Sau khi đã làm việc và gắn bó với nhau một khoảng thời gian, các doanh nghiệp sẽ tổ chức các buổi hội nghị tri ân khách hàng, đối tác của mình. Để chương trình được diễn ra thành công và suôn sẻ nhất, cần phải có các bước chuẩn bị và kế hoạch chi tiết. Vậy hôm nay hãy cùng chúng tôi tìm hiểu quy trình một hội nghị khách hàng sẽ diễn ra tại các địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM trong bài viết này nhé!
Hội nghị khách hàng là gì?
Hội nghị khách hàng là như thế nào?
Đây là buổi hội nghị sẽ được doanh nghiệp tổng kết lại các hoạt động, kết quả đạt được sau một thời gian hoặc một chiến dịch nào đó. Các doanh nghiệp tại đây sẽ đưa ra những kinh nghiệm rút ra được, đồng thời là lời cảm ơn, tri ân đến các khách hàng, đối tác và nhân viên xuất sắc đã đồng hành tại công ty. Ngoài ra, đây là còn sự kiện mà các công ty sẽ vạch ra phương hướng phát triển và mục tiêu cho những dự án tiếp theo trong tương lai.
Ngày nay nhiều doanh nghiệp không chỉ tổ chức hội nghị khách hàng với mục đích tri ân; mà còn tăng thêm sự kết nối, trao đổi và lắng nghe ý kiến của khách hàng về sản phẩm/ dịch vụ sắp ra mắt. Một sự kiện hội nghị khách hàng sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố, từ quy trình đến bảng kế hoạch thực hiện chi tiết nhất để mang đến sự thành công cho chương trình. Hội nghị khách hàng sẽ là một sự kiện quan trọng, giúp gắn kết khách hàng, đối tác với công ty. Đồng thời thu hút thêm các khách hàng mới tiềm năng, tạo nên lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Các bước tổ chức hội nghị khách hàng
Lập danh sách khách mời
Đây là bước đầu tiên mà các doanh nghiệp cần làm trước khi tổ chức hội nghị. Doanh nghiệp cần xác định số lượng khách mời, những ai tham gia, công ty, đối tác nào,… Và chắc chắn không được để thiếu, đặc biệt là những khách hàng lâu năm, đối tác lớn để có thể duy trì lâu dài và tiếp tục tạo được thiện cảm.
Cần mời đầy đủ các đối tác, khách hàng quan trọng
Đừng quên chú ý đến tấm thiệp mời đấy nhé. Vì đây là thứ sẽ đại diện công ty đến với khách hàng, cần thể hiện sao cho trang trọng và phù hợp nhất. Bước lên danh sách khách mời này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và tiếp đón khách mời, hạn chế việc bỏ sót ai đó.
Xác định thời điểm tổ chức
Vì để khách mời có thể sắp xếp công việc, lịch trình tham dự hội nghị, các doanh nghiệp cần chọn thời điểm nào hợp lý nhất để đôi bên đều có thể dễ dàng tham dự. Cuối tuần chính là thời điểm phù hợp nhất cho tất cả mọi người, ai cũng có thể sắp xếp để tham dự các sự kiện quan trọng. Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng cần thông báo đến khách mời, đối tác nếu không thể tham dự thì hãy thông báo sớm trong thời gian sớm nhất để công ty có thể sắp xếp lại kế hoạch.
Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM
Yếu tố quan trọng mà các doanh nghiệp cần chú ý
Đây là yếu tố quan trọng nhất mà các doanh nghiệp cần chú ý để chương trình hội nghị được diễn ra thành công. Cần chọn các trung tâm hội nghị có vị trí thuận lợi, gần trung tâm, các tuyến đường ít kẹt và dễ dàng tìm kiếm, di chuyển. Tiếp theo là hãy chọn trung tâm phù hợp với đẳng cấp, vị thế của công ty, doanh nghiệp, từ sảnh tiệc, trang thiết bị đến các món ăn đều ở mức đặc sắc.
Xây dựng kịch bản chương trình
Bất kỳ chương trình hay sự kiện nào cũng cần có kịch bản và kế hoạch thực hiện một cách chi tiết nhất để sự kiện có thể diễn ra thật suôn sẻ và thành công nhất. Nếu kịch bản được lên kế hoạch chỉnh chu, kỹ lưỡng nhất thì chương trình hội nghị sẽ được diễn ra đúng theo tiến độ. Đồng thời đừng quên các phương án, kế hoạch dự phòng cho những tình huống bất ngờ xảy ra nhé.
Kịch bản hãy bắt đầu từ các bước đầu tiên đơn giản như thiết kế thiệp mời, backdrop, quà tặng,… đến MC chương trình, các phần sẽ diễn ra hoặc các tiết mục,… Ngoài ra, người giám sát, quản lý chương trình cũng cần theo dõi sự kiện thường xuyên, mọi thứ phải được diễn ra theo đúng kế hoạch; và nếu có phát sinh vấn đề gì còn kịp thời xử lý, thay thế.
Riverside Palace – địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM hàng đầu cho các doanh nghiệp
Với nhiều năm kinh nghiệm trong việc tổ chức các buổi hội nghị khách hàng, Riverside Palace có những ưu điểm nổi bật mà các doanh nghiệp có thể an tâm lựa chọn.
Tọa lạc trên con đường Bến Vân Đồn, Quận 4, Riverside Palace cực kỳ thuận lợi cho doanh nghiệp và khách hàng di chuyển đến. Nơi đây từng là nơi diễn ra các chương trình sự kiện quy mô lớn như VietNam’s Next Top Model, Giọng hát Việt,… Đặc biệt hơn, trung tâm còn có 7 sảnh tiệc lớn nhỏ, có thể tiếp đón hơn 4000 khách tham dự.
Riverside Palace là trung tâm hội nghị hàng đầu tại TPHCM
Không dừng lại ở đó, trang thiết bị tại Riverside Palace còn là điểm thu hút các công ty tổ chức hội nghị. Được nâng cấp và bảo dưỡng thường xuyên, từ hệ thống âm thanh, ánh sáng, đều có thể mang đến một không gian hội nghị đẳng cấp, mang tầm quốc tế.
Nhân viên phục vụ tại trung tâm hội nghị chắc chắn sẽ khiến các khách mời tham dự hài lòng tuyệt đối vì đã được đào tạo chuyên môn kỹ lưỡng, ân cần, chu đáo. Một điều không nên bỏ qua tại Riverside Palace chính là các món ăn, tea-break được chế biến cực kỳ ngon miệng, đẹp mắt, không kém phần hài hòa, tinh tế. Đến ngay Riverside Palace để trải nghiệm và có cho mình một địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM hàng đầu nhé.
Tìm hiểu thêm: Những lý do nên chọn Riverside Palace là nơi tổ chức hội thảo
Kết
Trên đây là quy trình cần thiết để tổ chức một chương trình hội nghị khách hàng mà các doanh nghiệp nên biết. Chúng tôi hi vọng rằng, các công ty sẽ tìm được một địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM phù hợp để sự kiện của mình được diễn ra thành công tốt đẹp nhất.