Trong bài viết hôm nay sẽ đề cập đến những vấn đề xoay quanh trung tâm hội nghị, nếu bạn vẫn còn đang băn khoăn không biết nên tổ chức hội nghị như thế nào thì hãy tham khảo bài viết này nhé.
Trung tâm hội nghị là gì?
Trung tâm tổ chức hội nghị, sự kiện là địa điểm mà những công ty hay doanh nghiệp lựa chọn để tổ chức chương trình, sự kiện có quy mô lớn. Tuỳ vào chính sách công ty hoặc doanh nghiệp mà địa điểm diễn ra sự kiện có thể là nhà hàng sang trọng, một hoa viên tiệc cưới hay chỉ là khách sạn 4 – 5 sao.
Phân loại hội nghị
Loại hình hội nghị khách hàng
Đây là loại hình hội nghị được tổ chức với mục đích đối thoại, liên kết hoặc thăm dò ý kiến. Các công ty hoặc doanh nghiệp xem như đây là dịp để duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại, mở rộng network, tìm kiếm khách hàng tiềm năng và tạo sức cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần có kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết, rõ ràng
Loại hình hội nghị bán hàng
Doanh nghiệp tổ chức hội nghị này với mục đích bán sản phẩm của mình. Song, việc đó chưa bao giờ là dễ dàng vì người tham dự sự kiện có thể sẽ luôn chuẩn bị tâm lý rằng mình sẽ không mua sản phẩm dù cho doanh nghiệp có khéo léo quảng bá ra sao đi chăng nữa. Do vậy, doanh nghiệp cần thay đổi các phương pháp bán hàng sao cho hiệu quả phù hợp với thời đại bằng cách xây dựng mối quan hệ và tạo niềm tin với khách hàng. Ngoài ra, việc lên nội dung chương trình một cách độc đáo giúp doanh nghiệp thể hiện chất riêng của mình. Từ đó mới có thể kích thích sự tò mò của khách hàng đối với doanh nghiệp nói chung và sản phẩm nói riêng.
Xem thêm: Dịch vụ hội nghị uy tín và chất lượng
Loại hình hội nghị giới thiệu sản phẩm mới
Mục đích chính của loại hình hội nghị này là đem sản phẩm mới của doanh nghiệp tiếp cận với khách hàng để người mua có thể hiểu rõ những thông tin chi tiết như công dụng, tính năng, giá trị hay mẫu mã của sản phẩm. Tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm chính là lễ ra mắt sản phẩm mới, đánh dấu sự ra đời của “đứa con tinh thần” để được công chúng đón nhận.
Không những thế, đây cũng là một dịp đặc biệt để tri ân công sức của các thành viên góp phần tạo ra sản phẩm đó, ghi nhận những nỗ lực mà họ đã dốc hết sức mình trong suốt quá trình làm việc. Đây cũng được coi như một bước ngoặt quan trọng của công ty hay doanh nghiệp trên thương trường vì thông qua hội nghị thể hiện được giá trị của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp khẳng định tiếng nói tại trung tâm hội nghị
Quy trình tổ chức hội nghị
Tổ chức hội nghị chính là dịp để các công ty hoặc doanh nghiệp phô bày sản phẩm, uy tín cũng như danh tiếng của mình. Do vậy cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, lên kế hoạch chi tiết và chỉn chu.
Lên lịch trình chủ đề
Doanh nghiệp cần lên kế hoạch, cụ thể là hội nghị sẽ được tổ chức với mục đích gì, đề cập đến chủ đề liên quan nào vì đây là lý do để khách hàng tham dự hội nghị mà doanh nghiệp tổ chức.
Thư mời
Công ty hoặc doanh nghiệp cần trao đổi rõ ràng với diễn giả, những người phát ngôn và khách mời. Để thể hiện được sự chuyên nghiệp, công ty nên chuẩn bị giấy mời gửi đến cho từng đối tượng khách mời khác nhau và nếu cần thiết hãy bố trí số thứ tự cho từng khách mời, như vậy không những thể hiện được sự tôn trọng đối với khách mời mà còn dễ dàng trong việc quản lý.
Địa điểm tổ chức
Sau khi lên danh sách và gửi thư mời cho khách hàng, công ty hoặc doanh nghiệp cần tìm kiếm một địa điểm tổ chức hội nghị phù hợp với mục đích tổ chức ban đầu và tài chính của công ty. Một số gợi ý về địa điểm tổ chức hội nghị: tổ chức tại các trung tâm, khách sạn cao cấp, hội trường cho thuê hoặc hoa viên tiệc cưới…
Chuẩn bị vật dụng cần thiết
Cuối cùng là đừng bỏ qua việc kiểm tra những trang thiết bị và vật dụng cần thiết. Doanh nghiệp hoặc công ty có thể liên lạc với bên thứ 3 về các vấn đề như máy chiếu, micro, dây nối laptop với đầu máy chiếu… văn nghệ, bài đọc phát biểu ý kiến… để có được sự chuẩn bị chỉn chu tránh trường hợp thiếu sót, gây thiếu chuyên nghiệp.
Doanh nghiệp cần lên kế hoạch từng bước chỉn chu và chi tiết
Tổng kết
Qua bài viết trên, hy vọng bạn cập nhật thêm những thông tin về các vấn đề xoay quanh tổ chức sự kiện tại trung tâm hội nghị đầy đủ hơn và chi tiết hơn.