Để chuẩn bị một hội nghị thật hoành tráng và ấn tượng, ban tổ chức cần suy xét thật kỹ lưỡng khi quyết định tổ chức hội nghị. Có thể nói, hội nghị vừa làm tăng thêm gắn kết, vừa giúp doanh nghiệp tiếp cận những đối tác và khách mời, cho nên hội nghị mở ra những cơ hội đầy tiềm năng cho công việc của bạn trong tương lai. Cùng điểm qua một số tiêu chí khi tổ chức hội nghị dưới đây nhé:
Hội nghị khách hàng
Không gian tổ chức hội nghị
Không gian thoáng, rộng rãi, trần nhà cao, hệ thống máy lạnh hoạt động năng suất hiệu quả là tiêu chí đầu tiên được đề cập tới. Ước lượng số người tham gia để có thể xác định diện tích phù hợp cho khách mời mà không cần phải lo lắng sảnh có quá chật hay quá rộng hay không.
Thông thường, thời điểm thích hợp để lên kế hoạch cho hội nghị là 1 tháng trở lên. Trong thời gian này, bạn có thể cẩn trọng tạo danh sách những thứ cần chú ý, xác định mục tiêu, nội dung hội nghị và cả những bài phát biểu mang yếu tố quyết định.
Không gian tổ chức hội nghị
Ngân sách
Ngân sách rõ ràng giúp bạn định hình các mức chi tiêu rõ ràng hơn nhất là khi phải chi tiêu cho các mục khác nhau như địa điểm tổ chức, chi phí phát sinh, có khi còn có cả chi phí di chuyển và khách sạn của khách mời. Tùy theo tính chất của hội nghị mà bạn cần cân nhắc các mức chi tiêu khác nhau.
Cần phân biệt rõ những chi phí cần thiết và không cần thiết để tránh tình trạng hoang phí không đáng có. Thay vào đó, bạn có thể dành thêm một khoản chi phí nhỏ để tăng độ tinh tế trong mắt khách hàng như quà lưu niệm, thiệp cảm ơn,..Việc quan tâm đến cảm xúc người tham dự sẽ khiến bạn dễ tạo những kết nối tốt đẹp trong công việc, dẫn đến các công việc kinh doanh, hợp tác trở nên thuận lợi hơn.
Hội nghị khách hàng
Địa điểm tổ chức hội nghị
Sau khi xác định lượng khách mời, bạn cần tham khảo những địa điểm tổ chức uy tín và an toàn, đặc biệt phải chú ý đến thiết kế, kiến trúc, sự tận tình của nhân viên phục vụ, các cơ sở thiết bị cần thiết. Những vật dụng hỗ trợ như micro, ánh sáng, âm thanh đều trong trạng thái ổn định bất cứ khi nào cần sử dụng đến.
Để khẳng định tên tuổi của doanh nghiệp, một số người thường ưu tiên chọn những nhà hàng, khách sạn lớn để gây ấn tượng với khách hàng. Đây là những nơi có các thiết kế hiện đại, đầy sang trọng và đẳng cấp, chất lượng dịch vụ cao cũng như đem lại bầu không khí thoải mái khó có thể chê. Giá tiền thường đi đôi với chất lượng, chính vì thế, các địa điểm này có chi phí rất cao. Giá tiền các sảnh cũng thay đổi theo kích thước lớn, nhỏ khác nhau, lựa chọn sảnh lớn hơn nhu cầu một chút là vừa thích hợp.
Địa điểm tổ chức hội nghị
Những vị trí trung tâm được ưu ái rất nhiều khi giúp các khách mời dễ dàng tìm thấy và tham gia, không mất quá nhiều thời gian cho việc di chuyển. Đồng thời, tránh những khung giờ cao điểm để khách hàng thuận lợi đến buổi hội nghị của bạn. Dù hội nghị có mang tính chất gì đi chăng nữa, sự an toàn của khách mời cũng cần được chú ý, hãy ghi chú lại điều này bạn nhé!
Lên kế hoạch chi tiết cho hội nghị
Bạn cần tổ chức hội nghị với mục đích nào ?
Từ đó chủ đề của hội nghị là gì?
Nội dung ra sao?
3 câu hỏi này định hướng việc lên kế hoạch của bạn cho hội nghị. Nội dung cần được chuẩn bị kỹ lưỡng để hội nghị có thể diễn ra thuận lợi và suôn sẻ.
Khách mời sẽ không muốn dành thời gian tại một hội nghị quá “ cứng nhắc” và chỉ tập trung vào các công việc kinh doanh suốt hàng giờ đồng hồ. Cũng chính vì lý do này, các tiết mục văn nghệ, giải trí hay trò chuyện với diễn giả có chức năng thay đổi bầu không khí, xua tan đi sự mất tập trung của người tham dự.
Có rất nhiều địa điểm tổ chức hội nghị và để chọn lựa ra một trong số đó, bạn nên dành thời gian khảo sát và cảm nhận bầu không khí, các dịch vụ và độ an toàn trước khi có quyết định lựa chọn cuối cùng. Những tiêu chí trên sẽ hỗ trợ bạn trong việc thiết lập các bước chuẩn bị, chúc bạn có một hội nghị diễn ra suôn sẻ và tốt đẹp!