Để tổ chức một buổi hội thảo cần có rất nhiều yếu tố tạo nên, trong đó yếu tố chi phí sẽ ảnh hưởng rất nhiều việc tổ chức. Nếu bạn vẫn chưa biết chi phí trong khâu sản xuất một hội nghị là những khoản nào, thì đây là một bài viết dành cho bạn. Chúng tôi sẽ đề cập đến 8 chi phí mà các doanh nghiệp cần lưu ý khi tổ chức một buổi hội thảo hay sự kiện tại các trung tâm hội nghị.
Chi phí địa điểm tổ chức
Lựa chọn địa điểm có không gian phù hợp với tính chất sự kiện
Chắc chắn khi tổ chức một buổi hội nghị thì cần phải có địa điểm diễn ra và đây là chi phí mà bạn cần lưu ý đầu tiên. Đối với những sự kiện, hội nghị cấp cao, bạn cần chọn một trung tâm hội nghị ở trung tâm hoặc dễ di chuyển, giao thông thuận tiện cho khách mời dễ tìm kiếm. Sau đó là không gian khán phòng hoặc hội trường phù hợp với tính chất của sự kiện. Một khán phòng rộng rãi, đủ xếp ghế ngồi, sân khấu và không gian di chuyển là những gì bạn nên ưu tiên chọn lựa. Nếu số lượng khách mời lên đến 1000 người thì đừng ngần ngại gì mà chọn một địa điểm, khu vực có sức chứa lớn, đẳng cấp và hiện đại nhé.
Cuối cùng, chi phí địa điểm tổ chức sẽ phụ thuộc vào lựa chọn của công ty, doanh nghiệp; nếu muốn sự kiện được diễn ra hoành tráng, ấn tượng tại một trung tâm hội nghị đẳng cấp thì mức giá sẽ cao hơn rất nhiều.
Chi phí nhân sự
Nhân sự ở đây không phải là diễn giả hay người dẫn chương trình mà là những người nhân viên hiểu rõ từng vị trí trong bản thiết kế sự kiện, hội nghị. Họ sẽ phụ trách điều hành giám sát, điều khiển và xử lý các tình huống xảy ra trong khác phòng. Từ đó giúp chương trình được diễn ra suôn sẻ, đúng theo kịch bản và thành công tốt đẹp.
Chi phí cho nhân sự điều hành chương trình sẽ khác nhau. Tùy vào năng lực, trình độ, kinh nghiệm lên sẵn các kịch bản dự phòng, khả năng xử lý các khủng hoảng phát sinh,… mà có mức giá tương ứng. Đây là một chi phí quan trọng mà các công ty nên chú ý cân nhắc trước khi tổ chức hội nghị.
Chi phí máy móc, thiết bị, âm thanh, ánh sáng
Chi phí cho trang thiết bị là điều không thể bỏ qua
Các trung tâm hội nghị hàng đầu luôn trang bị những trang thiết bị hiện đại và tân tiến nhất. Các công ty có thể xem xét việc sử dụng đồ vật của các trung tâm cho sự kiện của mình nhưng cần đảm bảo chúng vẫn hoạt động tốt. Ngoài ra để tránh những rủi ro không đáng có, các doanh nghiệp có thể thuê vật dụng từ các công ty chuyên trong lĩnh vực này để họ bố trí và set up cho sự kiện của mình. Ngân sách cho trang thiết bị là một khoản cần thiết, từ loa, micro, máy chính, hệ thống ánh sáng, máy quay,… nhằm giúp cho sự kiện, hội nghị được diễn ra thành công và tạo được ấn tượng chuyên nghiệp đến khách mời.
Chi phí người dẫn chương trình
Người dẫn chương trình tăng thêm sự hấp dẫn và sức hút cho chương trình
Một sự kiện hay hội nghị nào cũng cần có người dẫn dắt chương trình diễn ra đúng theo kịch bản. Ngoài ra họ còn là người truyền tải thông tin đến với khách hàng một cách nhanh chóng, dễ hiểu và chính xác nhất.
Đối với những sự kiện nhỏ, trong nội bộ thì bạn có thể nhờ các nhân viên của mình, ai có năng khiếu và khả năng dẫn chương trình lên làm nhiệm vụ này. Nhưng đối với những sự kiện lớn, cấp cao thì việc thuê MC là điều không được bỏ qua. Việc này giúp cho sự kiện của bạn có thể chỉnh chu trong thời gian, chuyên nghiệp đối với những người tham gia bên dưới.
Chi phí in ấn, thiết kế sản phẩm
Để giúp cho người tham dự biết được sự kiện của doanh nghiệp thì cần phải có thư mời hoặc các ấn phẩm thiết kế trong sự kiện như backdrop, banner, standee,… Tất cả đều đòi hỏi sự tỉ mỉ, ấn tượng và chuyên nghiệp trong khâu thiết kế.
Đừng xem thường những tấm thư mời đấy nhé. Chúng là ấn tượng đầu tiên mà khách mời đánh giá về sự kiện hoặc hội nghị của công ty bạn. Thông điệp đầy đủ, bố cục hợp lý, ấn tượng sẽ tạo thêm thiện cảm và cái nhìn tốt hơn về sự kiện. Đối với những doanh nghiệp có những “cao thủ” thiết kế thì việc này không quá khó khăn và mất nhiều chi phí. Tuy nhiên nếu không có khả năng, đừng ngần ngại chi ngân sách thiết kế các ấn phẩm này sao cho hoàn thiện, chuyên nghiệp và phù hợp với tinh thần của hội nghị nhé.
Chi phí cho tea-break, tiệc trà
Tea-break đơn giản cho những buổi hội nghị
Đây là một bữa ăn nhẹ trong lúc giữa giờ của sự kiện, hội nghị. Các công ty có thể đãi khách hàng của mình bằng các món bánh ngọt, kẹo, cà phê hoặc nước trái cây theo hình thức buffet, giúp họ như được tiếp thêm năng lượng. Khách mời tham dự có thể tự do lựa chọn và dùng những món ăn yêu thích; việc này còn tăng thêm sự thoải mái, ấn tượng tốt trong mối quan hệ với công ty. Dù chỉ diễn ra trong 20 đến 30 phút nhưng đây vẫn là một phần chi phí không nên thiếu trong bảng kế hoạch tổ chức tại các trung tâm hội nghị.
Chi phí về quà tặng cho khách tham dự
Sổ tay, bút máy hoặc bình nước là những vật dụng phù hợp để tặng cho khách tham dự hội nghị. Điều này vừa giúp gây ấn tượng vừa giúp khách hàng gợi nhớ về sự kiện của doanh nghiệp. Ngân sách cho khâu quà tặng này sẽ được giảm bớt nếu bạn đặt số lượng nhiều. Đừng quên in tên công ty, thương hiệu của mình lên quà tặng để quảng bá hình ảnh công ty luôn nhé. Đối với trường hợp sự kiện quảng bá sản phẩm, đừng ngần ngại tặng các mẫu thử, sản phẩm mới cho khách hàng trải nghiệm nhé.
Chi phí phát sinh
Bất kỳ bảng kế hoạch chi phí nào cho một chương trình hội nghị đều cần có những khoảng dự trù, phát sinh. Doanh nghiệp hãy lưu ý ngân sách ở phần này nhé nếu không muốn bị hao hụt, lãng phí chi phí không cần thiết. Một hội nghị đẳng cấp nào cũng có thể xảy ra sai sót không mong muốn vì thế chuẩn bị trước chi phí phát sinh sẽ giúp bạn lường trước được các vấn đề, giúp chương trình thành công hơn.
Tổng kết
Những khoản chi phí bên trên không bao giờ là thừa đối khi tổ chức tại trung tâm hội nghị. Sự tỉ mỉ, chỉnh chu và có tầm nhìn sẽ giúp mang đến thành công cho các hội nghị, sự kiện của bạn. Hy vọng bài viết này đã mang đến những thông tin hữu ích cho kế hoạch của bạn. Và đừng quên Riverside Palace – một trung tâm hội nghị hàng đầu tại TPHCM mà bạn không nên bỏ qua cho sự kiện của mình.