Categories
Cưới

Thuận lợi và khó khăn của việc tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng ngoài trời

Với không gian ngoài trời thường được sử dụng cho các loại hình sự kiện, hội nghị khách hàng như đại nhạc hội, festival, hội chợ triển lãm, lễ khánh thành, lễ phát động hay là những các buổi tiệc cá nhân như hôn lễ, đính hôn, ngày kỷ niệm, tiệc họp mặt…Nếu bạn chọn địa điểm tổ chức sự kiện thì nên cân nhắc một số yếu tố quan trọng dưới đây.

Ưu điểm của tổ chức sự kiện ngoài trời

hội nghị khách hàng ngoài trời

Ưu điểm của tổ chức sự kiện ngoài trời

  • Không gian và không khí cho buổi lễ thoáng đãng, tất cả hình thức trong sự kiện được hòa hợp với thiên nhiên.
  • Sức chứa rộng, phù hợp với các loại hình dành cho sự kiện quy mô với số lượng khách mời lớn.
  • Di chuyển trong không gian sẽ có phần thuận tiện hơn, không bị ngột ngạt dành cho các vị khách khi tham dự.
  • Đây là cơ hội thuận lợi để cho nhà tổ chức sự kiện thoải mái thể hiện sự sáng tạo của mình trong việc thiết kế, lắp đặt bố cục, hay trang trí…

Khó khăn của tổ chức sự kiện ngoài trời

  • Cần tốn thêm nhiều lực lượng nhân sự vì ban tổ chức sẽ phải tự chuẩn bị tất cả các khâu từ việc setup bàn ghế, đến trang trí sân khấu…
  • Thời tiết là nỗi khó khăn lớn nhất khi tổ chức sự kiện ngoài trời.

>> Tham khảo: Đừng bỏ qua những tiêu chí quan trọng khi lựa chọn đơn vị tổ chức hội nghị cho khách hàng.

Những lưu ý tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng ngoài trời

lưu ý tổ chức hội nghị khách hàng ngoài trời

Những lưu ý tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng ngoài trời

Bãi giữ xe

Nhà tổ chức sẽ phải tự lo bãi để xe dành cho khách mời do đó cần phải tính toán số luợng người sẽ tham gia sự kiện để tính ra được số luợng xe và phân bố sao cho hợp lý. Cũng như cách sắp xếp các bãi giữ xe ở quanh khu vực tổ chức, việc này nhằm giúp tránh được sự ùn tắc tại khu vực chính cũng như giúp cho khách mới đến địa điểm tổ chức được thuận lợi.

Trang trí

Vì tổ chức sự kiện trong một không gian rộng lớn nên nếu không có sự trang trí hợp lý để làm nổi bật các khu vực trung tâm thì sẽ dẫn đến tình trạng khu vực cần nổi bật sẽ bị phai nhạt, chìm vào không gian rộng lớn của sự kiện. Do đó, ban tổ chức nên chuẩn bị trong khâu sắp xếp nhiều standee hay phướn dọc, thêm các banner quanh khu vực tiến hành, để vừa làm không gian bớt trống trải mà còn tăng thêm hiệu quả về hình ảnh cho chương trình. Ngoài ra, có thể trang trí bằng các quả bóng bay, hoa tươi, làm thêm hàng rào giới hạn không gian bằng các pano hình chữ A…Việc làm này cũng giúp cho việc quản lý sự kiện dễ dàng đáng kể.

Dự phòng

Rủi ro lớn nhất gặp phải chính là khi tổ chức sự kiện ngoài trời chính là thời tiết xấu. Vì vậy cần dự phòng các phương án cứu nguy kịp thời như ô, bạt… Số lượng chỗ ngồi cho khách mời cũng cần được chuẩn bị tốt, nên dự phòng thêm số lượng bàn ghế dư ra tránh tình trạng thiếu bàn, ghế khi khách tham dự vượt quá mức so với dự định…

Thiết bị âm thanh ánh sáng

hội nghị khách hàng ngoài trời

Thiết bị âm thanh ánh sáng

Bạn tổ chức cần để tâm đến vấn đề setup, lựa chọn hệ thống âm thanh ánh sáng có công suất lớn, phù hợp với không gian của buổi hội nghị.

>> Xem thêm: Metropole – Địa điểm lý tưởng để tổ chức hội nhị khách hàng

Ăn uống

Tiệc nhẹ thư giãn, thời gian dành cho khách mời ăn uống cần đảm bảo, an toàn vệ sinh và đầy đủ nhân sự để phục vụ khách mời, đối tác chu đáo nhất.

Vệ sinh

Vấn đề vệ sinh ở đây bao gồm cả vấn đề ăn uống như đã kể ở trên và vệ sinh môi trường trong suốt sự kiện. Doanh nghiệp cần phân bổ, sắp xếp nhiều thùng rác cũng như các nhà vệ sinh lưu động quanh khu vực diễn ra sự kiện. Có thể sắp xếp các nhân viên dọn vệ sinh túc trực tại sự kiện thường xuyên di chuyển và làm sạch để đảm bảo mỹ quan cho hội nghị,…

An ninh trật tự

Vì tổ chức ở không gian quá rộng nên nhà tổ chức phải lưu ý việc quản lý. Tình trạng mất trật tự khó quản lý có thể xảy ra những va chạm hay rủi ro đáng tiếc trong hội nghị. Do đó doanh nghiệp cần phải bố trí nhân sự hỗ trợ về an ninh để đảm bảo sự kiện an toàn.

>> Xem thêm: Trung tâm tổ chức sự kiện hội nghị cho khách hàng đẳng cấp nhà hàng Metropole.​​

Tóm lại, việc tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng ngoài trời không chỉ có ưu điểm mà còn khá nhiều rủi ro. Dù không dễ dàng nhưng việc này cũng đáng để thực hiện bởi những giá trị hiệu quả mà nó mang lại cho hình ảnh của doanh nghiệp được thăng tiến trong mắt khách mời.