nằm tại trung tâm, khuyến khích là nơi giao nhau của nhiều quận trong khu vực thành phố. Nếu trong trường hợp khách quốc tế, cần tính toán đến việc di chuyển từ sân bay đến địa điểm tổ chức xem có bất tiện hay không.
- Bố trí không gian: Mỗi một hội nghị diễn ra sẽ đi cùng với một kiểu sắp xếp và bố trí bàn ghế khác nhau để tạo nên không gian phù hợp. Chính vì thế, lựa chọn địa điểm tổ chức cần phải linh hoạt đáp ứng yêu cầu bố trí không gian trong kế hoạch của bạn để mang đến trải nghiệm và hiệu ứng tốt nhất cho buổi hội nghị.
- Nhân viên chuyên nghiệp: Nên chú ý tác phong làm việc của tất cả nhân viên tại trung tâm hội nghị bao gồm: nhân viên phụ trách tổ chức và nhân viên phục vụ khách mời. Thái độ tận tâm cùng kỹ năng làm việc chuyên nghiệp của họ sẽ giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ hơn và trực tiếp ảnh hưởng đến sự thành công của hội nghị.
- Dịch vụ chất lượng: Chú trọng lựa chọn các đơn vị tổ chức có thâm niên lâu năm trong nghề cung cấp các dịch vụ hội nghị chất lượng. Dịch vụ cần chú trọng gồm cơ sở vật chất, trang thiết bị, mức độ đáp ứng nhu cầu khách hàng cùng sự chu đáo và tận tâm hỗ trợ hết mình tạo nên trải nghiệm tốt giúp hội nghị được vận hành trơn tru.
Địa điểm phù hợp là tiền đề giúp hội nghị thành công
Không tổng duyệt chương trình kỹ lưỡng
Sai lầm tiếp theo mà thường khiến nhiều hội nghị dù có kế hoạch chỉn chu nhưng vẫn không được trọn vẹn và đôi khi là dẫn đến thất bại. Chính là không tổng duyệt chương trình kỹ lưỡng. Sai lầm này đa số đến từ việc các doanh nghiệp không phân bổ thời gian hợp lý và kiểm tra sơ sài chất lượng của các trang thiết bị phục vụ sự kiện.
Một bản kế hoạch hội nghị mà bạn dày công chuẩn bị với mong muốn truyền tải thông điệp có giá trị đến khách mời nhưng lại có thể vì các lỗi kỹ thuật từ micro, màn hình trình chiếu, loa,…mà làm gián đoạn, vừa làm mất điểm với khách mời vừa giảm hình ảnh tích cực của doanh nghiệp.
Để không rơi vào trường hợp không mong muốn này, ngay từ khi lập bản kế hoạch hãy tính trước khoảng thời gian tiến hành lựa chọn địa điểm tổ chức và phân bổ thời lượng đủ để kiểm soát và xem xét chương trình được vận hành mượt mà, chỉn chu, nếu có bất cứ trục trặc nào bạn cũng sẽ kịp thời điều chỉnh ngay.
Cần phân bổ thời gian tổng duyệt để đảm bảo chương trình vận hành suông sẻ
Xem nhẹ phục vụ thực đơn hội nghị
Thực đơn chỉn chu sẽ giúp hội nghị thành công hoàn hảo. Đa số vì tiết kiệm chi phí hoặc nghỉ rằng hội nghị chỉ cần phục vụ đơn giản với nước lọc hoặc một số loại bánh đơn điệu. Khiến bạn đánh mất cơ hội gây ấn tượng với các vị khách quý, sau 1-2 giờ diễn ra hội nghị căng thẳng, phục vụ thực đơn hội nghị thơm ngon, hấp dẫn sẽ giúp khách mời bổ sung lại năng lượng, duy trì mạch cảm xúc tích cực từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc. Đối với các hội nghị quy mô nhỏ đến vừa bạn có thể lựa chọn phục vụ các món Finger Food, Tea-break nhỏ nhắn, bắt mắt hoặc nếu sự kiện của bạn thời lượng dài hơn thì nên đầu tư chiêu đãi khách mời thực đơn trọn vẹn 3 món từ khai vị, món chính đến tráng miệng. Chu toàn ngay cả những tiểu tiết nhỏ nhất sẽ mang lại kết quả bất ngờ.
Đừng xem nhẹ phục vụ hội nghị
Kết luận
Hy vọng với các chia sẻ nêu trên sẽ giúp bạn tránh khỏi các sai lầm không đáng có giúp hội nghị diễn ra trọn vẹn và thành công. Nếu còn đang phân vân lựa chọn địa điểm trung tâm hội nghị chất lượng với các dịch vụ chu đáo hãy tham khảo ngay Riverside Palace – địa điểm xứng tầm cho hội nghị đỉnh cao. Tự tin với kinh nghiệm tích lũy trong hơn 10 năm đồng hành cùng các doanh nghiệp lớn nhỏ, kiến tạo thành công hàng nghìn các chương trình sự kiện hội nghị đa dạng sẽ mang đến cho bạn những trải nghiệm tốt nhất. Liên hệ ngay để nhận sự tư vấn nhanh chóng nhé!