Tổ chức hội nghị là một hoạt động quan trọng trong kinh doanh, tuy nhiên chi phí cho việc thuê sảnh tiệc tại một trung tâm chuyên tổ chức hội nghị có thể khiến nhiều doanh nghiệp lo lắng. Bài viết này sẽ chia sẻ một số bí quyết giúp bạn chọn được trung tâm hội nghị phù hợp, tiết kiệm chi phí hiệu quả.
Bí quyết chọn trung tâm hội nghị giúp bạn tiết kiệm chi phí
Xác định nhu cầu và ngân sách
Trước khi bắt đầu tìm kiếm trung tâm hội nghị, bạn cần xác định rõ nhu cầu của mình, bao gồm: số lượng khách mời, thời gian tổ chức hội nghị, loại hình hội nghị (hội thảo, hội nghị khách hàng, hội nghị quốc tế…), các dịch vụ cần thiết (âm thanh, ánh sáng, trang trí, tiệc…), và ngân sách bạn cho việc thuê một trung tâm.
Tiếp theo, bạn cần lập dự toán ngân sách, chi phí dự trù, kinh phí phát sinh xung quanh việc thuê sảnh tiệc hội nghị. Nên dự trù ngân sách bao gồm chi phí thuê, trang trí, âm thanh ánh sáng, catering,…Việc xác định rõ nhu cầu sẽ giúp bạn thu hẹp phạm vi lựa chọn và tiết kiệm thời gian.
Nhu cầu tổ chức tiệc tại trung tâm hội nghị
Tham khảo và so sánh các trung tâm hội nghị
Hiện nay có rất nhiều trung tâm hội nghị trên thị trường, do đó bạn cần dành thời gian để tham khảo và so sánh giá cả, dịch vụ, cơ sở vật chất, vị trí địa lý của các trung tâm khác nhau. Bạn có thể tìm kiếm thông tin về các nhà hàng bạn quan tâm trên website, mạng xã hội hoặc qua các kênh giới thiệu dịch vụ.
Khi so sánh các trung tâm với nhau, bạn cần lưu ý một số yếu tố sau:
-
Vị trí: Vị trí gần trung tâm, thuận tiện cho việc di chuyển của khách mời là một điều rất quan trọng. Nó thể hiện được quy mô và mức độ sang trọng của buổi tiệc. Ảnh hưởng đến hình ảnh của công ty của bạn.
-
Diện tích: Diện tích cần phù hợp với số lượng khách mời. Bạn có thể dự trù số lượng có thể tăng lên hoặc giảm đi tùy thuộc vào tình hình hiện tại.
-
Trang thiết bị: Nhà hàng hội nghị cần có đầy đủ trang thiết bị cần thiết cho hội nghị của bạn như máy chiếu, màn hình, hệ thống âm thanh,…
-
Dịch vụ: Trung tâm cần cung cấp các dịch vụ đi kèm như catering, trang trí, bảo vệ,… để hỗ trợ bạn trong những khâu nhỏ nhất, giúp bữa tiệc trở nên hoàn hảo hơn.
-
Giá cả: Giá cả cần phù hợp với ngân sách của bạn.
>>> Tham khảo: Trung tâm tổ chức hội nghị tiệc cưới Riverside Palace
Lựa chọn thời điểm đặt trung tâm hội nghị
Thời điểm bạn lựa chọn để đặt chỗ trung tâm cũng ảnh hưởng đến chi phí. Nếu bạn đặt trung tâm hội nghị vào những ngày cao điểm như cuối năm, lễ Tết thì giá thuê sẽ cao hơn so với những ngày bình thường. Do đó, bạn nên đặt sớm, ít nhất là 1-2 tháng trước khi tổ chức hội nghị để có được mức giá tốt nhất. Ngoài ra việc đặt sớm cũng giúp bạn lường trước những rủi ro không đáng có của hội nghị, giúp hạn chế chi phí phát sinh cho công ty của bạn.
Thời điểm đặt tiệc trung tâm hội nghị
Tận dụng các ưu đãi và khuyến mãi
Nhiều trung tâm hội nghị thường xuyên có các chương trình ưu đãi và khuyến mãi cho khách hàng đặt dịch vụ sớm hoặc tổ chức hội nghị vào những ngày trong tuần. Bạn nên theo dõi thông tin trên website, mạng xã hội của các trung tâm, nhà hàng để cập nhật các chương trình ưu đãi này.
>>> Tham khảo: Cách lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị Tp. HCM cho hội nghị khách hàng
Kết luận
Lựa chọn trung tâm hội nghị phù hợp là yếu tố quan trọng giúp bạn tiết kiệm chi phí cho việc tổ chức hội nghị. Hy vọng với những bí quyết chia sẻ trên đây, bạn sẽ lựa chọn được trung tâm ưng ý và tiết kiệm được chi phí hiệu quả.