Trong các sự kiện hội nghị khách hàng lớn, hoa luôn có mặt ở khắp mọi nơi, từ bàn họp, cổng, photobooth,… Trang trí hoa không chỉ để trang trí mà còn góp phần nào thể hiện thông điệp và đẳng cấp, cũng như quy mô của sự kiện. Trang trí hoa gần như là một phần quan trọng không thể thiếu trong các sự kiện, dù quy mô lớn hay nhỏ và ban tổ chức thường dành thời gian để tìm ý tưởng trang trí hoa sao cho đẹp, nổi bật và bắt mắt trong buổi lễ. Phần trang trí hoa sự kiện thường tỉ mỉ, kỳ công và được chú ý nhất. Tuy nhiên, khi chọn hoa, bạn không nên bỏ qua một vài lưu ý sau:
Mùa hoa
Chọn hoa hợp lý dành cho hội nghị
Giống như “mùa nào quả nấy” thì hoa cũng vậy thôi, “mùa nào hoa nấy”, các doanh nghiệp khi chọn khoa nên lưu ý khoảng thời gian trong mùa. Ta không thể yêu cầu cắm, hay trang trí bằng được hoa sen vào tháng 12 cũng như có hoa cúc họa mi vào tháng 5 được. Khi lên ý tưởng về trang trí hội nghị khách hàng bằng các loại hoa tươi, nếu không có yêu cầu gì đặc biệt thì tốt nhất ban tổ chức nên chọn các loại hoa cơ bản mà thôi, để dễ tìm, đáp ứng số lượng hoa mùa nào cũng có và có thể nhanh chóng mua từ bất kỳ cửa hàng hoa nào trong khu vực bạn đang sinh sống và làm việc.
Xem ngay: Bảy cách thu hút khách mời đến tham gia sự kiện, hội nghị của bạn.
Địa điểm
Địa điểm tổ chức sự kiện cũng là một điều rất đáng để lưu ý khi trang trí hoa bởi địa điểm liên quan đến khâu vận chuyển, tìm nguyên liệu, vv…Nếu ở các thành phố lớn như Hà Nội, hay Thành phố Hồ Chí Minh, việc đi tìm các loại hoa đẹp, bình cắm không có gì khó khăn nhưng khi ở các tỉnh khác trong nước thì đó lại là vấn đề lớn bởi sự đa dạng về loài hoa, hay số lượng hoa, cửa hàng và nhà cung cấp hay các vật liệu trang trí đi kèm không nhiều và phong phú.
Thời tiết hôm diễn ra sự kiện
Thời tiết hôm diễn ra sự kiện
Người ta nói “nâng như nâng trứng, hứng như hứng hoa” bởi vì đặc điểm hoa vốn mong manh, dễ “nát”. Vì thế, khi cắm, trang trí hoa cho sự kiện, nhất định bạn phải xem dự báo thời tiết trước để cho phương án chuẩn bị, lên kế hoạch che chắn nhằm giữ cho hoa đẹp, tươi đến phút cuối. Nếu như xui rủi tổ chức vào ngày thời tiết giông bão, hoa của bnaj sẽ tàn nhanh và dập nát, đó là điều không mong muốn khi các tổ chức yêu cầu.
Ngân sách
Hoa là một trong những hạng mục chi tiêu thuộc hàng “đắt đỏ” trong một sự kiện, hội thảo. Vì thế, giới hạn ngân sách chi tiền cũng là yếu tố quan trọng để quyết định nên sử dụng loại hoa gì, lên số lượng bao nhiêu, chọn cửa hàng,nhà cung cấp nào. Với ngân sách tiền của bạn tổ chức hạn hẹp thì bạn không thể sử dụng lan đồ hiệp, hay hoa cẩm tú cầu hay các loại “sang chảnh” khác được nhưng với ngân sách lớn thì cũng không có nghĩa là sử dụng tràn lan tất cả hoa đắt đỏ như hoa ngoại nhập sẽ làm mất sự tinh tế, mỹ thuật cho trang trí hoa, làm mất đi bố cục lịch sự của sự kiện.
Xem thêm: Các bước để tổ chức sự kiện hội nghị hoàn mỹ dành cho doanh nghiệp.
Thời gian
Do thời gian sử dụng hoa có hạn nên các doanh nghiệp cần tính toán cẩn thận thời gian để cắm hoa trước sự kiện hội nghị một cách hợp lý nhất để tránh thời điểm việc cắm sớm quá hay cắm muộn quá. Có những loại hoa trời sinh vốn có để được khá lâu, nhưng có loại lại nhanh tàn.
Ngoài ra sắp xếp nhân sự, nhân viên sự kiện chăm sóc, phun nước và thay những bông hoa hỏng đi để đảm bảo phần trang trí hoa trong buổi lễ vẫn tươi đẹp trong suốt quá trình sự kiện diễn ra.
>> Xem thêm: 7 cách để thu hút khách hàng tham dự hội nghị nhiều hơn
Dự phòng phát sinh
Dự phòng phát sinh
Luôn xảy ra những tình huống không hay nằm ngoài dự tính như: hoa hỏng, hoa bị dập, nát, hoặc khi cắm xong thì thấy chưa to đẹp, hoành tráng lệ như mong muốn, hay các màu hoa kết hợp lại không “ton sur ton” gây rối mắt. Dự phòng một ít hoa tươi, vài bông hoa điểm xuyết sẽ không bao giờ là thừa thãi. Nhất là trong các sự kiện, hội nghị lớn và đòi hỏi tính trang trọng cao.
Có thể bạn quan tâm: Tổ chức sự kiện là chuyện nhỏ, để Metropole lo.
Việc chọn hoa cũng như trang trí cho sự kiện hội nghị khách hàng không có gì là khó nếu ban tổ chức nắm được các mẹo nêu trên. Chúc sự kiện của bạn diễn ra thành công mỹ mãn với muôn vàn loài hoa đẹp.