Tổ chức hội thảo là một trong những sự kiện quan trọng nhất của doanh nghiệp. Tùy vào loại hình và số lượng khách mời mà mỗi buổi hội thảo sẽ được tổ chức khác nhau. Vì vậy, việc lựa chọn địa điểm tổ chức cần được lựa chọn kỹ càng và cẩn thận dựa trên đặc thù của một loại hình hội thảo cụ thể. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng cần xem xét khi chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM mà chúng tôi gửi đến bạn.
Địa điểm tổ chức phù hợp với quy mô
Quy mô phòng hội thảo là yếu tố đầu tiên ảnh hưởng đến việc lựa chọn nơi tổ chức hội thảo. Đặc biệt là những hội thảo có tính chuyên môn và mang tính đặc thù, có lượng khách mời dưới 100 người. Việc chọn vị trí cho những hội thảo này sẽ tương đối dễ dàng. Bạn có thể chọn tổ chức hội nghị trong nhà hoặc ngoài trời. Ngoài ra bạn hãy lựa chọn nơi có vị trí thuận lợi để di chuyển, tránh trường hợp giao thông ảnh hưởng đến thời gian sự kiện, hội thảo diễn ra.
Không gian phù hợp với các buổi hội thảo
Phần lớn phụ thuộc vào tính chất của hội thảo để lựa chọn. Một số địa điểm thích hợp là: sảnh văn phòng, phòng họp của các cơ quan lớn, trung tâm tổ chức sự kiện,… Nếu những sự kiện và hội thảo có lượng khách đông thì chọn những trung tâm chuyên tổ chức hội nghị là một lựa chọn thích hết để đảm bảo được sức chứa cũng như chất lượng phục vụ.
Tính chất của hội thảo
Nơi tổ chức phải phù hợp với tính chất của hội thảo
Tính chất hội thảo sẽ giúp xác định thiết kế của phòng, không gian hội nghị. Với các buổi tọa đàm học thuật, hội thảo khoa học; hay những buổi hội thảo trong nội bộ với các chuyên gia trong ngành, những buổi hội thảo ở nước ngoài… thì địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM tốt nhất là những phòng họp kín, như hội trường, phòng họp lớn. Những sự lựa chọn này tạo nên sự trang trọng và nghiêm túc cho buổi hội thảo, mặt khác chúng còn tạo ra một không gian riêng tư, tránh sự ồn ào có thể gây nguy hiểm cho chất lượng buổi hội thảo.
Trang thiết bị tại nơi tổ chức hội thảo
Trang thiết bị phải đảm bảo
Sau khi đã lựa được địa điểm và nắm được tính chất của hội thảo, điều bạn cần lưu ý tiếp theo đó là trang thiết bị tại đó có thực sự tốt hay không. Hãy chắc chắn rằng, các địa điểm tổ chức hội thảo ở TPHCM có hỗ trợ cho bạn những thiết bị như máy chiếu, màn hình LED, các loại bút chỉ bảng, bút laser,… Đừng quên dàn âm thanh, ánh sáng cũng chính là những yếu tố dẫn đến sự thành công của một hội thảo. Âm thanh lớn, rõ ràng, ánh sáng vừa hợp với từng hoàn cảnh, thời điểm trong buổi hội thảo.
Hãy yêu cầu các trung tâm hội nghị cung cấp cho bạn nếu họ thiếu hoặc không có, đảm bảo mọi thứ đều được chuẩn bị trước để hạn chế sai sót. Khi một sự kiện, hội thảo thành công, không chỉ chủ tổ chức tự hào, hãnh diện mà chính trung tâm hội thảo cũng đã có được lòng tin của khách hàng, giúp nâng cao danh tiếng.
Những yếu tố khác cần lưu ý
- Tea break, ẩm thực: Hãy lựa chọn những trung tâm hội nghị có những thực đơn tea break phù hợp với khách tham dự. Đảm bảo đủ lượng thức ăn và có chất lượng tốt nhằm làm hài lòng tất cả người tham dự.
- Ngân sách: Một yếu tố không thể quên chính là ngân sách cho hội thảo. Một trung tâm hội nghị có đầy đủ tất cả các yếu tố bạn cần nhưng có số tiền vượt quá ngân sách bạn có thể chi trả cũng ảnh hưởng rất nhiều đến tiến độ làm việc.
- Danh tiếng: Đừng quên chọn lựa địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM phù hợp với danh tiếng của thương hiệu, hội nghị sắp diễn ra. Vừa giúp bạn thể hiện được chất lượng của buổi hội thảo lẫn đảm bảo chất lượng của trung tâm hội nghị.
Riverside Palace – Nơi hoàn hảo cho các buổi hội thảo hàng đầu
Riverside Palace – địa điểm hoàn hảo cho các hội thảo hàng đầu
Có ưu thế về vị trí khi trung tâm nằm ở quận 4, tuyến đường giao giữa các quận trung tâm của thành phố như quận 1,3,5 và 7 giúp khách tham dự dễ dàng di chuyển và tìm thấy. Riverside Palace là một địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM hàng đầu khi có nhiều kinh nghiệm vì đã từng tổ chức các buổi hội thảo, sự kiện lớn nhỏ. Với không gian siêu rộng, có sức chứa hơn 4.000 người, phong cách phục vụ được đào tạo chuyên nghiệp, trang thiết bị tân tiến, Riverside Palace đáp ứng được mọi thứ mà một buổi hội thảo đẳng cấp cần có.
Bên cạnh đó, đội ngũ đầu bếp lâu năm sẽ mang đến cho những buổi hội thảo các món ăn ngon, tea break đẳng cấp cùng với một chi phí linh hoạt, phù hợp với ngân sách của nhiều công ty, doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Các yếu tố để lựa chọn trung tâm tổ chức hội thảo tại TPHCM
Kết
Bên trên là 4 tiêu chí, yếu tố quan trọng mà những ai cần tổ chức hội thảo cần lưu ý và nắm rõ. Một địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM cần phải đáp ứng đủ các tiêu chí trên để làm hài lòng khách hàng, mang lại những trải nghiệm tốt nhất. Ngoài ra hãy liên hệ ngay với Riverside Palace để được tư vấn và hỗ trợ, để chúng tôi mang đến những dịch vụ tốt nhất cho hội thảo của bạn.