Hội thảo được xem là sự kiện quan trọng và cần thiết ở các tổ chức và doanh nghiệp. Với nhiều mục đích cùng giá trị từ hoạt động này mang lại nên nhu cầu tổ chức hội thảo và tìm kiếm địa điểm tổ chức cũng vô cùng lớn, đặc biệt là tại Thành phố Hồ Chí Minh. Vậy làm sao để tìm địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM uy tín và chất lượng để mang về sự thành công cho sự kiện? Bài viết sẽ gợi ý đến bạn các bước chi tiết để lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo phù hợp nhất.
Các bước để lựa chọn được địa điểm tổ chức hội thảo phù hợp
1. Lập kế hoạch rõ ràng
Hội thảo được tổ chức và định dạng ở nhiều hình thức khác nhau. Tuỳ vào mục đích và đối tượng tham dự mà sẽ có những tiêu chí cùng yêu cầu riêng. Do đó, bước đầu tiên để phân vùng các địa điểm phù hợp cho bạn lựa chọn chính là phải lập kế hoạch rõ ràng, bao gồm mục tiêu của buổi hội thảo, thính giả là ai?, hội thảo hi vọng đạt được các kết quả gì? nội dung muốn truyền tải ra sao?, quy mô hội thảo lớn hay vừa? kịch bản chương trình bao gồm các hoạt động nào?,…Sau khi lập kế hoạch chỉn chu thì mới có căn cứ, cùng các tiêu chí phù hợp để tiến hành tìm kiếm và lựa chọn địa điểm tổ chức hợp lý.
Lập kế hoạch để xây dựng yêu cầu và tiêu chí cho hội thảo để lựa chọn địa điểm phù hợp
2. Tham khảo nhiều nguồn
Đến bước này, bạn cần tìm kiếm và tham khảo ý kiến từ nhiều nguồn về địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM. Xem các thông tin từ các trung tâm hội nghị, các bài đánh giá review, hoặc hỏi ý kiến từ các đối tác, khách hàng, đồng nghiệp những nơi họ đã tổ chức hội thảo và có trải nghiệm tốt. Sau quá trình này, thì bạn sẽ có cho mình một danh sách các địa điểm được khoanh vùng là đánh giá tốt từ mọi người xung quanh và các địa điểm mà bạn cho rằng sẽ phù hợp với hội thảo của mình. Tham khảo nhiều nguồn để có đa dạng nhiều lựa chọn hơn.
Tự tìm kiếm và hỏi ý kiến từ mọi người trong nghề về các địa điểm chất lượng tốt
3. Khảo sát thực tế
Tiếp theo là bước vô cùng quan trọng chính là khảo sát thực tế. Tất cả các nguồn tham khảo nêu trên đa số là ý kiến khách quan một chiều và chỉ có tính chất tham khảo, gợi ý. Cách tốt nhất để lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo hợp lý nhất chính là đích thân đội ngũ tổ chức đến tận nơi để khảo sát thực tế và trải nghiệm chất lượng của các trung tâm. Hãy liệt kê ra khoảng 2-3 địa điểm mà bạn cho là hợp lý nhất sau đó tiến hành khảo sát về cơ sở vật chất của trung tâm, về nhân viên phục vụ, về tác phong làm việc, về khu vực xung quanh có thuận tiện cho khách mời của mình khi di chuyển đến hay không? không gian, diện tích có phù hợp với quy mô của hội thảo hay chưa? Khảo sát thực tế là bước rất quan trọng để đánh giá chất lượng của địa điểm tổ chức hội thảo.
Khảo sát thực tế mới đánh giá chính xác được chất lượng của địa điểm tổ chức
4. Địa điểm có đáp ứng tốt các yêu cầu của hội thảo
Một địa điểm tổ chức hội thảo phù hợp là khi nơi đó phải đáp ứng tốt tất cả các tiêu chí và yêu cầu trong kế hoạch tổ chức. Hội thảo thông thường sẽ rơi vào các loại hình chia sẻ kinh nghiệm, hội thảo chuyên ngành và hội thảo ra mắt sản phẩm mới. Dựa vào mục đích của ban tổ chức cùng các yêu cầu trong kế hoạch mà đối chiếu mức độ đáp ứng của trung tâm tổ chức để đi đến quyết định lựa chọn.
Từng loại hình hội thảo sẽ có các yêu cầu riêng, thông thường mọi người nên lưu ý các tiêu chí sau đây:
- Về không gian: ưu tiên lựa chọn các địa điểm có không gian rộng rãi, thoáng đãng, hạn chế lựa chọn các địa điểm có lối xây dựng nhiều cột trụ vì dễ làm che chắn tầm nhìn của khách mời. Lựa chọn địa điểm có diện tích phù hợp với quy mô của hội thảo, đừng lựa chọn địa điểm có diện tích quá nhỏ, tạo cảm giác ngột ngạt và khó di chuyển cho người phục vụ và khách mời, đồng thời cũng đừng lựa chọn diện tích quá to không cần thiết làm mọi bày trí bị trống và đôi khi không kết nối được mọi người với nhau.
- Về các trang thiết bị: đây chính là thành phần rất quan trọng giúp dòng sự kiện được diễn ra trơn tru, mượt mà, không làm gián đoạn và ảnh hưởng đến tổng thể buổi hội thảo. Địa điểm hội thảo uy tín phải được đầu tư hệ thống âm thanh ánh sáng hiện đại, thường xuyên được bảo dưỡng. Cùng các trang thiết bị như màn hình LED, bảng trình chiếu, bút laser, sân khấu, micro,… tất cả phải đáp ứng chất lượng và không mắc lỗi kỹ thuật khi sử dụng.
- Về bố trí: có rất nhiều cách bố trí bàn ghế khác nhau theo loại hình hội thảo. Hãy xem xét địa điểm bạn lựa chọn có bày trí phù hợp với hội thảo của mình hay không hoặc có thể điều chỉnh theo mong muốn của phía tổ chức hay không? Nếu tiêu chí này không thể đáp ứng thì bạn nên tìm địa điểm khác để không làm ảnh hưởng đến hiệu quả như mong muốn.
- Về thực đơn phục vụ: nếu hội thảo của bạn được tổ chức thành nhiều khâu và trong thời gian dài thì nên chú ý cả thực đơn các món ăn phục vụ giữ giờ. Tuỳ thuộc loại hình hội thảo mà có các phong cách phục vụ thực đơn phù hợp như tiệc buffet, thực đơn trưa, finger food, tea-break,…
>> Xem thêm: Yếu tố để lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo TP.HCM
Có thể nói lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo TPHCM uy tín chất lượng là công việc phức tạp. Nếu vẫn còn băn khoăn, chưa chọn lựa được địa điểm phù hợp thì bài viết sẽ giới thiệu đến bạn Riverside Palace – địa điểm tin cậy của nhiều doanh nghiệp cùng các cơ quan lớn nhỏ đã tổ chức thành công hàng trăm các sự kiện hội thảo và mang về các hiệu ứng tích cực.
Nằm ngay trục đường trung tâm 360D Bến Vân Đồn, quận 4 thuận tiện di chuyển cho các khách mời từ mọi nơi. Riverside Palace là cái tên uy tín và địa điểm chất lượng, mang đến đẳng cấp khó quên cho các sự kiện trọng đại và tiếp nối thành công cùng doanh nghiệp tạo nên các giá trị ý nghĩa. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm cùng tác phong làm việc chuyên nghiệp sẽ giúp hỗ trợ và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sao cho hội thảo diễn ra có được hiệu quả tốt nhất. Hệ thống trang thiết bị hiện đại cùng không gian sang trọng, đẳng cấp tại Riverside sẽ hứa hẹn mang đến sự thành công và nâng tầm hình ảnh doanh nghiệp.
Không gian hội thảo sang trọng hiện đại tại Riverside Palace
Lời kết
Hội thảo được triển khai thành công cần phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, trong đó lựa chọn địa điểm diễn ra sự kiện phù hợp với tính chất và kế hoạch tổ chức hội thảo là rất quan trọng. Hi vọng với gợi ý các bước chuẩn chỉnh để lựa chọn được địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM uy tín sẽ giúp bạn không còn bối rối và quyết định được địa điểm phù hợp cho sự kiện của mình.