Tổ chức hội nghị khách hàng được xem là một sự kiện thường niên và khá quan trọng tại các công ty, doanh nghiệp nhằm gửi lời tri ân đến khách hàng cũng như đối tác trong kinh doanh. Vậy một quy trình hội nghị tri ân khách hàng chuyên nghiệp diễn ra như thế nào? Bạn có thể tham khảo thông tin trong bài viết dưới đây.
Tầm quan trọng của hội nghị khách hàng
Hội nghị khách hàng là chương trình được thực hiện dưới nhiều cái tên khác nhau như lễ kỷ niệm, lễ họp mặt, lễ tri ân hoặc với những công ty có nhiều hệ thống đại lý thì còn có gọi là hội nghị vinh danh nhà phân phối, tri ân đại lý … Mục đích là để:
– Tri ân khách hàng vì những đóng góp của họ đối với sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Từ đó giúp duy trì và cải thiện mối quan hệ tốt đẹp hơn giữa khách hàng với công ty .
– Tìm hiểu ý kiến của khách hàng về chất lượng dịch vụ, sản phẩm,… Từ đó có thể loại trừ được những điểm yếu còn tồn tại, đảm bảo cải thiện và nâng cao chất lượng dịch vụ trong tương lai.
– Mở rộng thêm nhiều các mối quan hệ, tiếp cận thêm khách hàng mới, tiềm năng cho công ty.
– Quảng bá thương hiệu, hình ảnh cho công ty, nhằm khẳng định vị thế trên thương trường.
Hội nghị là dịp để quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp
Với tầm quan trọng và lợi ích mà hội nghị mang lại, thì quy trình tổ chức hội nghị này cần phải được thực hiện một cách chuyên nghiệp, đầy tính sáng tạo và gây được ấn tượng với khách mời tham dự. Đây cũng là cách để hình ảnh của doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng.
Quy trình tổ chức một hội nghị tri ân khách hàng
Lên danh sách khách mời
Đầu tiên, bạn cần xác định những ai sẽ được mời đến tham dự chương trình tổ chức hội nghị. Ngoài các đối tượng khách mời là các đại lý, nhà phân phối, nhà cung cấp, đối tác thì bạn nên mời giới truyền thông đến tham dự hội nghị.
Việc xác định danh sách khách mời cụ thể, chi tiết sẽ giúp bạn có kế hoạch tiếp đón chu đáo và kỹ càng hơn, giúp khách mời cảm thấy được trân trọng và buổi tri ân trọn vẹn hơn.
Xác định danh sách khách mời cụ thể là khâu quan trọng
Lên kế hoạch cho thời gian tổ chức hội nghị
Thời gian tổ chức hội nghị phải đảm bảo thuận lợi để tất cả khách mời đều có thể tham dự sự kiện. Nó thường được diễn ra vào các buổi chiều, bắt đầu từ 17 giờ và thường được ưu tiên tổ chức vào ngày cuối tuần.
>> Xem thêm: Các bước tổ chức hội nghị dành cho khách hàng chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất
Chủ đề tiệc hội nghị
Mỗi một sự kiện hay chương trình nào cũng cần có chủ đề, hay còn gọi là concept. Tất cả mọi thứ thuộc về chương trình tổ chức hội nghị bao gồm: quà tặng, thiệp mời, thiệp cảm ơn, sân khấu, banners, backdrop đều được thiết kế theo một chủ đề. Như vậy sẽ tạo ấn tượng và sự kiện của bạn để lại nhiều dấu ấn hơn và hạn chế lặp lại ý tưởng, hay đi theo lối mòn của những năm trước để tránh gây nhàm chán cho người tham dự.
Chủ đề tiệc sẽ gây ấn tượng mạnh với khách hàng
Địa điểm tổ chức hội nghị
Địa điểm tổ chức tiệc thường diễn ra ở khách sạn, trung tâm hội nghị hay ngay tại chính doanh nghiệp của bạn. Dù ở bất cứ đâu đi chăng nữa thì cũng cần phải đảm bảo các yếu tố sau: phù hợp với số lượng người tham dự; dễ dàng tìm kiếm, giao thông thuận tiện; các thiết bị trình chiếu, âm thanh, ánh sáng chất lượng, hiện đại, không gian thoải mái cho khách hàng.
>> Xem thêm: Metropole – địa điểm tổ chức hội nghị chuyên nghiệp tại TPHCM
Xác định ngân sách
Việc dự trù ngân sách với các khoản chi tiêu cần được liệt kê rõ ràng. Đây là việc không thể thiếu trong kế hoạch tổ chức hội nghị.
Thông qua mục đích của từng sự kiện và số lượng khách tham dự, bạn cần tính toán ngân sách tổ chức thật hợp lý nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả đạt được cao hơn với mức kinh phí đã bỏ ra.
Tổ chức hội nghị khách hàng tại Metropole
Triển khai và phân công công việc
Nên lập tổ công tác, phân công và trách nhiệm rõ ràng, cụ thể cho từng cá nhân tham gia đảm nhiệm trong hội nghị.
Đồng thời cũng cần lập bảng kế hoạch tiến độ thực hiện để theo dõi, kiểm tra và phân công công việc cho từng nhóm cụ thể.
>> Xem thêm: 7 cách để thu hút khách hàng tham dự hội nghị nhiều hơn
Bạn cần phải đảm bảo sự kiện hội nghị khách hàng sẽ được hoàn chỉnh trước ngày diễn ra từ 1 đến 2 ngày, cũng như dự đoán được trước những rủi ro để không gặp bất kỳ sự cố nào hoặc liên hệ với đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để được tư vấn và hỗ trợ tận tình cho bạn.