Việc tổ chức hội nghị khách hàng có thể là một thử thách khó khăn, với đủ các mảnh ghép cảm xúc có thể khiến ngay cả những người lập kế hoạch sự kiện chuyên nghiệp cũng có lúc phải khó khăn.
Vì vậy, bạn phải làm gì nếu bạn cần tự tổ chức một hội nghị nhưng không có nhiều năm kinh nghiệm? Hãy xem danh sách kiểm tra lập kế hoạch hội nghị của chúng tôi bên dưới và để chúng tôi giúp bạn giảm bớt một số căng thẳng khi lập kế hoạch cho sự kiện lớn này.
Lập kế hoạch hội nghị của bạn từng bước:
Bước 1: Giải quyết một chủ đề
Lựa chọn chủ đề cho hội nghị
Bước này phải là một tiến trình tự nhiên từ việc chọn một mục tiêu như đã đề cập trong phần đầu tiên của hướng dẫn này. Chủ đề của bạn phải là ngôi sao dẫn đường mà theo đó cả nhóm của bạn và những người tham gia của bạn sắp xếp sự kiện trong tâm trí của họ.
Điều này thường có nghĩa là làm cho chủ đề của bạn trở nên linh hoạt, đáng nhớ và đầy cảm hứng, chỉ nên làm cho chủ đề không nhiều hơn một câu.
Nếu bạn muốn thêm thông tin, hãy thêm khẩu hiệu vào chủ đề dưới dạng văn bản phụ (thường dài hơn một chút và giúp thiết lập bối cảnh nếu bản thân chủ đề hơi bí truyền). Ví dụ về điều này sẽ là chủ đề “Đổi mới với tư cách là một nhóm” và “Làm việc cùng nhau để bắt đầu phát triển” làm khẩu hiệu.
Tham khảo: Các bước tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp
Bước 2: Thiết kế hành trình cho hội nghị khách hàng
Bước tiếp theo sau khi giải quyết chủ đề của bạn là hình dung hành trình mà những người tham dự hội nghị dành cho khách hàng của bạn sẽ trải qua. Đảm bảo những người tham dự của bạn có một trải nghiệm thoải mái, hiệu quả và đáng nhớ là một phần quan trọng của hành trình sự kiện toàn diện mà bạn muốn những người tham dự của mình thực hiện.
Mặc dù một hội nghị dài có vẻ không giống như vậy, nhưng nó thực sự chỉ là một tập hợp của một vài điểm tiếp xúc khác nhau, những khoảnh khắc nhỏ có thể tạo ra hoặc phá vỡ trải nghiệm sự kiện tổng thể của những người tham dự của bạn. Điểm tiếp xúc bao gồm tất cả mọi thứ từ điểm tiếp xúc đầu tiên, đến thức ăn, chỗ ở, phương tiện giao thông, công nghệ, bảng chỉ dẫn.
Các điểm tiếp xúc của bạn và mỗi bước trong hành trình sẽ củng cố chủ đề và mục tiêu tổng thể của sự kiện. Tương tác này không cần phải công khai nhưng ít nhất phải có mặt trong từng khía cạnh của sự kiện của bạn.
Bước 3: Xác định nhóm của bạn và đặt vai trò
Phân công vai trò trong việc tổ chức hội nghị
Bạn sẽ cần làm việc với tổ chức của mình và tập hợp một nhóm những người có thể đóng góp để làm cho sự kiện của bạn thành công. Thông thường, điều này có nghĩa là bạn cần những nhóm người sau:
Lập kế hoạch: Một vài người trợ giúp để xử lý các phần thường lệ như đặt chỗ, chỗ ở, đi lại,…
Tiếp thị và truyền thông: Ngay cả khi đây là một sự kiện nội bộ và bạn không làm điều gì đó như cố gắng lôi kéo người tham gia và bán vé, bạn sẽ vẫn muốn một vài người phụ trách tạo một số tài liệu quảng cáo và gửi thông điệp để tạo sự cường điệu.
Quản lý: Về cơ bản là đầu mối liên hệ chính của những người có câu hỏi, những người này nên được cắm vào mọi thứ liên quan đến sự kiện ở một mức độ nào đó.
Người hướng dẫn: Đảm bảo mọi người đều đến được nơi họ cần đến và mọi thứ được thiết lập như bạn muốn. Họ sẵn sàng giải quyết mọi công việc lặt vặt phát sinh.
Bước 4: Định ngày, địa điểm và ngân sách
Lên kế hoạch tổ chức
Nói chung, mặc dù bạn có thể bị cám dỗ để làm những việc này một lúc, nhưng tốt hơn là bạn nên lập kế hoạch những việc này đồng thời hoặc ít nhất là gần nhau nhất có thể. Bằng cách này, bạn có thể tránh bất kỳ biến số giây cuối nào như đảm bảo ngân sách và sau đó phát hiện ra rằng đã được đặt trước, sau đó đột nhiên đắt hơn. Hãy ghi nhớ chi phí tổng thể của việc thuê địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng khi bạn đặt ngân sách của mình, đây sẽ là mục hàng lớn nhất, vì vậy hãy lập kế hoạch cho phù hợp.
Tổng kết
Nếu bạn đã làm được đến mức này, bây giờ bạn nên có ít nhất một số ý tưởng cơ bản trong đầu để tổ chức hội nghị khách hàng thành công. Hãy coi điều này như những gì nó vốn có, một danh sách kiểm tra giúp bạn bắt đầu một số thành phần cần thiết nhất để lập kế hoạch cho một hội nghị diễn ra mà không gặp trở ngại.
Tham khảo: Những cách thu hút khách hàng tham gia hội nghị nhiều hơn