Hiện nay, nhu cầu tổ chức sự kiện, hội thảo của các công ty, doanh nghiệp ngày càng nhiều. Tùy thuộc vào loại hình và tính chất sự kiện mà doanh nghiệp, cá nhân có thể lựa chọn cho mình một trung tâm phù hợp nhất. Nhưng để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công thì công ty tổ chức sự kiện cần phải chuyên nghiệp và đáp ứng được các tiêu chí quan trọng. Bài viết sau đây sẽ gợi ý cho bạn một số yếu tố cần thiết mà bạn nên xem xét trước khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM.
Vị trí tọa lạc
Vị trí là một trong những yếu tố quan trọng nhất khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo, sự kiện. Khi khảo sát thực tế địa điểm ở những trung tâm hội nghị, bạn cần xem xét vị trí địa lý để đảm bảo địa điểm dễ dàng tìm kiếm và tình hình giao thông đi lại thuận tiện, không tắc đường.
Vị trí thuận lợi, nằm gần hoặc ngay trong trung tâm sẽ giúp ích cho khách mời rất nhiều trong việc di chuyển và từ đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng khách hàng tham dự sự kiện. Bạn cũng nên tránh chọn những địa điểm xa trung tâm thành phố, những địa điểm ở xa vùng trung tâm dù chi phí có thể thấp hơn nhưng sẽ không phù hợp với tính chất của buổi lễ hội nghị hay hội thảo vì sẽ khó khăn cho việc di chuyển và khó để làm toát lên sự sang trọng của sự kiện.
>>> Xem thêm: Nơi tổ chức hội thảo uy tín tại TP.HCM đáng để tham khảo
Không gian thoải mái, phù hợp
Tổ chức hội thảo không đơn thuần là chỉ cần một phòng hội nghị rộng rãi, mà đòi hỏi một không gian khán phòng đáp ứng được yêu cầu tinh tế, sang trọng và đẳng cấp. Bởi vì đây không chỉ là nơi hội họp mà qua đó còn thể hiện chủ đề, phong cách của buổi hội nghị và phát huy được cá tính của chủ nhân sự kiện.
Với tính chất của sự kiện hội thảo, khi khảo sát địa điểm, bạn cần đặc biệt chú ý tới sảnh tiệc, sảnh đón khách, hàng lang đi lại và những khu vực liên quan. Không gian là yếu tố quan trọng trong những buổi hội thảo. Bạn cần đảm bảo diện tích đủ rộng để vừa sức chứa đủ số lượng khách mời mà vẫn có đủ không gian cho lối đi lại, set up bàn ghế, đặt bàn chờ chuẩn bị những vật dụng cần thiết cho hội nghị.
Theo đó, với những sự kiện có quy mô nhỏ, bạn nên ưu tiên chọn những sảnh tiệc nhỏ và vừa, tránh chọn những không gian sảnh quá cao và rộng sẽ tạo cảm giác loãng chương trình.
Không gian vừa đủ, thoải mái
Trang thiết bị và dịch vụ đi kèm
Âm thanh và ánh sáng là hai yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của buổi hội thảo. Do đó, việc khảo sát và kiểm tra chất lượng các dụng cụ từ âm thanh, ánh sáng, sân khấu, thiết bị trình chiếu, bàn ghế,… là điều bạn cần thực hiện tỉ mỉ từ sớm để đảm bảo sự kiện của mình có thể diễn ra một cách suôn sẻ.
Bên cạnh đó, thông thường ở các buổi hội thảo sẽ thường có tiệc tea – break trong thời gian giải lao. Do đó, bạn nên kiểm tra địa điểm tổ chức có những loại bàn, thức ăn và đồ uống phù hợp không và cũng nên để ý đến thái độ và phong cách phục vụ của nhân viên trong nhà hàng.
Trang thiết bị hiện đại
Mức chi phí tổ chức
Địa điểm vừa có thể đáp ứng được những tiêu chí đề ra, vừa có mức chi phí hợp lý chắc hẳn sẽ là địa điểm lý tưởng nhất cho sự kiện của bạn. Do đó, hãy dành nhiều thời gian chuẩn bị, khảo sát địa điểm để phân tích và lựa chọn địa điểm thích hợp giúp sự kiện của bạn thành công.
Với mỗi không gian sảnh tiệc với sức chứa khác nhau sẽ có những mức giá tương ứng khác nhau. Với những buổi hội nghị, hội thảo sang trọng, quy mô lớn, bạn cần đảm bảo có đủ chỗ ngồi và không gian thoải mái cho khách mời tham dự. Do đó, bạn cần dự trù một khoản ngân sách phù hợp, đừng bởi vì tiết kiệm mà khiến không khí buổi hội nghị trở nên ngột ngạt và bất tiện.
Với những buổi hội thảo có quy mô lớn và bao gồm nhiều hạng mục liên quan đến địa điểm tổ chức sự kiện thì bạn nên tìm đến các đơn vị tổ chức có kinh nghiệm để được tư vấn địa điểm, hỗ trợ và để thỏa thuận mức giá phù hợp nhất.
Uy tín và chất lượng của địa điểm tổ chức
Mọi sự kiện muốn diễn ra suôn sẻ, thành công đều cần có một bên dịch vụ uy tín, chất lượng đảm nhiệm để tránh gặp phải những sai sót không đáng có dẫn đến những hậu quả đáng tiếc có thể phá hỏng cả sự kiện đó. Vì thế, khi tìm chọn địa điểm tổ chức hội thảo, bạn cần tham khảo nhiều nơi, xem đánh giá, phản hồi từ những khách hàng đi trước và nên khảo sát thực tế tại nơi đó.
Uy tín và chất lượng của địa điểm tổ chức hội thảo
Trên đây là một số yếu tố có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sự kiện mà bạn nên ưu tiên cân nhắc khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại tphcm để có thể lựa chọn được một địa điểm phù hợp với tính chất sự kiện của công ty và mang lại hiệu quả tốt nhất.