Tổ chức hội nghị khách hàng không chỉ mang ý nghĩa đối với các doanh nghiệp mà còn có ý nghĩa đối với khách hàng bởi đây là dịp giúp cho mối quan hệ của 2 bên bền chặt hơn, cả 2 đối tượng đều nhận được lợi ích nhất định từ hội nghị này. Để sự kiện diễn ra được thành công bạn cần có đội ngũ tổ chức chuyên nghiệp. Vậy dịch vụ tổ chức hội nghị khách hàng sẽ bao gồm những gì? Cùng tham khảo ngay sau đây nhé!
Trọn gói dịch vụ tổ chức hội nghị khách hàng
Lên ý tưởng tổ chức
Cho dù đó là hội thảo, hội nghị khách hàng, tất niên, giới thiệu sản phẩm, biểu diễn thời trang, hay họp báo…, thì việc lên ý tưởng đều rất quan trọng. Một ý tưởng hay, sáng tạo sẽ giúp gây ấn tượng với khách mời tốt hơn và việc truyền đạt nội dung trong sự kiện cũng hiệu quả hơn. Nếu đăng ký dịch vụ trọn gói, đội ngũ nhân viên của các đơn vị sẽ giúp bạn lên ý tưởng và đồng hành, hỗ trợ kịp thời trong mỗi chuyển động của sự kiện. Với mục đích cuối cùng là mang lại thành công rực rỡ và làm hài lòng tất cả người tham dự.
>> Xem thêm: Metropole – địa điểm sở hữu nhiều sảnh tiệc mang phong cách đa dạng nhất
Trang trí sảnh tiệc
Sảnh tiệc hội nghị tại Trung tâm hội nghị tiệc cưới Metropole
Tùy vào số lượng khách mời và nội dung sự kiện mà mỗi tiệc sẽ có cách trang trí bố trí khác nhau để giúp không gian hài hòa và việc truyền tải nội dung hiệu quả hơn. Bạn nên chọn những nhà hàng có sảnh hội nghị được bố trí phù hợp với nhiều loại hình và sự kiện nhằm đáp ứng nhu cầu riêng biệt của từng doanh nghiệp. Mỗi sảnh được bày trí theo một phong cách khác nhau từ trang nhã, sang trọng đến ấn tượng, hiện đại. Tất cả đều được trang trí tinh tế trong từng chi tiết để có thể tạo nên một không gian đẳng cấp góp phần mang đến thành công cho hội nghị.
>> Xem thêm: Hội nghị cho khách hàng là gì? Quy trình tổ chức hội nghị như thế nào?
Lên thực đơn tiệc hội nghị
Một thực đơn được kết hợp tinh tế và cân bằng dinh dưỡng sẽ tạo nên dư vị tuyệt vời cho thực khách. Hãy chiêu đãi quan khách của bạn bằng các món ăn đặc sắc mang phong cách văn hóa ẩm thực Á – Âu và nhiều nguyên liệu tốt cho sức khỏe. Nên chọn những nhà hàng có nhiều loại hình thực đơn đáp ứng tất cả yêu cầu đa dạng từ tiệc buffet, finger food, cocktail, BBQ,…
Các dịch vụ khác
Ngoài những dịch vụ chính, đôi khi trong sự kiện sẽ phát sinh những công việc khác, nên nếu trong gói dịch vụ có hỗ trợ những dịch vụ phát sinh thêm để bạn yên tâm hơn nhé!
>> Xem thêm: 7 cách để thu hút khách hàng tham dự hội nghị cho khách hàng nhiều hơn
Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng thành công
Hội nghị khách hàng tại Metropole
Xác định khách hàng mục tiêu
Khách hàng là đối tượng chính mà sự kiện này muốn hướng đến, do đó việc xác định đúng đối tượng khách hàng là vô cùng quan trọng. Nếu xác định sai thì kết quả mang lại sẽ không như mong đợi. Để có thể xác định chính xác đối tượng khách hàng mục tiêu, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ người dùng sản phẩm của mình từ đó sẽ xác định:
- Giới tính
- Độ tuổi
- Công việc
- Sở thích
- Hành vi
- Mức thu nhập
- Khu vực sinh sống
>> Xem thêm: Các bước tổ chức hội nghị cho khách hàng chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất
Khách mời có thể là khách hàng cuối, các đại lý, nhà phân phối, đối tác, nhà cung cấp cũng cần quan tâm khi truyền thông đến tham dự. Sau khi đã xác định được đối tượng khách mời bạn sẽ dễ dàng lên được kế hoạch đón tiếp chu đáo giúp và chuyên nghiệp.
Xác định thời gian tổ chức
Thời gian tổ chức phải đảm bảo thuận lợi để tất cả những khách mời tham dự sự kiện đều dễ dàng tham dự. Tùy vào từng mục tiêu của doanh nghiệp, nhưng thời gian tổ chức hội thảo nên vào cuối tuần. Đây là thời điểm phổ biến để khách mời có thể tham dự hội nghị.
Xác định địa điểm tổ chức
Địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng lý tưởng tại TPHCM
Với những sự kiện lớn của doanh nghiệp thì địa điểm lý tưởng vẫn thường là khách sạn, trung tâm hội nghị,… Tuy nhiên, dù tổ chức ở đâu, cũng nên chú ý đảm bảo được những yếu tố như : Diện tích đủ rộng với số lượng người tham dự, địa điểm ở vị trí giao thông thuận tiện; hệ thống hỗ trợ ánh sáng âm thanh chất lượng, hiện đại.
Lên kịch bản
Kịch bản chương trình sẽ được kết hợp với ý tưởng ban đầu. Việc lên kịch bản cần chi tiết, cụ thể bao quát tất cả mọi sự kiện diễn ra xuyên suốt chương trình, cụ thể như sau:
- Các hạng mục
- Các tiết mục trình diễn
- Thời gian các hạng mục diễn ra
- Thành phần tham dự
- Nội dung chính của sự kiện
Kịch bản cần có sự kết nối giữa người điều hành sự kiện và bộ phận âm thanh, ánh sáng có thể phối hợp một cách ăn ý với nhau theo đúng kịch bản
Xác định chi phí
Bạn cần hoạch định ngân sách dự trù để có thể xác định đúng quy mô sự kiện. Các khoản chi tiêu cần được liệt kê rõ ràng, minh bạch. Thông qua mục đích của sự kiện và số lượng khách tham dự, bạn cần tính toán ngân sách hợp lý để có thể đảm bảo được hiệu quả chương trình.
>> Xem thêm: Metropole – Địa điểm lý tưởng để tổ chức hội nghị, hội thảo
Tạm kết
Trên đây là thông tin tham khảo cho những bạn đang có nhu cầu tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng cho doanh nghiệp. Để tổ chức thành công một sự kiện, đặc biệt là sự kiện cho doanh nghiệp và khách hàng đòi hỏi bạn phải chỉn chu từng chi tiết. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho các bạn.