Hiện nay hội nghị là một mô hình sự kiện được diễn ra hết sức phổ biến được các doanh nghiệp tổ chức thường niên. Bởi thông qua các buổi hội nghị này các doanh nghiệp có thể thu hút thêm khách hàng hay giới thiệu sản phẩm mới để đẩy mạnh thương hiệu cũng như đánh bóng tên tuổi doanh nghiệp. Hiểu rõ được tính chất quan trọng của buổi hội nghị, qua bài viết này chúng tôi sẽ chia sẻ đến bạn những thông tin đáng giá để bạn có được một buổi hội nghị thành công và thuận lợi tại trung tâm hội nghị.
Các hình thức tổ chức hội nghị phổ biến hiện nay
Hiện nay, các hình thức tổ chức hội nghị khá đa dạng và tùy theo từng mục đích của sự kiện mà sẽ mang một hình thức tổ chức khác nhau. Dưới đây là một số hình thức hội nghị phổ biến được doanh nghiệp thường xuyên tổ chức hiện nay:
1. Hình thức tổ chức hội nghị ra mắt sản phẩm mới
Buổi hội nghị này được tổ chức với mục đích giới thiệu và quảng bá sản phẩm mới đến với công chúng, khách hàng. Với cách quảng bá sản phẩm trước khi tung ra thị trường sẽ giúp doanh nghiệp không những khẳng định được thương hiệu mà còn doanh nghiệp mở rộng thêm phân khúc khách hàng nữa.
Sự kiện hội nghị tại Riverside Palace
2. Hình thức hội nghị tri ân khách hàng
Hội nghị tri ân khách hàng là một hoạt động không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp lớn nhỏ. Và thường được tổ chức thường niên vào cuối năm nhằm mục đích tri ân khách hàng bởi họ là những đối tác quan trọng đã tin tưởng và đồng hành cùng doanh nghiệp xuyên suốt năm vừa qua. Qua sự kiện hội nghị này, cũng tiếp nhận được thêm những đóng góp ý kiến của khách hàng để ngày càng hoàn thiện về chất lượng sản phẩm lẫn dịch vụ.
3. Hình thức hội nghị thượng đỉnh tại trung tâm hội nghị
Đây được xem là một hội nghị cấp cao, với quy mô lớn có sự tham gia của các nhà lãnh đạo cấp quốc gia hoặc các nguyên thủ quốc tế để bàn về các vấn đề quan trọng liên quan đến kinh tế, chính trị và xã hội.
Riverside Palace – địa điểm tổ chức hội nghị cao cấp và sang trọng
Do đó, sự kiện hội nghị này thường được tổ chức tại các trung tâm hội nghị sang trọng và chuyên nghiệp để có được sự chuẩn bị kỹ càng và chu đáo. Đặc biệt là phải đảm bảo sự an toàn tuyệt đối và sẵn sàng có những phương án dự phòng trong trường hợp cấp bách.
4. Hình thức hội nghị tổng kết cuối năm
Sự kiện này được tổ chức vào cuối năm nhằm mục đích tổ kết tình hình phát triển và kết quả hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Từ đó, rút ra được những bài học và đúc kết được những kinh nghiệm quý báu để có thể đưa ra một chiến lược phát triển kinh doanh hợp lý cho năm kế tiếp. Địa điểm tổ chức mà doanh nghiệp lựa chọn khi tổ chức hình thức hội nghị này thông thường là các nhà hàng khách sạn hoặc các trung tâm tổ chức hội nghị sang trọng.
Riverside Palace đáp ứng đầy đủ mọi hình thức tổ chức hội nghị
Các lưu ý mà doanh nghiệp cần quan tâm khi tổ chức hội nghị là gì?
1. Lên chủ đề cụ thể
Trong quy trình tổ chức hội nghị thì đây chính là bước quan trọng nhất. Một chủ đề càng rõ ràng và cụ thể sẽ giúp cho việc lên kế hoạch càng dễ dàng và nhanh chóng hơn. Ngoài ra, việc lên chủ đề một cách cụ thể còn tránh được tình trạng lạc đề làm ảnh hưởng đến thông điệp truyền tải đến khách tham dự.
2. Truyền thông cho sự kiện
Để tăng thêm sức nóng cho sự kiện, thu hút sự chú ý của mọi người thì không thể thiếu công tác làm truyền thông. Tuy nhiên, các doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến thời gian làm truyền thông, từ 1-2 tuần trước khi sự kiện hội nghị diễn ra sẽ là khoảng thời gian thích hợp để làm truyền thông.
3. Lấy thông tin người tham dự
Lấy thông tin những vị khách có mặt trong buổi sự kiện không những củng cố mối quan hệ với khách hàng hiện tại mà còn mở rộng thêm mối quan hệ với những khách hàng mới. Bạn có thể lấy thông tin khách hàng qua việc xin email, số điện thoại hoặc đề nghị khách hàng làm thẻ thành viên,…
Lời kết
Với những thông tin từ bài viết trên, hy vọng các doanh nghiệp sẽ hiểu rõ được các tính chất, đặc thù riêng của từng loại hình tổ chức hội nghị và nắm chắc các lưu ý quan trọng khi tổ chức hội nghị để có được một sự kiện hội nghị tại trung tâm hội nghị thật thành công khi đạt được những mục tiêu đã đề ra.