Đối với một buổi hội nghị khách hàng, sự hài lòng của người tham dự đóng vai trò quan trọng, là yếu tố giúp doanh nghiệp nâng cao hình ảnh thương hiệu của mình. Một buổi sự kiện thành công là phải nhận được những phản ứng tích cực từ phía các khách mời. Vậy phải làm sao để tổ chức hội nghị trọn vẹn, để lại nhiều dấu ấn trong lòng người tham dự? Hãy đọc ngay bài viết dưới đây để có 5 cách đơn giản nhất nhé!
Sự hài lòng của khách mời đóng vai trò quan trọng trong hội nghị khách hàng
Sự kết nối, tương tác trong hội nghị khách hàng
Một sự kiện nhận được những tương tác giữa khách mời và doanh nghiệp sẽ mang đến một không khí sôi động. Có rất nhiều cách để khuấy động tính kết nối giữa mọi người, chẳng hạn như: Sắp xếp bàn ghế theo kiểu hình tròn hoặc những hàng ghế đối diện nhau; bạn cũng có thể thiết lập các phiên kết nối để mọi người trò chuyện với nhau; đặt những câu hỏi thú vị, hoặc đơn giản là dành những quãng thời gian giữa các cuộc hội nghị để tạo điều kiện mọi người trò chuyện với nhau,…
>> Xem thêm: Hội nghị cho khách hàng là gì? Quy trình tổ chức hội nghị như thế nào?
Cần tạo ra sự kết nối giữa các khách mời
Mang đến những trải nghiệm mới
Hãy tưởng tượng sự kiện của doanh nghiệp bạn được tổ chức theo kịch bản tương tự những năm trước hoặc theo trình tự khuôn khổ, không có điểm nhấn chắc chắn sẽ khiến khách mời cảm thấy chán nản vô cùng. Do đó, hãy cố gắng mang làn gió mới đến với buổi hội nghị bằng cách sáng tạo chủ đề độc lạ, thú vị, thay đổi diễn giả đã từng tham dự trong những sự kiện trước, lồng ghép những khoảnh khắc đắt giá để sự kiện nổi bật hơn,…
>> Xem thêm: Metropole – Địa điểm lý tưởng để tổ chức hội nghị, hội thảo
Sự tiện lợi
Khi mọi thứ được xây dựng dựa trên tính tiện lợi tối đa cho khách mời thì chắc chắn họ sẽ vô cùng hài lòng và cảm thấy được trân trọng. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp cần đảm bảo sự kiện được diễn ra ở một nơi nào đó dễ tìm kiếm và di chuyển. Giả sử, nếu bạn không thể tổ chức ở một địa điểm gần, thuận tiện đi lại thì hãy trợ cấp chi phí di chuyển của khách mời. Tương tự, doanh nghiệp có thể phát triển những công cụ giúp đăng ký tham dự sự kiện một cách nhanh chóng và dễ dàng. Ngoài ra, thời gian tổ chức cũng cần phải đáp ứng về mặt thuận tiện nhằm đảm bảo khách mời có thể sắp xếp để tham dự sự kiện.
>> Xem thêm: 7 cách để thu hút khách hàng tham dự hội nghị cho khách hàng nhiều hơn
Mang đến sự tiện lợi tối đa cho khách mời
Cá nhân hoá tại hội nghị khách hàng
Tại một sự kiện lớn, thật dễ dàng để một người tham dự trở nên mờ nhạt giữa đám đông. Do đó, những thay đổi nhỏ, mang tính cá nhân có thể tạo ra sự khác biệt lớn cho sự hài lòng của họ. Một vài chi tiết nhỏ như ghi chú tên trên chỗ ngồi của mỗi khách, cố gắng nhớ tên của các vị khách mời quan trọng, viết tên của khách vào những gói quà tặng,… Những việc nhỏ này sẽ giúp chạm đến phần cảm xúc bên trong mỗi người tham dự và để lại ấn tượng sâu sắc trong lòng mỗi vị khách.
Lắng nghe phản hồi của khách mời về hội nghị
Chính những vị khách mới là những nhà đánh giá thực sự: chỉ họ mới có thể cho bạn biết họ thích gì, họ chán cái gì và điều gì khiến họ tham gia và quan tâm. Cần đảm bảo sự thu thập phản hồi, theo dõi ý kiến của khách mời một cách nhanh chóng trong khi sự kiện vẫn còn mới trong tâm trí của họ. Lời đánh giá từ những người trực tiếp tham dự sự kiện sẽ mang đến cho doanh nghiệp những nhận xét khách quan. Từ việc thu thập những phản hồi của khách mời sẽ giúp doanh nghiệp đúc kết những kinh nghiệm quý báu trong việc lên kế hoạch tổ chức cho những sự kiện sau.
>> Xem thêm: Các bước tổ chức hội nghị cho khách hàng chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất
Đây là nguồn khảo sát vô giá mà các doanh nghiệp, công ty nên tận dụng. Phần thông tin này sẽ giúp tổ chức phát huy những thế mạnh đang có, cũng như cải thiện những thiếu sót còn tồn đọng. Từ đó, giúp doanh nghiệp mang lại sự hài lòng cho khách hàng cho những sự kiện sau, tạo nhiều cơ hội quảng bá sản phẩm, dịch vụ rộng rãi, xây dựng lòng trung thành của khách hàng cũ cũng như tạo dựng niềm tin vững chắc và thu hút khách hàng mới,…
Lắng nghe phản hồi của khách mời về hội nghị
Trên đây là 5 bật mí giúp doanh nghiệp tổ chức một buổi hội nghị khách hàng hoàn hảo mang đến sự hài lòng tối đa cho người tham dự. Bên cạnh những yếu tố trên, doanh nghiệp cũng cần lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện thật chuyên nghiệp và uy tín để giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch cũng như thực hiện những bước tổ chức thật suôn sẻ, chuyên nghiệp nhất.
>> Xem thêm: Metropole – địa điểm sở hữu nhiều sảnh tiệc mang phong cách đa dạng nhất