Với nhiều mục đích khác nhau cho các hoạt động, dự án cho công ty, doanh nghiệp, xu hướng tổ chức hội thảo đang ngày càng phổ biến. Đây là việc đòi hỏi sự chuyên nghiệp, tỉ mỉ và phải chỉnh chu trong khâu sản xuất. Vậy như thế nào là một hội thảo chuyên nghiệp? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu các quy trình cần có tại các địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM sao cho chuyên nghiệp và thành công nhất nhé!
Tổ chức hội thảo, hội nghị là như thế nào?
Đây là sự kiện thường niên mà các doanh nghiệp sẽ tổ chức với mục đích là tạo dựng và duy trì quan hệ với khách hàng, đối tác; đồng thời tìm kiếm thêm những khách hàng tiềm năng mới cho công ty.
Nhiều hình thức hội thảo, hội nghị khác nhau
Tại các buổi hội thảo thường sẽ bàn luận về những vấn đề thực tiễn trên thị trường, trao đổi và lắng nghe ý kiến của khách hàng. Đôi khi còn với hình thức chia sẻ những kiến thức, thông tin về ngành nghề, thị trường. Nhờ vào những buổi hội thảo như thế này mà doanh nghiệp có thể giao lưu, gặp gỡ nhiều đối tác, khách hàng hơn; từ đó xây dựng các mối quan hệ tốt đẹp và nâng cao hình ảnh thương hiệu trong tương lai.
Những hình thức hội thảo phổ biến
Sau đây là 5 hình thức hội thảo phổ biến tại các địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM:
- Hội thảo khoa học: Dạng hội thảo này sẽ liên quan nhiều đến các chủ đề khoa học. Tại đây mọi người sẽ cùng nhau trao đổi, bàn luận hoặc công bố những kết quả nghiên cứu khoa học của cá nhân hay tổ chức. Thường thì tại các địa điểm tổ chức hội thảo khoa học sẽ không mang nhiều ý nghĩa về quảng bá sản phẩm, thương hiệu của doanh nghiệp. Các chuyên gia, giáo sư hoặc diễn giả có chuyên môn sẽ cùng nhau trình bày các vấn đề, đưa ra phương hướng bàn luận là chính.
- Hội thảo du học: Rất nhiều các hội thảo có hình thức này được tổ chức hiện nay. Những người đang có nhu cầu du học, tìm hiểu về chương trình học, học bổng hay cuộc sống tại nước ngoài sẽ tham dự hội thảo này. Họ sẽ được giải đáp những thắc mắc, lo lắng, băn khoăn thông qua những người có chuyên môn. Những buổi hội thảo du học sẽ là hơn các doanh nghiệp liên quan tìm kiếm khách hàng và bán dịch vụ của mình.
Hội thảo du học rất phổ biến ngày nay
- Hội thảo chuyên đề – chuyên môn: Hội thảo sẽ do một diễn giả trình bày, xoay quanh một vấn đề chính nào đó. Thường thì sẽ liên quan đến những vấn đề thực tế trong công việc hoặc phương pháp kinh doanh trong tương lai.
- Các buổi workshop: Với mục đích chính là chia sẻ kiến thức về các ngành nghề như marketing, tài chính, kinh tế,… cùng các chia sẻ, ví dụ thực tế về ngành nghề đó, giúp người tham gia hiểu rõ hơn. Workshop thường được diễn ra tại các địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM với quy mô vừa và nhỏ, từ 20 đến 50 người tham dự.
- Tập huấn: Có hình thức và quy mô lớn hơn các buổi workshop, hội thảo về tập huấn sẽ diễn ra trong nội bộ tổ chức, ban ngành, công ty. Các nhân viên sẽ được đào tạo, học hỏi để nâng cao kiến thức ngành nghề, cùng những kinh nghiệm thực tế giúp công việc đạt hiệu quả cao hơn.
Quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp
Với những bước sau đây, bạn sẽ có ngay một buổi hội thảo chuyên nghiệp và thành công nhất.
Quy trình tạo nên một hội thảo chuyên nghiệp
Bước 1: Xác định hình thức, chủ đề cho hội thảo
Xác định rõ yếu tố này một cách cụ thể và rõ ràng nhất để giúp xây dựng nội dung, kịch bản, kế hoạch hoạt động được diễn ra chi tiết và suôn sẻ nhất.
Bước 2: Lên kế hoạch chi tiết cho hội thảo
Một kế hoạch tổ chức hội thảo sẽ bao gồm:
- Mục đích, mục tiêu chương trình
- Nội dung chính của hội thảo
- Địa điểm, thời gian tổ chức
- Kinh phí, đơn vị tổ chức
- Danh sách khách mời
Bước 3: Chuẩn bị cho hội thảo
- Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM hoặc những nơi khác.
- Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm như bánh, trà, tea-break, quà tặng,…
- Thực hiện truyền thông cho sự kiện và phát hoặc gửi thư mời.
Bước 4: Tổ chức hội thảo
- Đón tiếp khách mời
- Điều phối sao cho chương trình được diễn ra theo đúng kế hoạch.
Bước 5: Kết thúc chương trình
- Gửi quà tặng cho khách tham dự nếu có
- Ghi lại biên bản hội thảo và đưa ra thông báo kết luận
Bước 6: Xử lý các thông tin liên quan đến hội thảo
- Đánh giá nội dung hội thảo
- Thực hiện kiến nghị các tổ chức, đơn vị tham gia hội thảo
Bước 7: Đánh giá kết quả
- Đánh giá dựa trên số lượng khách tham dự và ý kiến của họ
- Những kết quả từ hoạt động tuyên truyền.
Kết
Trên đây là quy trình để tổ chức một buổi hội thảo chuyên nghiệp mà các công ty, doanh nghiệp không nên bỏ qua. Hãy đọc qua và thực hiện để có một chương trình hội thảo thành công tốt đẹp nhất nhé. Đừng quên tham khảo thêm về Riverside Palace – địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM hàng đầu mà bạn không nên bỏ lỡ.