Bất cứ doanh nghiệp nào khi tổ chức hội nghị khách hàng đều mong muốn tạo nên một sự kiện hoành tráng và đáng nhớ nhất. Tuy nhiên, ngân sách luôn là vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp lo ngại. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tổ chức một buổi hội nghị thật chuyên nghiệp với chi phí phù hợp nhất, hãy cùng khám phá nhé!
Lập kế hoạch hội nghị khách hàng chi tiết
Bất kỳ một sự kiện lớn nhỏ nào cũng cần một bản kế hoạch thật chi tiết. Đây sẽ là “chiếc chìa khoá vạn năng” giúp bạn kiểm soát mọi chi tiêu, giúp bạn tránh tình trạng “vung tay quá trán” cho những thứ không cần thiết. Đa số nhiều doanh nghiệp sẽ bỏ qua bước này và đó cũng chính là lý do khiến sự kiện của doanh nghiệp đó gặp rất nhiều khó khăn khi tổ chức, ngân sách cũng bị “lố” hơn so với dự tính ban đầu. Do đó, nếu muốn kiểm soát mọi hạng mục cũng như đảm bảo ngân sách được sử dụng hợp lý, ban tổ chức của doanh nghiệp cần lập một bản kế hoạch thật chi tiết trước khi bắt tay vào tổ chức sự kiện.
>> Xem thêm: Metropole – địa điểm sở hữu nhiều sảnh tiệc mang phong cách đa dạng nhất
Cần lập kế hoạch hội nghị khách hàng chi tiết
Chi phí ăn uống trong sự kiện
Chi phí ăn uống là phần chiếm nhiều ngân sách tổ chức nhất trong sự kiện. Do đó, doanh nghiệp cần tính toán thật kỹ lưỡng để không phải chịu những phần phí không cần thiết. Theo thống kê, rất nhiều khách tham dự sự kiện chỉ dùng một loại nước cụ thể chẳng hạn như nước suối hay nước ngọt thay vì trải nghiệm hết những loại thức uống khác. Ngoài ra khi chọn món cho thực đơn, bạn cũng nên chọn những món ăn phù hợp với thực khách Việt, tránh chọn những món được làm từ những nguyên liệu lạ lẫm, vừa khiến khách mời khó thưởng thức lại tốn kém. Những món ăn theo mùa cũng là gợi ý hoàn hảo, không chỉ tươi ngon, dễ tìm kiếm mà giá thành của nó cũng sẽ rẻ hơn đáng kể.
>> Xem thêm: Hội nghị cho khách hàng là gì? Quy trình tổ chức hội nghị như thế nào?
Cần xây dựng thực đơn kỹ lưỡng
Dự trù chi phí phát sinh
Khi tổ chức hội nghị, doanh nghiệp nhất thiết phải giữ lại một khoản để giải quyết những vấn đề phát sinh nếu có thể xảy ra. Đây chính là cách tính toán khôn ngoan vừa giúp doanh nghiệp bình tĩnh đối phó khi có sự cố xảy ra, vừa giúp tiết kiệm chi phí tối đa. Trong mỗi sự kiện, luôn có những khoản phí không tên có thể phát sinh trong quá trình tổ chức. Do đó, hãy luôn dành riêng một khoản phí dự trù và đảm bảo mọi chi tiêu khác không vượt quá hạn mức đã đặt ra trước đó.
Lưu ý về vấn đề bản quyền khi tổ chức hội nghị khách hàng
Khi tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần phải xin giấy phép nhằm đảm bảo hội nghị được diễn ra trơn tru. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần trả chi phí cho giấy phép bản quyền âm nhạc, tác quyền,… hoặc những chi phí khác. Bởi nếu không thanh toán ngay từ đầu mà doanh nghiệp vẫn tổ chức và khi bị “tuýt còi” doanh nghiệp sẽ phải đóng một khoản phạt cao gấp vài lần số tiền cần bỏ ngay lúc đầu. Thậm chí, sự kiện của doanh nghiệp còn buộc phải tạm dừng để giải quyết hậu quả. Chắc chắn đây sẽ là sự lãng phí vô cùng lớn.
>> Xem thêm: 7 cách để thu hút khách hàng tham dự hội nghị cho khách hàng nhiều hơn
Lưu ý về vấn đề bản quyền khi tổ chức hội nghị khách hàng
Sáng tạo trong khuôn khổ
Sáng tạo và đổi mới cách thức tổ chức cũng là một trong những phương pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách. Chẳng hạn như thay vì phải mời một dàn đại biểu cắt băng khánh thành dự án, doanh nghiệp có thể chỉ cần mời một khách mời duy nhất, đó có thể là lãnh đạo phía công ty thực hiện việc rút băng khánh thành theo chiều dọc thay vì cắt theo chiều ngang như cách truyền thống. Điều này không chỉ mang lại sự thích thú cho khách mời mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Không phải lúc nào sáng tạo cũng sẽ tốn ngân sách, doanh nghiệp hãy đưa ra những ý tưởng mới mẻ mà vẫn đảm bảo chi phí tổ chức nhé.
>> Xem thêm: Các bước tổ chức hội nghị cho khách hàng chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất
Thời lượng tổ chức sự kiện
Đây chắc chắn là vấn đề rất đáng lưu tâm nếu muốn tiết kiệm chi phí tổ chức cho hội nghị. Thời lượng chính là yếu tố ảnh hưởng vào chi phí thực tế rất nhiều. Khi thời gian hội nghị kéo dài, doanh nghiệp sẽ phải trả thêm chi phí cho sảnh tiệc, đội ngũ nhân viên vì phải làm thêm giờ. Do đó, hãy xây dựng một kịch bản chương trình cô đọng, súc tích, đừng quá “tham lam” mang hết chi tiết vào, vừa khiến buổi tiệc bị “loãng” thiếu hấp dẫn, vừa khiến thời gian kéo dài không cần thiết. Chẳng hạn khi trình chiếu video, hãy nhớ quy tắc 2 phút, nếu video quá dài sẽ khiến khách mời không kịp tiếp thu hết thông tin, đôi khi dẫn đến tình trạng chán nản mà thời lượng của chương trình sẽ bị kéo dài. Những video ngắn sẽ mang tính lan toả cao hơn, mang đến sức thu hút mạnh mẽ.
>> Xem thêm: Metropole – Địa điểm lý tưởng để tổ chức hội nghị, hội thảo
Kịch bản chương trình cần cô đọng
Trên đây là 6 bí quyết giúp doanh nghiệp tổ chức hội nghị khách hàng hoành tráng với chi phí tiết kiệm nhất. Mong rằng sẽ là những thông tin bổ ích giúp bạn tổ chức một buổi sự kiện chuyên nghiệp, đáng nhớ với ngân sách hợp lý nhất.