Ngày nay, cùng với những tiến bộ về mọi lĩnh vực trong cuộc sống, kéo theo nhu cầu tổ chức hội nghị, hội thảo cũng tăng cao. Tuy nhiên, để lựa chọn được địa điểm tổ chức hội thảo thích hợp chúng ta cần phải hiểu rõ về tính chất của hội thảo, tránh nhầm lẫn giữa hội nghị và hội thảo để sự kiện của chúng ta có thể diễn ra một cách trọn vẹn nhất.
Hội thảo là gì?
Hội thảo được hiểu đơn giản là những sự kiện dưới hình thức là cuộc họp, là sự gặp gỡ của những người có cùng một mối quan tâm về đề tài hay lĩnh vực nào đó. Thường là công nghệ, xã hội và chính trị. Những hội thảo phổ biến thường rơi vào các vấn đề nghề nghiệp chung, chung lý tưởng về một tranh luận nào đó… Nhìn chung, hội thảo là tập hợp những người có điểm chung nhất định, có cùng chuyên môn.
Hội thảo là cuộc gặp gỡ của những người có cùng sự quan tâm về 1 đề tài
Đối với hội thảo, công tác chuẩn bị cần được làm thật cẩn thận, thật chỉnh chu, vì khách mời thông thường đều là những người có địa vị, hoặc là những chuyên gia trong các lĩnh vực. Để chuẩn bị một buổi hội thảo bao gồm 4 bước:
- Thành lập chủ đề cho hội thảo, các mục đích và các quan điểm sẽ được trình bày và tranh luận trong hội thảo.
- Lên kế hoạch và bàn bạc kỹ các quan điểm với diễn giả người sẽ trình bày và dẫn dắt buổi hội thảo. Cũng như là chuẩn bị các dụng cụ cần thiết để sự kiện diễn ra suôn sẻ.
- Chọn địa điểm tổ chức hội thảo, song song đó là kiểm tra các chất lượng của cơ sở vật chất.
- Luôn có những buổi tổng duyệt kỹ lưỡng để đảm bảo chất lượng của hội thảo.
Phân biệt hội thảo và hội nghị
Hiện nay, do chưa có kinh nghiệm nên một số doanh nghiệp vẫn còn nhầm lẫn giữa hội nghị và hội thảo từ đó dẫn đến việc khâu tổ chức chưa được chu đáo. Khác với hội thảo, hội nghị diễn ra mang nhiều mục đích của người tổ chức và người tham gia. Ngoài ra, về số lượng khách mời của hội nghị cũng sẽ cao hơn rất nhiều so với hội thảo và bao gồm nhiều địa vị khác nhau. Về khâu tổ chức, hội nghị cũng khá tương đồng với hội thảo tuy nhiên sẽ không quá khắc khe. Bên cạnh đó, các chương trình hội nghị thường sẽ kèm theo văn nghệ, hoặc các bài phát biểu nhằm tri ân hoặc tổng kết… Ngoài ra, các yếu tố truyền thông tác nghiệp trong suốt hội nghị cũng nên được coi trọng. Tuỳ theo quy mô của hội nghị lẫn doanh nghiệp tổ chức để lựa chọn các hình thức truyền thông cho phù hợp như báo chí, mạng xã hội…
Hội nghị thường sẽ bao gồm nhiều người tham gia với nhiều mục đích
Yếu tố cần cân nhắc khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM
Một yếu tố vô cùng quan trọng khi bạn muốn tổ chức hội thảo ở TP. HCM, đó chính là việc lựa chọn địa điểm tổ chức. Nếu bạn có một chủ đề hấp dẫn, một đội ngũ diễn giả chuyên nghiệp nhưng hội thảo của bạn lại được tổ chức ở nơi không thuận tiên, cơ sở vật chất không tốt thì hội thảo của bạn khó lòng để đạt được hiệu quả tốt nhất. Dưới đây là một vài tiêu chí nhằm tạo cơ sở cho bạn cân nhắc khi chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM:
- Vị trí địa lý, yếu tố này nên được cân nhắc trước tiên. Vì qua đó thể hiện được sự chu đáo trong vấn đề di chuyển của khách mời. Hội thảo nên được lựa chọn tổ chức ở các khu vực trung tâm thuận tiện di chuyển giữa các quận.
- Không gian tổ chức hội thảo cũng phải đảm bảo các hệ thống cách âm, không gian nên được lựa chọn phù hợp với mục đích của hội thảo không nên sử dụng các tone màu quá chói loá.
- Thiết bị công nghệ phục vụ trình chiếu và truyền âm cần được kiểm tra kỹ lưỡng tránh tình trạng lỗi kỹ thuật trong suốt quá trình diễn ra hội thảo.
- Các cơ sở vật chất khác như bàn, ghế, nước uống… bạn nên lựa chọn những địa điểm luôn có nhiều phương án dự phòng để khi xảy ra sự cố cũng có thể dễ dàng khắc phục.
Với các tiêu chí lựa chọn trên, nếu vẫn còn quá khó khăn để bạn lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo, bạn có thể tham khảo không gian tổ chức hội thảo sang trọng Riverside Palace. Đây là một trong những trung tâm hội nghị chuyên nghiệp và hiện đại nhất ở TP. HCM, cùng với bề dày kinh nghiệm là đội ngũ nhân viên đã được đào tạo bài bản luôn đồng hành cùng bạn trong suốt sự kiện.
Tổng kết
Trên đây là những phân tích về hội nghị và hội thảo, cũng như là những tiêu chí giúp bạn lựa chọn được địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM một cách phù hợp nhất. Hy vọng bài viết đã mang lại cho bạn những giải pháp hiệu quả.