Người chỉ trì một cuộc hội nghị khách hàng cần có khả năng nắm bắt được tính chất tham dự của bất kỳ một sự kiện nào. Một sự kiện, hội nghị quan trong cần được lập kế hoạch và thể hiện bằng văn bản và các yếu tố liên quan đến chủ đề chung của buổi lễ. Lên kế hoạch để sắp xếp hợp lý mọi chi tiết và vai trò của từng người cũng được cân nhắc từ trước. Cần có một người lập kế hoạch, người thực hiện, có thể chọn ra từ các nhân viên của công ty, để có mặt trực tiếp tại hiện trường để đảm bảo rằng mọi việc được thực hiện theo đúng kế hoạch.
Lập kế hoạch chủ trì một sự kiện
Lập kế hoạch chủ trì một hội nghị khách hàng
Việc lên một kế hoạch chu đáo là việc cần được thực hiện với tất cả các đơn vị tổ chức sự kiện, tại đây có thể có sự góp mặt của người phát ngôn báo chí sẽ tham dự, hoặc đối tác khách hàng quan trọng. Nhưng đặc biệt đối với những sự kiện như chuyến thăm của các chủ tịch, hay sếp lớn hoặc cuộc họp của những đối tác tầm cỡ. Bước đầu tiên trong kế hoạch là cần có người chủ trì chịu trách nhiệm toàn bộ cho cuộc hội nghị khách hàng. Doanh nghiệp cần chỉ định một giám đốc phụ trách toàn bộ sự kiện. Người này có thể xử lý tất cả mọi vấn đề hoặc có thể phải đôn đốc một số người khác thực hiện các nhiệm vụ cùng nhau.
Xác định thời gian tổ chức các cuộc họp định kỳ với những người tham gia sự kiện để đảm bảo rằng các công việc đang được thực hiện trôi chảy. Hãy đến địa điểm tổ chức sự kiện ít nhất là một ngày trước khi diễn ra hội nghị để kiểm tra về các công việc chuẩn bị. Với các sự kiện càng lớn thì càng phải đến sớm hơn nhiều ngày để xem xét không gian, tiến độ hoàn thiện. Và luôn phải có người của dự án có mặt tại nơi tổ chức vài giờ trước sự kiện để họ có thể thực hiện được những việc cần thay đổi vào phút chót.
Hãy chuẩn bị một cuốn sổ ghi chú nhỏ cung cấp thông tin nhanh về sự kiện bao gồm chương trình làm việc, danh sách khách mời tham dự, các nội dung phát biểu, diễn văn, tiểu sử của các nhân vật quan trọng sẽ tham dự, một bản tóm tắt về thông tin công ty, sản phẩm, dịch vụ cung cấp và các vấn đề quan trọng khác.
>> Tham khảo: Đừng bỏ qua những tiêu chí quan trọng khi lựa chọn đơn vị tổ chức hội nghị cho khách hàng.
Quan tâm đến khách mời sau sự kiện
Quan tâm đến khách mời sau sự kiện
Sau sự kiện, việc viết thư cảm ơn những người đã tham gia tổ chức sự kiện như các đối tác, khách mời quan trọng và nhân viên. Hoặc nếu có điều kiện về ngân sách bạn có thể tặng quà tri ân gửi đến những người bạn đối tác để thể hiện lòng biết ơn sâu sắc từ công ty.
Tổ chức một cuộc họp kiểm điểm với nhân viên tham gia sự kiện và viết báo cáo nhanh về những việc diễn ra đúng và chưa đúng kế hoạch nhằm mục đích để rút kinh nghiệm tổ chức các sự kiện được tốt hơn trong tương lai.
>> Xem thêm: Metropole – Địa điểm lý tưởng để tổ chức hội nhị khách hàng
Địa điểm tổ chức sự kiện
Địa điểm tổ chức sự kiện
Khi bạn đã quyết định chọn ra được “thông điệp” cho một sự kiện, doanh nghiệp cần xác định địa điểm tốt nhất để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhằm truyền đạt đúng với thông điệp đó đến khách mời cũng như đối tác. Ví dụ, nếu một sự kiện, hội nghị liên quan đến một tuyên bố về lĩnh vực ra mắt sản phẩm, địa điểm tốt nhất có thể là một trung tâm nhà hàng uy tín, sang trọng. Một khi bạn đã chọn được một nhà hàng ưng ý, hãy xem xét những vấn đề sau:
- Nhà hàng nào tại TPHCM là tốt nhất để tổ chức sự kiện?
- Đối tượng khách mời là ai?
- Công ty muốn tạo ra một hình ảnh như thế nào; loại banner nào thích hợp nhất cho mục đích đó và phù hợp với thông điệp?
Cần có những người chuyên môn trong lĩnh vự sự kiện ở đó để giúp xây dựng nội dung thông điệp
>> Xem thêm: Trung tâm tổ chức sự kiện hội nghị cho khách hàng đẳng cấp nhà hàng Metropole.
Một sự kiện hội nghị khách hàng luôn đóng góp to lớn trong việc xây dựng hình ảnh doanh nghiệp gửi đến những đối tác, khách hàng thân thiết. Góp phần nâng cao vị thế của thương hiệu trong tương lai đến gần với người tiêu dùng. Việc tổ chức một sự kiện không đơn giản nhưng cũng không phải là quá khó đến mức không làm được. Chúc doanh nghiệp bạn tổ chức được một sự kiện khách hàng thành công trong tương lai.