Một buổi hội nghị thành công là khi đạt được số lượng khách tham dự ấn tượng, đầy đủ và chất lượng. Tuy nhiên để làm được điều này thì lại không dễ dàng và phải có nhiều phương pháp, chương trình thu hút khách mời. Sau đây là 6 cách giúp cho chương trình hội nghị của các công ty, doanh nghiệp tại trung tâm hội nghị thu hút được nhiều người tham dự hơn.
Thực hiện các hoạt động truyền thông trên mạng xã hội
Ở thời đại hiện nay, ai ai cũng sở hữu ít nhất 1 tài khoản mạng xã hội. Vì thế đây là công cụ tuyệt vời mà các doanh nghiệp không nên bỏ qua khi muốn khách hàng biết đến chương trình hội nghị của mình. Các trang mạng xã hội lớn của Việt Nam và có nhiều khách hàng sử dụng như Facebook, Instagram, Linkedin,… là những chiếc cầu nối giữa công ty bạn với khách hàng.
Các doanh nghiệp cần có một đội ngũ quản lý các trang mạng xã hội này; đồng thời, đăng lên những thông tin về sự kiện, chương trình sắp được diễn ra tại các trung tâm hội nghị để thông báo hoặc gợi nhắc khách mời. Ngoài ra, việc này còn giúp các công ty xác định được lượng người quan tâm và có khả năng tham dự hội nghị để có những bước chuẩn bị đầy đủ, chu đáo nhất.
Thực hiện khảo sát về các đề tài trong hội nghị
Các chương trình hội nghị khách hàng thì chắc chắn khách hàng là trung tâm, hướng đến sự hài lòng của họ. Chính vì thế có được nội dung chương trình hấp dẫn, đúng với nhu cầu và mong muốn của khách hàng sẽ chắc chắn thu hút được nhiều người tham dự. Bên cạnh đó, có được ý kiến của khách hàng sẽ giúp các công ty, doanh nghiệp xây dựng được ý tưởng, chủ đề cho những buổi hội nghị tiếp theo.
Khảo sát khách hàng giúp doanh nghiệp hoàn thiện hội nghị hơn
Các doanh nghiệp có thể tạo các đơn, form khảo sát trực tuyến và gửi cho khách hàng trước hoặc sau sự kiện để có thêm thông tin. Ngoài ra có thể cho họ làm khảo sát ngay tại hội nghị. Khi có được các ý kiến phản hồi, thông tin và thắc mắc, câu hỏi của khách hàng, các công ty có thể tổ chức được buổi hội nghị thành công, đúng hướng, nhận được nhiều sự quan tâm của công chúng.
Thực hiện các hành động nhắc nhở
Nhiều doanh nghiệp sau khi đã gửi thiệp mời thì không nhắc nhở bất kỳ điều gì sau đó để gợi nhắc khách mời về chương trình. Họ có thể quên đi mất hội nghị và thực hiện các lịch trình khác, từ đó ảnh hưởng đến số lượng khách tham dự sự kiện.
Do đấy, gợi nhắc khách hàng bằng cách gọi điện, gửi mail là một việc làm quan trọng và cần thiết mà các doanh nghiệp không nên bỏ qua. Điều này không chỉ giúp bạn xác nhận lại sự tham dự của vị khách đó mà còn thể hiện sự tôn trọng, chu đáo và tỉ mỉ của doanh nghiệp với khách mời. Từ đó nâng cao được hình ảnh chuyên nghiệp của sự kiện, hội nghị và công ty.
Sáng tạo thêm trong quá trình tổ chức
Bất kỳ sự kiện hội nghị nào có sự độc đáo, ấn tượng thì sẽ tạo được tiếng vang, thu hút được nhiều người tham dự. Chính vì thế ngoài việc đảm bảo khâu sản xuất, xây dựng chương trình thì cần thêm các yếu tố bất ngờ khác, tạo dấu ấn riêng.
Tạo thêm dấu ấn cho hội nghị bằng nhiều hình thức khác nhau
Bạn có thể tạo ra những khoảnh khắc tương tác giữa doanh nghiệp và khách hàng để tăng thêm sự kết nối. Hoặc tặng những món quà ý nghĩa, có giá trị về mặt tinh thần, để gây ấn tượng tốt với khách hàng.
Lựa chọn địa điểm tổ chức hợp lý
Lựa chọn không gian tổ chức hội nghị sao cho hợp lý
Một yếu tố góp phần tạo nên sự thành công cho các buổi hội nghị đó là địa điểm tổ chức. Các doanh nghiệp cần chọn các trung tâm hội nghị có vị trí thuận lợi, gần trung tâm, có tuyến đường di chuyển dễ dàng cho khách tham dự.
Về khu vực khán phòng, các công ty cần quan tâm đến cách bày trí, không gian sảnh và phong cách phục vụ của nhân viên. Tất cả đều cần phải đảm bảo được chu đáo, chuyên nghiệp và làm hài lòng tất cả người tham dự. Việc lựa chọn trung tâm hội nghị tổ chức chương trình là đặc biệt quan trọng. Vì bạn có thể tổ chức nhiều sự kiện, hội nghị khác trong tương lai; do đó nếu sự kiện hiện tại làm không tốt sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến các chương trình phía sau.
Tham khảo thêm: Trung tâm hội nghị tiệc cưới Riverside Palace – địa điểm tổ chức hội nghị hàng đầu tại TPHCM.
Mời những khách mời, người nổi tiếng tham dự hội nghị
Sự tham dự của người nổi tiếng giúp thu hút được nhiều khách mời
Những diễn giả hay người nổi tiếng trong lĩnh vực đó thường sẽ thu hút được một lượng khách hàng đến với hội nghị. Chi phí cho việc này có lẽ sẽ cao hơn rất nhiều nhưng lợi ích đi đôi cũng không hề nhỏ. Với sự xuất hiện của các chuyên gia, diễn giả hoặc MC, nghệ sĩ nổi tiếng,… tại chương trình sẽ tạo tiếng vang đến thương hiệu của bạn. Đồng thời, họ còn giúp quảng cáo hội nghị của bạn đến với nhiều đối tượng khách hàng hơn. Vì thế hãy lựa chọn những người có kiến thức về ngành nghề hoặc có sức ảnh hưởng trong giới để mời tham dự hội nghị nhé.
Kết
Với 6 cách này, hi vọng các doanh nghiệp, công ty sẽ có thể thu hút được nhiều khách hàng đến với sự kiện hội nghị của mình. Nếu bạn đang tìm một nơi tổ chức hội nghị thì đừng bỏ qua trung tâm hội nghị, tiệc cưới Riverside Palace. Trung tâm đã có rất nhiều năm kinh nghiệm trong việc tổ chức các buổi hội nghị, chương trình lớn nhỏ mà bạn có thể an tâm lựa chọn.