Month: June 2021

Việc tổ chức một hội nghị khách hàng thành công là không hề đơn giản. Bạn đang băn khoăn không biết cần thêm gì để tránh bỏ lỡ những chi tiết sai sót cho sự kiện sắp tới diễn ra. Và hình thức tổ chức sự kiện theo hình thức buffet cũng đang là xu hướng và ngày càng phổ biến hơn. Hãy cùng xem lại những khâu quan trọng của một sự kiện khi, hội thảo khi áp dụng loại hình này, diễn ra như thế nào để có thêm kinh nghiệm cho mình trong tương lai.

Thời gian dự kiến tổ chức tiệc

Thời gian dự kiến tổ chức tiệc

Tiệc buffet dành cho dịp hội nghị, hội thảo, cũng như bao loại hình buffet thông thường khác, cũng được tổ chức tại các khoảng thời điểm sáng – trưa – chiều/tối. Tuy nhiên thông thường thời gian lý tưởng thường đa phần là buổi tối hoặc trưa, lý do vì buổi hội thảo thường bắt đầu là buổi sáng thì trước lúc đó sẽ là các công tác chuẩn. Ban tổ chức không nên đặt tiệc sáng vì mọi người sẽ rất vội vàng.

Thời điểm vàng để bắt đầu một buổi tiệc ăn nhẹ nhẹ chính là khi hội thảo đã kết thúc sau đó, ví dụ với hội thảo một ngày thì tiệc diễn ra buổi tối sẽ hợp lý nhất. Hãy lên kế hoạch lựa chọn thời điểm thuận lợi cho khách mời, điều này giúp bạn đạt được sự chính xác trong việc dự đoán số lượng người hơn.

>> Tham khảo: Đừng bỏ qua những tiêu chí quan trọng khi lựa chọn đơn vị tổ chức hội nghị cho khách hàng.

Lên danh sách khách mời dự tiệc

Việc lên danh sách là rất quan trọng, vì số lượng khách mời cho tiệc cũng sẽ bằng hoặc gần bằng với số lượng người tham gia buổi họp đó. Chính vì vậy người chủ trì bữa tiệc có thể xin lại danh sách từ ban tổ chức hội thảo để nắm rõ hơn. Chỉ khi bạn ước lượng gần đúng số lượng người tham dự, đầu bếp mới có thể cân đối được số thực phẩm mua về nếu tự nấu tiệc. Hoặc việc tự chủ động và trao đổi chính xác với nhà hàng, trung tâm hội nghị về suất ăn nếu đặt tiệc tại đó.

>> Xem thêm: Những kiểu sắp xếp bàn ghế cho hội nghị cho khách hàng thêm đẳng cấp

Lên chi phí dự trù cho buổi tiệc nhẹ dành cho hội nghị khách hàng

Lên chi phí dự trù cho buổi tiệc nhẹ dành cho hội nghị khách hàng

Ngân sách dành cho bữa tiệc buffet cần được tính toán, kê khai rõ ngay từ đầu, điều này không chỉ vì việc cần chi cho món ăn, còn nước uống, các dịch vụ khác, hay thậm chí là quà tặng, thuê MC,…. Là người tổ chức sự kiện, hãy thật chi tiết khi tính toán chi phí. Bạn có thể dựa vào 2 tiêu chí để ước lượng:

• Số lượng khách mời tham gia bữa tiệc: Chi phí này sẽ dễ dàng đoán khi bạn đặt tiệc tại nhà hàng hay trung tâm hội nghị, chỉ việc tính số tiền của mỗi suất ăn và nhân lên. 
• Số chi phí được ứng ban đầu: Người tổ chức sẽ được ứng trước một khoản chi phí nhất định để chuẩn bị cho bữa tiệc buffet này. Hãy dựa theo mức ngân sách đó, để có thể tính toán các hạng mục chi cụ thể trong đó sẽ bao gồm thực phẩm, nước uống, nhân viên phục vụ, trang trí, các món đồ dụng cụ và thiết bị buffet sẽ thuê,…

Lên kịch bản tổ chức 

Lên kịch bản tổ chức 

Tùy vào tính chất khác nhau của từng loại hình hội nghị, hội thảo khác nhau, ví dụ như đó có thể là tổng kết năm, hay một cuộc họp thường niên,… Ban tổ chức sẽ có các kịch bản chương trình phù hợp với nội dung và xu hướng, theo trend, theo mùa,… không giống nhau.

Kịch bản sẽ giúp mọi lịch trình, và công đoạn diễn ra trong bữa tiệc buffet được đảm bảo ăn khớp, đúng và đủ thời gian. Giúp cho tình trạng bị cháy chương trình không còn diễn ra, hoặc các vị khách bỏ về sớm. Hãy thông báo về lịch trình của buổi tiệc sự kiện ngay từ ban đầu để các vị khách mời có thể không bỏ lỡ các phần hấp dẫn nào của sự kiện.

>> Xem thêm: Trung tâm tổ chức sự kiện hội nghị cho khách hàng đẳng cấp nhà hàng Metropole.​

Có thể nói rằng một hội nghị khách hàng hay hội thảo quan trọng có thành công hay không thì việc này không chỉ nằm riêng ở phần nội dung diễn ra tại cuộc họp mà còn là sự chu đáo của ban tổ chức. Và sự thành công của tiệc nhẹ buffet mà bạn chuẩn bị là một dẫn chứng rõ ràng. Chính vì vậy hãy bắt đầu bỏ túi cho mình những kinh nghiệm hữu ích được chia sẻ ở trên. Chúc bạn tổ chức một sự kiện thành công mỹ mãn trong tương lai.

Hội nghị khách hàng là một sự kiện quan trọng đối với các doanh nghiệp. Hội nghị không chỉ là nơi giao lưu, trao đổi giữa các khách hàng và doanh nghiệp mà còn đóng vai trò và ý nghĩa quan trọng đối với các doanh nghiệp. Hội nghị dành cho khách hàng thường được tổ chức 1 đến 2 lần trong năm, chính vì vậy, sự kiện này khá tốn kém ngân sách của doanh nghiệp. Hôm nay, chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn cách tổ chức hội nghị tiết kiệm mà vẫn chuyên nghiệp.

Vai trò và ý nghĩa của việc tổ chức hội nghị

Hội nghị cho khách hàng được tổ chức ra nhằm để các doanh nghiệp tri ân khách hàng, bên cạnh đó, sự kiện này còn giúp doanh nghiệp thu hút các khách hàng mới có tiềm năng, quảng bá thương hiệu cho doanh nghiệp. Đồng thời, đây cũng là nơi giao lưu giữa khách hàng với doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp hiểu rõ tâm tư, nguyện vọng của mình đối với sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp, từ đó giúp doanh nghiệp đưa ra những định hướng cải tiến tốt nhất cho cá sản phẩm dịch vụ của mình.

Qua những phân tích trên, ta thấy hội nghị rất quan trọng và thực sự cần thiết đối với sự phát triển của doanh nghiệp.

Tại sao nên tổ chức hội nghị tiết kiệm

Đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc các công ty mới bắt đầu startup sẽ rất khó khăn về ngân sách. Việc tổ chức hội nghị là cần thiết để doanh nghiệp được phát triển vững mạnh hơn, tuy nhiên không vì thế mà các doanh nghiệp nhỏ phải vay nợ hoặc bỏ ra một số chi phí lớn cho việc tổ chức sự kiện này. Việc tiết kiệm ngân sách cũng là yếu tố quan trọng, tuy nhiên, vẫn phải đảm bảo được tính chuyên nghiệp và tôn trọng của công ty đối với khách hàng. Do đó, chúng tôi sẽ giúp các bạn tối ưu chi phí khi tổ chức hội nghị khách hàng.

Hình ảnh buổi hội nghị khách hàng

• Xem thêm: Metropole tổ chức hội nghị cho khách hàng chuyên nghiệp

Lên danh sách khách mời

Trước hết chúng ta cần lên danh sách khách mời cho buổi hội nghị, vậy nên xây dựng danh sách khách mời như thế nào để không phát sinh những chi phí không cần thiết? 

Các bạn nên xác định rõ mục đích của hội nghị công ty bạn muốn tổ chức à gì, sau đó các bạn khoanh vùng những đối tượng khách hàng có khả năng quan tâm đến mục đích mà công ty hướng đến, và cuối cùng, các bạn dựa vào những thông tin, số liệu có sẵn của công ty để xây dựng danh sách khách mời.

Tại sao lại nói xây dựng danh sách khách mời hợp ý sẽ tiết kiệm được 1 phần ngân sách. Bởi lẽ, nếu các bạn không khoanh vùng được đối tượng khách mời cho buổi hội nghị mà mời hết tất cả các khách hàng thì các bạn vừa tốn chi phí cho việc in thiệp, di chuyển mà có những khách hàng không quan tâm đến mục đích của buổi hội nghị, họ sẽ không đi, các bạn có thể tốn thêm nhiều chi phí cho việc đặt bàn,…không những thế công sức và thời gian cũng bị lãng phí đáng kể.

Hình ảnh xây dựng danh sách khách mời cho hội nghị

Đặt địa điểm tổ chức 

Muốn tổ chức hội nghị thì các bạn cần có địa điểm tổ chức, các bạn nên dựa vào danh sách khách mời như số lượng khách để làm cơ sở thuê địa điểm tổ chức cho phù hợp. Hãy ước tính số bàn tiệc dựa trên số lượng khách mời và từ đó chọn những không gian tổ chức phù hợp với lượng khách. Sẽ không sợ thuê những không gian quá lớn gây lãng phí ngân sách hay thuê không gian hẹp gây khó chịu cho khách hàng và làm công ty thiếu đi sự chuyên nghiệp.

Hình ảnh sảnh hội nghị phù hợp với quy mô

• Xem thêm: Gợi ý lập bảng dự trù kinh phí khi tổ chức hội nghị cho khách hàng

Quà tặng khách hàng

Dù tiết kiệm chi phí nhưng các bạn không nên bỏ qua những món quà nhỏ tặng khách hàng. Nếu các bạn muốn tiết kiệm chi phí thì nên chọn những món quà lưu niệm nhỏ như bút hoặc cuốn ổ có in logo của công ty, điều này vừa khiến khách hàng ấn tượng với công ty, vừa giúp công ty chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng, lại không tốn quá nhiều ngân sách.

• Xem thêm: Các bước tổ chức hội nghị cho khách hàng chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất

Kết luận

Hội nghị khách hàng rất quan trọng, vì vậy các bạn cần phải cân nhắc chuẩn bị kỹ lưỡng khi tổ chức, dù tiết kiệm nhưng vẫn phải tôn trọng khách hàng. Trên bài là những thông tin chúng tôi đúc kết từ kinh nghiệm thực tế, hy vọng các bạn có thể tổ chức được 1 buổi hội nghị tiết kiệm nhưng không kém phần chuyên nghiệp.

 

Việc tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng là những hoạt động đang được chú trọng trong các doanh nghiệp bởi những giá trị và sức ảnh hưởng mà nó đem đến là vô cùng lớn. Để tổ chức một sự kiện thành công và mang lại hiệu quả phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau như lên nội dung sự kiện, địa điểm, khách mời tham gia… Và chi phí chi cho tổ chức sự kiện đặc biệt quan trọng và luôn làm những nhà tổ chức phải đau đầu. Dưới đây là một số thông tin đưa ra cách dự trù chi phí tổ chức sự kiện chính xác nhất để bạn tham khảo.

Chi phí sự kiện gồm những chi phí gì?

Chi phí hội nghị khách hàng gồm những gì?

Doanh nghiệp hay công ty muốn lập được bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chính xác thì trước tiên cần biết chi phí để tổ chức một sự kiện bao gồm những khoản chi gì? Sau đây là các loại chi phí cụ thể cần lưu ý:

Chi phí thực

Chi phí thực bao gồm tiền chi trả sản xuất, mua bán đầu vào, chi phí cho nhân công, chi phí mua sắm các nguyên vật liệu cùng các trang thiết bị phục vụ cho tổ chức hội nghị cho khách hàng.

Chi phí ngầm

Nhắc tới chi phí ngầm chúng ta nghĩ ngay đến những chi phí chìm, chúng ta khó mà thấy ngay được. Tuy không công khai nhưng đây lại là một khoản chi phí không nhỏ cho mỗi sự kiện. Vì vậy để có thể lên kế hoạch hạch toán chi phí tổ chức sự kiện được chính xác thì cần phải thống kê được các khoản chi này. Tất cả bao gồm các chi phí khấu hao trang thiết bị, tồn kho, lưu kho…và những khoản chia phần trăm hoa hồng, gặp gỡ khách hàng, chi phí cơ hội.

Phí quản lý

Đây là chi phí phải có dành cho việc kiểm soát toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện hay hội nghị. Khi bắt đầu lập bảng chi phí tổ chức sự kiện thì nên chừa ra khoản tiền này dùng cho việc khắc phục các sự cố, vấn đề phát sinh không mong muốn để không ảnh hưởng đến các chi phí thực hiện đã có trong kế hoạch. Phí quản lý sẽ được tính theo từng khoảng nhỏ và chiếm từ 3 đến 10% trên một hợp đồng tùy theo quy mô, tính chất sự kiện.

>> Xem thêm: Trung tâm tổ chức sự kiện hội nghị cho khách hàng đẳng cấp nhà hàng Metropole.

Lên kế hoạch chi phí tổ chức sự kiện hợp lý 

Lên kế hoạch chi phí tổ chức sự kiện hợp lý 

Để đưa ra được mức chi tiêu thành bảng giá chi cho tổ chức sự kiện hợp lý thì các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thường áp dụng các phương pháp hữu hiệu như sau:

Tìm hiểu và xác định kế hoạch, mục đích sự kiện của khách hàng 

Mỗi một khách hàng sẽ có những mong muốn và kế hoạch tổ chức cho sự kiện của họ không giống nhau. Vì vậy đơn vị tổ chức sự kiện, hay trung tâm hội nghị cần phải tìm hiểu để biết được khách hàng muốn gì, mục đích mà họ hướng tới, tiềm lực của khách hàng đến đâu…Dựa vào đó mà biết được hạng mục nào là cần thiết và phù hợp với hội nghị mà khách hàng sẽ tổ chức, cái nào cần phải sản xuất, cái nào phải thuê…

Đồng thời cũng cần nhanh chóng thống nhất kế hoạch với doanh nghiệp hay công ty một cách cụ thể, rõ ràng giảm thiểu những chi phí ngầm cho việc đi lại, gặp gỡ. Từ đó bạn có thể làm bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện được sớm nhất.

>> Tham khảo: Các bước tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất

Tận dụng tối đa những tài nguyên sẵn có

Tận dụng tối đa những tài nguyên sẵn có

Bất kì một trung tâm hội nghị tổ chức nào cũng có những cơ sở vật chất, trang thiết bị cùng nguồn nhân lực để hoạt động. Vì vậy cần tận dụng tối đa nguồn lực vốn có này của họ này một cách hiệu quả. Hơn nữa để có được mức chi phí tổ chức sự kiện hợp lý dành cho khách hàng, các đơn vị tổ chức cần có sự liên kết với các đơn vị cùng ngành, cùng lĩnh vực để có sự trợ giúp bổ sung tốt nhất cho nhau cùng nhau phát triển.

Kiểm tra chặt chẽ quá trình triển khai sự kiện

Việc giám sát giai đoạn triển khai sự kiện, hội nghị nhằm mục đích bảo đảm các trang thiết bị cần thiết luôn đáp ứng đầy đủ cho công việc. Hơn nữa điều cực kỳ quan trọng là phải có một người quản lý đảm nhận công việc tính chi phí tổ chức sự kiện, dự trù chi phí và tạm ứng trước. Kiểm soát chặt chẽ vấn đề tài chính để không thất thoát lãng phí cho doanh nghiệp của bạn. 

>> Tham khảo: Đừng bỏ qua những tiêu chí quan trọng khi lựa chọn đơn vị tổ chức hội nghị cho khách hàng.

Hy vọng với bài viết trên doanh nghiệp/công ty có cho mình những thông tin hữu ích để dự trù chi phí một ngân sách phù hợp cho việc tổ chức hội nghị khách hàng thành công, mỹ mãn.