Hội nghị khách hàng là một sự kiện quan trọng đối với các doanh nghiệp. Hội nghị không chỉ là nơi giao lưu, trao đổi giữa các khách hàng và doanh nghiệp mà còn đóng vai trò và ý nghĩa quan trọng đối với các doanh nghiệp. Hội nghị dành cho khách hàng thường được tổ chức 1 đến 2 lần trong năm, chính vì vậy, sự kiện này khá tốn kém ngân sách của doanh nghiệp. Hôm nay, chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn cách tổ chức hội nghị tiết kiệm mà vẫn chuyên nghiệp.
Vai trò và ý nghĩa của việc tổ chức hội nghị
Hội nghị cho khách hàng được tổ chức ra nhằm để các doanh nghiệp tri ân khách hàng, bên cạnh đó, sự kiện này còn giúp doanh nghiệp thu hút các khách hàng mới có tiềm năng, quảng bá thương hiệu cho doanh nghiệp. Đồng thời, đây cũng là nơi giao lưu giữa khách hàng với doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp hiểu rõ tâm tư, nguyện vọng của mình đối với sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp, từ đó giúp doanh nghiệp đưa ra những định hướng cải tiến tốt nhất cho cá sản phẩm dịch vụ của mình.
Qua những phân tích trên, ta thấy hội nghị rất quan trọng và thực sự cần thiết đối với sự phát triển của doanh nghiệp.
Tại sao nên tổ chức hội nghị tiết kiệm
Đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc các công ty mới bắt đầu startup sẽ rất khó khăn về ngân sách. Việc tổ chức hội nghị là cần thiết để doanh nghiệp được phát triển vững mạnh hơn, tuy nhiên không vì thế mà các doanh nghiệp nhỏ phải vay nợ hoặc bỏ ra một số chi phí lớn cho việc tổ chức sự kiện này. Việc tiết kiệm ngân sách cũng là yếu tố quan trọng, tuy nhiên, vẫn phải đảm bảo được tính chuyên nghiệp và tôn trọng của công ty đối với khách hàng. Do đó, chúng tôi sẽ giúp các bạn tối ưu chi phí khi tổ chức hội nghị khách hàng.
Hình ảnh buổi hội nghị khách hàng
Lên danh sách khách mời
Trước hết chúng ta cần lên danh sách khách mời cho buổi hội nghị, vậy nên xây dựng danh sách khách mời như thế nào để không phát sinh những chi phí không cần thiết?
Các bạn nên xác định rõ mục đích của hội nghị công ty bạn muốn tổ chức à gì, sau đó các bạn khoanh vùng những đối tượng khách hàng có khả năng quan tâm đến mục đích mà công ty hướng đến, và cuối cùng, các bạn dựa vào những thông tin, số liệu có sẵn của công ty để xây dựng danh sách khách mời.
Tại sao lại nói xây dựng danh sách khách mời hợp ý sẽ tiết kiệm được 1 phần ngân sách. Bởi lẽ, nếu các bạn không khoanh vùng được đối tượng khách mời cho buổi hội nghị mà mời hết tất cả các khách hàng thì các bạn vừa tốn chi phí cho việc in thiệp, di chuyển mà có những khách hàng không quan tâm đến mục đích của buổi hội nghị, họ sẽ không đi, các bạn có thể tốn thêm nhiều chi phí cho việc đặt bàn,…không những thế công sức và thời gian cũng bị lãng phí đáng kể.
Hình ảnh xây dựng danh sách khách mời cho hội nghị
Đặt địa điểm tổ chức
Muốn tổ chức hội nghị thì các bạn cần có địa điểm tổ chức, các bạn nên dựa vào danh sách khách mời như số lượng khách để làm cơ sở thuê địa điểm tổ chức cho phù hợp. Hãy ước tính số bàn tiệc dựa trên số lượng khách mời và từ đó chọn những không gian tổ chức phù hợp với lượng khách. Sẽ không sợ thuê những không gian quá lớn gây lãng phí ngân sách hay thuê không gian hẹp gây khó chịu cho khách hàng và làm công ty thiếu đi sự chuyên nghiệp.
Hình ảnh sảnh hội nghị phù hợp với quy mô
Quà tặng khách hàng
Dù tiết kiệm chi phí nhưng các bạn không nên bỏ qua những món quà nhỏ tặng khách hàng. Nếu các bạn muốn tiết kiệm chi phí thì nên chọn những món quà lưu niệm nhỏ như bút hoặc cuốn ổ có in logo của công ty, điều này vừa khiến khách hàng ấn tượng với công ty, vừa giúp công ty chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng, lại không tốn quá nhiều ngân sách.
Kết luận
Hội nghị khách hàng rất quan trọng, vì vậy các bạn cần phải cân nhắc chuẩn bị kỹ lưỡng khi tổ chức, dù tiết kiệm nhưng vẫn phải tôn trọng khách hàng. Trên bài là những thông tin chúng tôi đúc kết từ kinh nghiệm thực tế, hy vọng các bạn có thể tổ chức được 1 buổi hội nghị tiết kiệm nhưng không kém phần chuyên nghiệp.