Việc tổ chức một hội nghị khách hàng thành công là không hề đơn giản. Bạn đang băn khoăn không biết cần thêm gì để tránh bỏ lỡ những chi tiết sai sót cho sự kiện sắp tới diễn ra. Và hình thức tổ chức sự kiện theo hình thức buffet cũng đang là xu hướng và ngày càng phổ biến hơn. Hãy cùng xem lại những khâu quan trọng của một sự kiện khi, hội thảo khi áp dụng loại hình này, diễn ra như thế nào để có thêm kinh nghiệm cho mình trong tương lai.
Thời gian dự kiến tổ chức tiệc
Thời gian dự kiến tổ chức tiệc
Tiệc buffet dành cho dịp hội nghị, hội thảo, cũng như bao loại hình buffet thông thường khác, cũng được tổ chức tại các khoảng thời điểm sáng – trưa – chiều/tối. Tuy nhiên thông thường thời gian lý tưởng thường đa phần là buổi tối hoặc trưa, lý do vì buổi hội thảo thường bắt đầu là buổi sáng thì trước lúc đó sẽ là các công tác chuẩn. Ban tổ chức không nên đặt tiệc sáng vì mọi người sẽ rất vội vàng.
Thời điểm vàng để bắt đầu một buổi tiệc ăn nhẹ nhẹ chính là khi hội thảo đã kết thúc sau đó, ví dụ với hội thảo một ngày thì tiệc diễn ra buổi tối sẽ hợp lý nhất. Hãy lên kế hoạch lựa chọn thời điểm thuận lợi cho khách mời, điều này giúp bạn đạt được sự chính xác trong việc dự đoán số lượng người hơn.
>> Tham khảo: Đừng bỏ qua những tiêu chí quan trọng khi lựa chọn đơn vị tổ chức hội nghị cho khách hàng.
Lên danh sách khách mời dự tiệc
Việc lên danh sách là rất quan trọng, vì số lượng khách mời cho tiệc cũng sẽ bằng hoặc gần bằng với số lượng người tham gia buổi họp đó. Chính vì vậy người chủ trì bữa tiệc có thể xin lại danh sách từ ban tổ chức hội thảo để nắm rõ hơn. Chỉ khi bạn ước lượng gần đúng số lượng người tham dự, đầu bếp mới có thể cân đối được số thực phẩm mua về nếu tự nấu tiệc. Hoặc việc tự chủ động và trao đổi chính xác với nhà hàng, trung tâm hội nghị về suất ăn nếu đặt tiệc tại đó.
>> Xem thêm: Những kiểu sắp xếp bàn ghế cho hội nghị cho khách hàng thêm đẳng cấp
Lên chi phí dự trù cho buổi tiệc nhẹ dành cho hội nghị khách hàng
Lên chi phí dự trù cho buổi tiệc nhẹ dành cho hội nghị khách hàng
Ngân sách dành cho bữa tiệc buffet cần được tính toán, kê khai rõ ngay từ đầu, điều này không chỉ vì việc cần chi cho món ăn, còn nước uống, các dịch vụ khác, hay thậm chí là quà tặng, thuê MC,…. Là người tổ chức sự kiện, hãy thật chi tiết khi tính toán chi phí. Bạn có thể dựa vào 2 tiêu chí để ước lượng:
- Số lượng khách mời tham gia bữa tiệc: Chi phí này sẽ dễ dàng đoán khi bạn đặt tiệc tại nhà hàng hay trung tâm hội nghị, chỉ việc tính số tiền của mỗi suất ăn và nhân lên.
- Số chi phí được ứng ban đầu: Người tổ chức sẽ được ứng trước một khoản chi phí nhất định để chuẩn bị cho bữa tiệc buffet này. Hãy dựa theo mức ngân sách đó, để có thể tính toán các hạng mục chi cụ thể trong đó sẽ bao gồm thực phẩm, nước uống, nhân viên phục vụ, trang trí, các món đồ dụng cụ và thiết bị buffet sẽ thuê,…
Lên kịch bản tổ chức
Lên kịch bản tổ chức
Tùy vào tính chất khác nhau của từng loại hình hội nghị, hội thảo khác nhau, ví dụ như đó có thể là tổng kết năm, hay một cuộc họp thường niên,… Ban tổ chức sẽ có các kịch bản chương trình phù hợp với nội dung và xu hướng, theo trend, theo mùa,… không giống nhau.
Kịch bản sẽ giúp mọi lịch trình, và công đoạn diễn ra trong bữa tiệc buffet được đảm bảo ăn khớp, đúng và đủ thời gian. Giúp cho tình trạng bị cháy chương trình không còn diễn ra, hoặc các vị khách bỏ về sớm. Hãy thông báo về lịch trình của buổi tiệc sự kiện ngay từ ban đầu để các vị khách mời có thể không bỏ lỡ các phần hấp dẫn nào của sự kiện.
>> Xem thêm: Trung tâm tổ chức sự kiện hội nghị cho khách hàng đẳng cấp nhà hàng Metropole.
Có thể nói rằng một hội nghị khách hàng hay hội thảo quan trọng có thành công hay không thì việc này không chỉ nằm riêng ở phần nội dung diễn ra tại cuộc họp mà còn là sự chu đáo của ban tổ chức. Và sự thành công của tiệc nhẹ buffet mà bạn chuẩn bị là một dẫn chứng rõ ràng. Chính vì vậy hãy bắt đầu bỏ túi cho mình những kinh nghiệm hữu ích được chia sẻ ở trên. Chúc bạn tổ chức một sự kiện thành công mỹ mãn trong tương lai.