Các chuyên gia tổ chức sự kiện, những người tổ chức các hội nghị khách hàng thành công nhất luôn để ý đến các mẹo và thủ thuật để hoàn thiện các chiến lược và giải quyết những việc cần làm của họ. Nếu bạn đang tìm cách cải thiện quy trình của mình, tối đa hóa hiệu quả của hội nghị, giúp bạn đỡ đau đầu và đảm bảo bạn đã có tất cả các cơ sở, hãy sử dụng các mẹo lập kế hoạch hội nghị dễ hiểu này. Và để có hướng dẫn nhanh về lập kế hoạch hội nghị, chúng tôi kết thúc bằng một danh sách kiểm tra lập kế hoạch hội nghị hữu ích.
1. Đảm bảo rằng địa điểm phù hợp với hội nghị khách hàng
Tìm kiếm địa điểm tổ chức hội nghị
Các địa điểm thay thế có thể mang đến sự tinh tế bất ngờ cho một hội nghị khách hàng. Các địa điểm như bảo tàng, di tích lịch sử, nhà hát, thư viện và đấu trường thể thao đều đã tổ chức các hội nghị. Nhưng hãy xem xét nhu cầu của nhóm bạn: Một địa điểm nên tạo tiền đề cho hội nghị thực hiện công việc của mình. Đảm bảo có không gian có kích thước thoải mái cho các buổi hội thảo nhóm lớn hoặc các buổi chia sẻ mà nhóm của bạn yêu cầu, có đủ phòng vệ sinh phù hợp với quy mô sự kiện, phục vụ ăn uống đáp ứng nhu cầu.
Các khách sạn và trung tâm hội nghị được xây dựng nhằm mục đích đáp ứng những nhu cầu này và cho phép mọi người tập trung vào nội dung của quá trình họp mặt, vì vậy nên cân nhắc những địa điểm truyền thống này. Các hội nghị thu hút người tham dự ngoại thành đặc biệt được phục vụ tốt nhờ sự tiện lợi của chỗ ở trong khách sạn, giá cả theo nhóm và cơ hội kết nối nâng cao khi mọi người ở cùng một nơi.
Tham khảo: Cách hội nghị cho khách hàng tiết kiệm, chuyên nghiệp nhất
2. Cung cấp cho mọi người tham dự một chân trên mạng
Chuẩn bị sẵn thư mời tên hội nghị của bạn: Kết nối mạng là lý do hàng đầu để mọi người tham dự hội nghị. Và trong quá trình kết nối mặt đối mặt hiệu quả hơn nhiều lần so với kết nối trực tuyến. Những sự kiện này cho phép mọi người trò chuyện và xây dựng kết nối với những người có chung sở thích nghề nghiệp hoặc niềm đam mê cá nhân tạo điều kiện cho họ thành công.
Tổ chức buổi hội nghị qua mạng trực tuyến
Nếu bạn đang sử dụng hoặc phát triển một ứng dụng hội nghị, hãy nghĩ về những cách mà bản thân ứng dụng đó có thể hỗ trợ kết nối mạng:
- Trước hội nghị: Cho phép người tham dự nhập hồ sơ LinkedIn của họ thay vì cần tạo hồ sơ cho sự kiện cụ thể, cho phép mọi người đánh dấu sở thích và chuyên môn của họ và hiển thị những người dùng khác quan tâm đến cùng chủ đề hoặc tham gia cùng phiên.
- Trong hội nghị: Cung cấp tính năng nhắn tin trong ứng dụng, giúp dễ dàng kết nối với những người tham dự ở cùng một chức năng xã hội.
- Sau hội nghị: Cung cấp thông tin liên hệ để người tham dự có thể dễ dàng duy trì các kết nối mà họ đã thực hiện.
3. Xây dựng một kế hoạch nội dung chi tiết
Tiếp đón khách mời tham gia hội nghị
Nếu những người tham dự đến hội nghị khách hàng của bạn để đào sâu kiến thức của họ, hãy làm theo một kế hoạch rõ ràng để tìm nguồn nội dung của bạn.
Trước tiên, nếu có thể, hãy thăm dò ý kiến khán giả của bạn về các chủ đề, chủ đề phụ và kiến thức chuyên sâu về chủ đề. Thiết lập một nhóm Facebook sự kiện, nhóm này cung cấp tính năng thăm dò ý kiến đơn giản. Và nếu vẫn thất bại, hãy thăm dò ý kiến lựa chọn những người có khả năng sẽ đến hoặc khảo sát nghề nghiệp / sở thích đưa họ vào đối tượng mục tiêu của bạn.
Nếu thăm dò ý kiến không phải là một lựa chọn, hãy nói chuyện với các bên liên quan trong công ty của bạn hoặc công ty của khách hàng của bạn. Các nhóm tiếp thị và phát triển kinh doanh phải được cập nhật về các vấn đề chủ đề và các xu hướng hiện đang thu hút nhiều sự quan tâm nhất.
Với những thông tin chi tiết này trong tay, hãy tuyển dụng và xác nhận những diễn giả có liên quan. Sau khi những người nói cốt lõi của bạn được xác nhận, hãy kiểm tra kế hoạch ban đầu của bạn so với đội hình. Nếu thiếu chủ đề hãy liên hệ với các chuyên gia trong lĩnh vực thích hợp đó và lấp đầy khoảng trống.
Tổng kết
Bây giờ bạn đã sẵn sàng để thiết kế một hội nghị khách hàng thú vị và diễn ra suôn sẻ khiến khách hàng của bạn hài lòng. Lập kế hoạch hội nghị của bạn chắc chắn sẽ thành công với danh sách kiểm tra và mẹo mới.