Hội nghị khách hàng là một phần không thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp nào dù trong nước hay ngoài nước. Đây là dịp để doanh nghiệp tri ân khách hàng, cảm ơn khách hàng một năm qua đã ủng hộ doanh nghiệp hay để cảm ơn đối tác, vinh danh những nhân viên xuất sắc. Việc tổ chức một hội nghị thành công là một yếu tố rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến sự hợp tác và phát triển của công ty. Vì vậy để góp phần giúp bạn gia tăng tỉ lệ thành công khi tổ chức một buổi hội nghị cho công ty, mời bạn theo dõi bài viết dưới đây nhé.
Hội nghị dành cho khách hàng có ảnh hưởng lớn đến vấn đề phát triển của công ty
Hội nghị dành cho khách hàng thường được các công ty lựa chọn tổ chức mỗi năm một lần, tuy nhiên tùy theo cách thức hoạt động của công ty, bạn có thể tổ chức theo từng tháng, từng quý hoặc từng năm. Để có thể mang lại kết quả tốt nhất cho công ty sau những buổi hội nghị dành cho khách hàng, bạn cần lưu ý những bước cần làm dưới đây.
Bước 1: Lên trước danh sách khách hàng cụ thể cần mời trong hội nghị
Số lượng khách hàng trong mỗi dịp trọng đại của công ty đều có sự thay đổi, vì vậy để có thể mời đủ lượng khách hàng quan trọng cần thiết, bạn cần phải lên danh sách khách hàng cần thiết trước khi hội nghị diễn ra. Để có thể dễ dàng hơn, bạn có thể phân nhóm khách hàng như: khách hàng cũ, khách hàng thân thiết, khách hàng tiềm năng,…
Sau khi đã có danh sách khách mời, bạn có thể tiến hành chọn mẫu thư mời, địa điểm tổ chức, lên kế hoạch dự trù kinh phí, lựa chọn mẫu quà tặng,…hạn chế việc sai sót khi diễn ra hội nghị.
>> Xem thêm: Bật mí 7 bước thu hút khách mời đến hội nghị nhiều hơn
Bước 2: Lên kế hoạch tổ chức chi tiết cho hội nghị
Để có thể gia tăng tỉ lệ thành công của một buổi hội nghị khách hàng, việc lên ý tưởng trước là điều cực kỳ cần thiết. Và để có thể để lại dấu ấn đặc sắc hơn trong lòng người tham dự, bạn nên thêm những ý tưởng mới mẻ, hot trend hay những phần đặc sắc mang yếu tố bất ngờ,…
Sau khi đã có ý tưởng tổ chức, bạn tiếp tục chuyển sang lựa chọn các yếu tố khác gồm:
– Địa điểm: Nên lựa chọn một địa điểm phù hợp với số đông khách hàng như giá cả phù hợp, không gian thoải mái, cách trang trí phù hợp lứa tuổi, sở thích, lộ trình di chuyển phù hợp…
– Thời gian: Bạn nên lựa chọn mốc thời gian mà tất cả mọi người đều có thể tham gia, thông thường khoảng thời gian khá được ưu tiên là buổi tối của những ngày cuối tuần, khi mọi người không còn quá bận bịu giải quyết công việc. Và đó cũng là thời điểm mọi người thoải mái nhất, dễ dàng hòa mình vào cuộc vui hơn.
– Chủ đề: Thường thì mỗi sự kiện sẽ có một chủ đề chính và cũng là mục đích chính của doanh nghiệp khi tổ chức hội nghị. Có thể là một lời tri ân, cảm hơn, hay sự kết nối, lan tỏa,… Việc xác định chủ đề này vừa giúp công ty dễ dàng tổ chức sự kiện, vừa giúp khách hàng hình dung được mục đích tham gia của mình.
Lên trước ý tưởng và kế hoạch tổ chức sẽ giúp buổi hội nghị diễn ra suôn sẻ hơn
Bước 3: Chuẩn bị trước những kế hoạch xử lý rủi ro
Bất cứ buổi lễ nào cũng có những việc đột xuất hoặc xảy ra rủi ro không báo trước, vì vậy chuẩn bị trước những kế hoạch xử lý là điều cần thiết để kiểm soát được hội nghị luôn ổn định.
Trước hết, bạn cần phải kiểm tra lại toàn bộ những yếu tố đã chuẩn bị như thư mời, mẫu quà tặng, slide trình chiếu, backdrop, âm thanh ánh sáng, màn hình led,…đảm bảo không có vấn đề gì và cũng không thiếu những vật phẩm cần thiết
Bước 4: Tiến hành tổ chức hội nghị
Thông thường, chương trình tổ chức của một hội nghị dành cho khách hàng thường được chia thành 2 phần gồm phần lễ và phần hội. Mỗi phần sẽ có những hoạt động khác nhau.
Trong đó phần lễ gồm các công việc như đón khách, hướng dẫn vị trí và chỗ ngồi cho khách, chào mừng khách tham dự và có thể tặng quà tri ân hoặc vinh danh khách hàng,…
Phần hội bao gồm chương trình văn nghệ, nhập tiệc, một số trò chơi như rút thăm trúng thưởng, bốc số may mắn,…và cuối cùng là tiễn khách và gửi quà cảm ơn.
Chia ra hai phần Lễ và Hội để giúp việc tổ chức trở nên bài bản hơn
Kết
Trên đây là 4 bước nằm lòng để bạn có thể tổ chức một hội nghị khách hàng thành công, hãy ghi nhớ và thực hành thật tốt nhé.